Hoe kan ik inkoop inrichten binnen mijn organisatie?
Antwoord:
In overheidsorganisaties kan inkoop op 3 manieren worden ingericht: centraal, decentraal of gecoördineerd. Elke vorm heeft zijn eigen voordelen en aandachtspunten.
Centrale inkoopfunctie
Bij een centrale inkoopfunctie bundelt een centrale afdeling alle inkoopactiviteiten.
Voordelen
- Inkoopvolumes worden gebundeld, wat vaak leidt tot betere voorwaarden en lagere kosten.
- Er is specialistische inkoopkennis beschikbaar en één duidelijk aanspreekpunt binnen de organisatie.
Nadelen
- Het kan lastig zijn om draagvlak te creëren binnen de organisatie voor afgesloten contracten.
- Centrale inkoop houdt vaak minder rekening met specifieke omstandigheden van individuele afdelingen.
Decentrale inkoopfunctie
Bij een decentrale inkoopfunctie doen afdelingen hun inkopen zelf.
Voordelen
- Er is meer draagvlak, omdat afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor inkopen en bestellingen.
- Inkoop kan beter aanpassen aan specifieke omstandigheden van de afdeling.
Nadelen
- Minder ruimte om strategische inkoopdoelen van de hele organisatie te realiseren.
- Kans op dubbel werk en versnippering van specifieke inkoopkennis.
- Inkoop krijgt vaak minder aandacht van de directie.
- Soortgelijke opdrachten worden binnen de organisatie mogelijk niet bij elkaar opgeteld, waardoor kansen voor schaalvoordeel verloren gaan.
Gecoördineerde inkoop
Gecoördineerde inkoop combineert de voordelen van centraal en decentraal inkopen.
- Strategische contracten worden centraal ingekocht.
- Minder strategische of specifieke opdrachten worden decentraal uitgevoerd door de afdelingen zelf.
Deze aanpak wordt veel gebruikt in overheidsorganisaties, omdat het efficiëntie en flexibiliteit combineert.