Fase 1: Voorbereiden inkoopopdracht

Toon pagina in menu

Wanneer in uw organisatie behoefte ontstaat aan een bepaald product, aan een vorm van dienstverlening of aan een bouwkundig of civieltechnisch werk, vertaalt u dit in een opdracht. U stelt vast wat u moet inkopen, oriënteert zich op de markt, kiest uw inkoopstrategie en stelt uw inkoopvoorwaarden vast. U bepaalt welke aanbestedingsregels aan de orde zijn, of u moet aanbesteden, welke aanbestedingsprocedure u toepast en u maakt een keuze voor het toe te passen gunningscriterium. Ook neemt u een beslissing over eventuele geschiktheidseisen die u wilt stellen aan de opdrachtnemer (leverancier). U bepaalt hoe u de opdracht wilt specificeren en hoe u daar de markt eventueel bij betrekt. Bij het voorbereiden van de opdracht doorloopt u opeenvolgend een aantal stappen.

Hierbij is sprake van een iteratief (terugkerend) proces waarbij u eerder genomen beslissingen steeds evalueert en eventueel bijstelt. Zolang een formele aanbestedingsprocedure nog niet is begonnen, kunt u terugkomen op genomen beslissingen.

De te volgen stappen zijn:

  1. Inkoopbehoefte
  2. Aanbestedingsregels
  3. Aanbestedingsplicht
  4. Inkoopstrategie
  5. Beleidsdoelen bij inkoop
  6. Opstellen (sub)gunningscriteria 
  7. Opstellen selectiecriteria 
  8. Specificeren
  9. Markt betrekken bij specificatie 
  10. Mogelijke aanbestedingsprocedures
  11. Kiezen aanbestedingsprocedure
  12. Voorbereiding afronden