Welke aanbestedingsstukken heb ik nodig?
Antwoord:
Bij een aanbesteding leg je in de aanbestedingsstukken vast wat je inkoopt, welke eisen en voorwaarden gelden en hoe je de inschrijvingen beoordeelt. De belangrijkste aanbestedingsstukken zijn de aankondiging, het bestek of beschrijvend document en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).
Wat neem je op in de aankondiging?
De aankondiging is een samenvatting van de belangrijkste informatie over de aanbesteding. Je publiceert de aankondiging via TenderNed. Hierin staat onder andere:
- een beschrijving van de opdracht
- de geschiktheidseisen
- de gunningscriteria
- de belangrijkste voorwaarden voor deelname
Soms moet je in de aankondiging ook uitleggen waarom je bepaalde keuzes maakt. Bijvoorbeeld waarom je een opdracht samenvoegt, waarom je niet in percelen verdeelt, waarom je omzetgegevens vraagt of waarom je kiest voor laagste prijs. Soms moet je nog andere keuzes motiveren, zie de checklist van motiveringen.
Na publicatie kun je niet zomaar grote wijzigingen meer doorvoeren. Een wijziging die invloed heeft op de voorwaarden of op welke leveranciers kunnen inschrijven, kan betekenen dat je de aanbesteding opnieuw moet starten.
Waar en wanneer moet ik publiceren?
Wat neem je op in het bestek of beschrijvend document?
In het bestek of beschrijvend document beschrijf je de opdracht en de voorwaarden waaraan inschrijvers moeten voldoen. Hierin leg je bijvoorbeeld vast:
- de eisen en wensen voor de opdracht
- de (sub)gunningscriteria
- de manier waarop je de inschrijvingen beoordeelt
- aanvullende voorwaarden
Het document kan verschillende namen hebben, afhankelijk van de procedure en de manier waarop je de aanbesteding inricht. Bij een openbare procedure wordt vaak gesproken over een bestek of beschrijvend document. Bij procedures met een voorselectie wordt vaak gewerkt met een selectieleidraad en een gunningsleidraad.
Waarvoor gebruik je het UEA?
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) gebruik je om de administratieve lasten voor leveranciers te beperken. Leveranciers verklaren hierin onder andere of uitsluitingsgronden van toepassing zijn en of zij voldoen aan de gestelde eisen, zoals:
- financiële en economische draagkracht
- technische bekwaamheid
- beroepsbevoegdheid
Je vraagt de bewijsstukken die de informatie uit het UEA onderbouwen meestal pas op bij de leverancier die voor gunning in aanmerking komt. Soms kan het nodig zijn om deze bewijsstukken eerder tijdens de procedure op te vragen. In de aanbestedingsstukken leg je vast binnen welke termijn leveranciers de bewijsstukken moeten aanleveren.