Uitsluiting wegens ontbreken referenties niet disproportioneel (week 44)

Feiten en omstandigheden

Het COA heeft in het voorjaar van 2025 een Europese openbare aanbesteding genaamd ‘Contractcatering Raamovereenkomst’ georganiseerd. De looptijd van de raamovereenkomst is drie jaar met de mogelijkheid van verlenging van één jaar. De maximale contractwaarde van de Opdracht is 140.000.000 euro exclusief btw. De deadline voor het indienen van een inschrijving was 27 mei 2025, 10.00 uur. Op 27 mei 2025 om 11.00 uur zou de digitale kluis met inschrijvingen worden geopend.

Ecolog heeft op 26 mei 2025 een inschrijving ingediend via TenderNed. Op 5 augustus 2025 heeft het COA een voorlopige gunningsbeslissing genomen, waarin het voornemen is geuit om met Umami een raamovereenkomst te sluiten. Op 5 augustus 2025 heeft het COA aan Ecolog medegedeeld dat haar inschrijving als ongeldig terzijde wordt gelegd. Als reden daarvoor heeft het COA gegeven dat Ecolog geen referentieopdrachten heeft ingediend en dat een ingevuld Bijlage E-Standaardformulier Referentieopdrachten bij de inschrijving van Ecolog ontbrak. Als reactie op voornoemde brief heeft Ecolog bij brief van 7 augustus 2025 aan het COA onder meer geschreven dat zij ervan overtuigd is dat alle vereiste documenten, inclusief de referentiecontracten correct en volledig zijn geüpload als onderdeel van de inschrijving en dat aan alle registratievoorwaarden is voldaan in overeenstemming met de eisen van het COA. In haar brief heeft Ecolog haar interne procedure die is gevolgd bij de inschrijving op de aanbesteding uitgebreid uiteengezet. Ecolog heeft kenbaar gemaakt dat zij in de gelegenheid wenst te worden gesteld om de referentiecontracten in te dienen. Verder heeft zij het COA verzocht om de beslissing waarin de inschrijving van Ecolog ongeldig wordt verklaard te heroverwegen. Op 12 augustus 2025 heeft het COA Ecolog bericht dat het COA de beslissing om de inschrijving van Ecolog terzijde te leggen niet zal heroverwegen. Ecolog is daarna dit kort geding gestart. Ecolog vordert het COA te verbieden (verdere) uitvoering te geven aan de brief met de beslissing tot uitsluiting van (de inschrijving van) Ecolog. Het oordeel van de rechter:

Screenshot

“De eerste vraag die partijen verdeeld houdt, is of Ecolog die bijlagen ook heeft ingediend bij haar inschrijving door het uploaden van die documenten in TenderNed. Ter onderbouwing van haar standpunt dat zij dit heeft gedaan, verwijst Ecolog enerzijds naar een screenshot van een map waarin de door haar opgestelde inschrijvingsdocumenten staan en anderzijds naar schriftelijke verklaringen van drie medewerkers die zich hebben beziggehouden met de inschrijving van Ecolog en het uploaden van die inschrijvingsdocumenten. Anders dan Ecolog meent, kan op basis daarvan echter niet zonder meer worden vastgesteld dat Ecolog Bijlagen E daadwerkelijk heeft geüpload in TenderNed. Voor dat oordeel is het volgende van belang. Allereerst is de screenshot waarop Ecolog zich beroept slechts een weergave van een lijst van inschrijvingsdocumenten die Ecolog kennelijk had klaargezet om in TenderNed te uploaden.”

Niet in de kluis van TenderNed

“Het COA voert terecht aan dat dit screenshot niet aantoont dat al die inschrijvingsdocumenten ook daadwerkelijk zijn geüpload. Verder blijkt uit de screenshots die het COA als productie 4 heeft ingebracht dat in de TenderNed-omgeving van het COA Bijlagen E geen onderdeel uitmaken van de inschrijving van Ecolog die zich in de kluis bevindt. Ter zitting heeft Ecolog een screenshot getoond van (een gedeelte van) de kluis in haar eigen TenderNed-omgeving, waarop Bijlagen E ook niet te zien zijn. Daarmee staat vast dat in TenderNed Bijlagen E ontbreken in de inschrijving van Ecolog, zowel indien de inschrijving in TenderNed wordt ingezien door Ecolog zelf, als indien het COA in TenderNed kijkt, terwijl, zo heeft het COA onweersproken aangevoerd, geen sprake was van storingen in TenderNed op het moment van inschrijving. De voorzieningenrechter is van oordeel dat de verklaringen van de medewerkers die de inschrijving namens Ecolog hebben ingediend onvoldoende gewicht in de schaal leggen om – in weerwil van het voorgaande – te kunnen aannemen dat Ecolog Bijlagen E wel degelijk heeft ingediend bij haar inschrijving en deze wel degelijk in TenderNed zijn geüpload.”

Uitsluiting niet disproportioneel

“Tussen partijen is niet in geschil dat Bijlage E op straffe van uitsluiting moest worden verstrekt. Gelet op voornoemd toetsingskader is in dit geval geen plaats voor het maken van een uitzondering op de regel dat het in beginsel niet is toegestaan dat een inschrijver zijn inschrijving nadien nog aanvult. Ecolog voert aan dat desondanks een herstelmogelijkheid moet worden geboden. Zij doet daarbij een beroep op het zorgvuldigheidsbeginsel en voert aan dat het COA had moeten nagaan of de materiële inhoud van de inschrijving van Ecolog aan de eisen voldoet en of het gebrek (het ontbreken van Bijlage E) zich voor herstel leent. Zij verwijst daarbij naar twee uitspraken1. Dit betoog faalt. De voorzieningenrechter is met het COA van oordeel dat Ecolog in de door haar ingediende inschrijvingsdocumenten niet alle informatie heeft verstrekt die nodig is voor de inhoudelijke beoordeling van de inschrijving. De verklaring van Ecolog (in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument) dat zij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, is daarvoor ontoereikend. Dat Ecolog in andere inschrijvingsdocumenten heeft verwezen naar eerder door haar geleverde cateringdiensten (en dus referenties), is ook onvoldoende nu die informatie niet concreet genoeg is om te beoordelen of Ecolog aan de in Geschiktheidseis 3 geformuleerde kerncompetenties voldoet. Daarnaast staat vast dat de referenties waar Ecolog op doelt, andere referenties zijn dan die zij in Bijlagen E heeft vermeld en uitgewerkt. Het door Ecolog alsnog laten indienen van Bijlagen E na het sluiten van de inschrijvingstermijn zal in feite dan ook leiden tot het indienen van een nieuwe inschrijving, wat niet toelaatbaar is. Bij deze stand van zaken acht de voorzieningenrechter het niet bieden van de mogelijkheid tot herstel van het gebrek en de beslissing tot uitsluiting van Ecolog van verdere deelname aan de aanbesteding, niet disproportioneel.”

VdLC publishers/consultants BV, 5 november 2025)

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl