Welke inkoopstrategie hanteer ik?
Antwoord:
De inkoopstrategie vormt het uitgangspunt voor het hele inkoopproces van een opdracht. De inkoper en materiedeskundige maken samen een analyse van de markt en van de eigen behoefte. Deze analyse, samen met het organisatie- en inkoopbeleid en de geldende inkoopvoorwaarden, bepaalt de richting van de strategie.
Alle relevante belanghebbenden (denk aan: materiedeskundige, opdrachtgever, jurist en inkoper) formuleren gezamenlijk de strategie en leggen deze vast. Tijdens de uitvoering van een aanbesteding is de gekozen strategie leidend; hiervan wordt alleen in uitzonderlijke gevallen afgeweken.
Organisatiebeleid als basis voor inkoop
Het organisatiebeleid van overheidsinstellingen vormt de kern van het inkoopbeleid. Enkele belangrijke uitgangspunten zijn:
- Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen.
- Het algemeen belang staat boven het eigen belang van de organisatie of individuele medewerkers.
- Integriteit uitstralen door te handelen in zowel de letter als de geest van het beleid.
- Objectieve, transparante en democratische verantwoording van beslissingen en uitgaven.
Deze waarden vormen de basis voor alle inkopen binnen de organisatie.
Het inkoopbeleid: richting en kaders
Het inkoopbeleid vertaalt het organisatiebeleid naar concrete procedures en kaders voor inkoop. Het beschrijft onder andere:
- Procedures voor inkopen onder en boven de drempelbedragen.
- Specifieke eisen op het gebied van duurzaam inkopen en sociale aspecten.
- Het gebruik van standaarddocumenten voor aanbestedingen.
- De rol en verantwoordelijkheden van de inkoopafdeling, inclusief de omgang met klachten.
Zo biedt het inkoopbeleid duidelijkheid over wat de organisatie van haar inkopers verwacht en hoe zij hun taken uitvoeren.
Dossier: Beleidsdoelen bij inkoop
Dossier: Inkoopstrategie
Inkoopvoorwaarden: juridische zekerheid
Inkoopvoorwaarden regelen de relatie tussen de aanbestedende dienst en de leverancier. Meestal worden deze voorwaarden eenzijdig opgelegd door de inkopende partij en gelden ze voor alle opdrachten.
Belangrijke kenmerken van inkoopvoorwaarden zijn:
- Ze zijn algemeen van aard, terwijl de kernbedingen van een specifieke opdracht (zoals prijs en looptijd) in de overeenkomst worden vastgelegd.
- Afwijkingen per opdracht zijn mogelijk en moeten expliciet in de overeenkomst worden opgenomen.
- Algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn en moeten zo evenwichtig mogelijk worden opgesteld.
Door duidelijke inkoopvoorwaarden ontstaat juridische zekerheid voor beide partijen en wordt een transparante samenwerking bevorderd.
Dossier: Inkoopvoorwaarden