Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) bij GWW aanbestedingen

EMVI wordt na 1 juli 2016 de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) genoemd. De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 kent nu 3 gunningscriteria: BPKV, de laagste prijs en de laagste (levenscyclus)kosten. EMVI is de overkoepelende term geworden voor de 3 gunningscriteria.

Toepassing BPKV bij GWW

Het toepassen van BPKV bij GWW wijkt in hoofdlijnen niet af van het toepassen van BPKV bij andere inkopen/aanbesteden. Gezien het feit dat voor de GWW-sector BPKV nog relatief onbekend is, zijn hier enkele adviezen op een rij gezet om fouten te voorkomen en om het werken met BPKV te verbeteren. Vooral het vaststellen van de BPKV-criteria en de waardering van de criteria zijn voor beginnende BPKV- aanbesteders lastige hobbels. PIANOo vakgroep GWW en Bouw heeft dit probleem onderkend en daarvoor een speciale handreiking opgesteld 'Werken met EMVI' waarin bij elke stap van het bouwinkoopproces adviezen en tips gegeven worden om relevante EMVI criteria op te stellen.

Themadossier: BPKV
Document: Handreiking: Hoe bepaal je de beste prijs-kwaliteitverhouding?

Keuze laagste prijs of BPKV

Gunnen op laagste prijs mag, maar de aanbesteder moet dit motiveren. Laagste prijs is eenvoudig toepasbaar en leidt niet snel tot geschillen, maar beperkt ook de markt om te komen met innovatieve of creatieve oplossingen. Nadeel is dat de aanbesteder een kwaliteit krijgt die maar net voldoet aan de minimumeisen. Inschrijvers worden niet gestimuleerd om extra 'waarde' te bieden. Maar laagste prijs leidt niet vanzelfsprekend tot lage kwaliteit. De aanbesteder bepaalt immers zelf de minimumkwaliteit.

Enkele mogelijke (algemene) motiveringen om toch laagste prijs te hanteren zijn:

• Alle details van de opdracht (kwaliteit, specificaties, prestaties, omvang enzovoort) zijn eenduidig vast te leggen.
• Er worden nauwelijks of geen kwaliteitsverschillen in de markt verwacht.
• De markt geeft zelf aan – bijvoorbeeld tijdens een marktconsultatie – dat er geen BPKV-criterium te bedenken is dat kwaliteitsverschillen oplevert.
• Het gaat om een standaard product/werk.

EMVI brengt meer werk met zich mee dan 'laagste prijs', zowel voor de aanbestedende dienst als voor de inschrijvers. De transactiekosten kunnen behoorlijk hoog oplopen.
Motiveringen om laagste prijs toe te passen dienen uiteindelijk project­specifiek gegeven te worden.

Wat levert BPKV op?

Recent heeft het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) een onderzoek verricht naar de toegevoegde waarde van gunning op EMVI. EIB onderzocht 66 BPKV-aanbestedingen. De eindconclusie is simpel: gebruik van BPKV-criteria loont. Driekwart van de winnaars had niet alleen de beste prijs-kwaliteit verhouding (de hoogste BPKV-score) maar ook de laagste prijs. De extra kwaliteit die je krijgt voor € 1,00 is ongeveer € 2,40 waard. Opvallend is het ontbreken van een correlatie tussen prijs en kwaliteit. Aanbesteden op BPKV leidt tot de selectie van een ondernemer met een lage prijs en een relatief hoge kwaliteit. Bedrijven die de beste prijs- kwaliteit aanbieden, zijn succesvol.

Plaats van BPKV in het inkoopproces

Aanbesteden op basis van BPKV heeft invloed op het gehele inkoopproces. Zo vroeg mogelijk moeten relevante BPKV-criteria vastgesteld en gewogen worden. Bij de aanbesteding moeten inschrijvingen aan de hand van de criteria beoordeeld worden en tijdens de uitvoering van het project moeten BPKV-criteria gecontroleerd worden.

Hoe de aandacht voor BPKVcriteria in elke stap van het bouwinkoopproces geconcretiseerd kan worden , staat in de handreiking ‘Werken met EMVI’.

Kiezen BPKV-criteria

De aanbesteder heeft een grote vrijheid bij het kiezen van BPKV-criteria zolang deze maar verband houden met de opdracht en proportioneel, objectief en eenduidig zijn. De uitleg van 'economisch' is zeer ruim: van esthetische vormgeving, uitvoeringsduur, planinpassing, communicatie tot Total Cost of Ownership. Vaak wordt de algemene term 'kwaliteit' gebruikt. Maar wat is kwaliteit? En welke criteria zijn belangrijk en geschikt?

In de PIANOo-handreiking: Werken met EMVI staan per fase van het bouwinkoopproces overwegingen om tot relevante BPKV=criteria te komen, bijvoorbeeld gerelateerd aan beleidsdoelen, risico's, kansen, wensen en kwaliteitsniveau. In de PIANOo-handreiking: Hoe pas ik EMVI toe? staan op pagina 9 en 10 een tiental vragen die kunnen helpen bij het vaststellen van relevante criteria. De bijdrage aan beleidsdoelstellingen van de organisatie is een zeer goede ingang voor de discussie over BPKV-criteria.
EMVI-criteria mogen na de aankondiging niet meer gewijzigd worden.

RWS-(verkorte) handleiding: Handleiding BPKV Rijkswaterstaat
 

Waarderen BPKV-criteria

Ook bij het waarderen van criteria heeft de aanbesteder veel vrijheid mits de waardering maar proportioneel is. Hij moet voorkomen dat het toch een laagste prijs aanbesteding wordt. De kwaliteit moet daarom een redelijke waardering krijgen en de verwachte spreiding moet deze waardering niet te niet doen. Stel: de verhouding prijs/kwaliteit is 10/90 maar de kwaliteitsscores verschillen niet of nauwelijks (allemaal een 7,2). Dan wordt onbedoeld toch op laagste prijs gegund.
De waardering van BPKV-criteria mag na publicatie niet meer gewijzigd worden.

De Belastingdienst heeft een handig instrument ontwikkeld waarmee het belang van een criterium is vast te stellen.
Belastingdienst instrument: Welk EMVI-criterium is belangrijk?

Beoordelen BPKV-criteria

BPKV-criteria dienen altijd beoordeeld te worden zonder de prijs te kennen.
In de grond, weg- en waterbouw sector (GWW) wordt meestal de Gunnen op Waarde/methodiek gebruikt. Hierbij zijn BPKV-criteria gemonetariseerd waardoor de meerwaarde voor iedereen zeer transparant is. Een methodiek op punten is ook toepasbaar en leidt tot dezelfde uitkomsten.

De methodiek die Rijkswaterstaat gebruikt is ook gebaseerd op de Gunnen op Waarde/methodiek. Rijkswaterstaat sluit echter – terecht – inschrijvers niet uit als ze lager dan een 6 scoren. Dan krijgt de inschrijver een virtuele bijtelling in plaats van een virtuele korting bij een score boven de 6.

Communicatie met inschrijvers

Inschrijvers hebben recht op een goede schriftelijke onderbouwing van hun scores. Wettelijk is het verplicht om de score van de afgewezen inschrijver te vergelijken met die van de winnaar. Dit geeft op zich nog geen maximale transparantie van alle scores. Opdrachtnemers pleiten ervoor dat de opdrachtgever eerst alle BPKV-scores openbaar maakt en daarna pas de prijzen bekend maakt, liefst openbaar.

Tips/aanbevelingen

• Maak duidelijk onderscheid tussen eisen (in het bestek) en wensen (BPKV-criteria)
• Maak BPKV-criteria onderdeel van marktverkenning en marktconsultatie
• Bepaal al tijdens de behoeftebepaling mogelijke relevante BPKV-criteria
• Hanteer niet meer dan drie criteria
• Houd rekening met beleidsdoelen van de organisatie
• Kijk naar kansen en risico's van het project
• Kunnen BPKV-criteria in de uitvoering gecontroleerd worden?
• Borg BPKV-criteria in de uitvoering