Bezoek aan campus was geen reden tot uitsluiting (week 35)

Feiten en omstandigheden

VU biedt print-, kopieer, en scandiensten aan haar medewerkers aan en – tegen betaling - aan haar studenten. Ricoh voert deze diensten voor VU uit sinds juli 2012. De overeenkomst van VU met Ricoh loopt af op 31 oktober 2025 en daarom heeft VU behoefte aan een nieuwe overeenkomst per 1 november 2025. VU heeft daartoe op 31 maart 2025 aangekondigd op 7 april 2025 de minicompetitie Multifunctionals te zullen publiceren. Deze minicompetitie was gebaseerd op de tussen VU en 4 opdrachtnemers - Ricoh, Canon en twee andere bedrijven – in 2023 als resultaat van een Europese aanbestedingsprocedure gesloten raamovereenkomst (ROK). Op 7 april 2025 heeft VU de vier opdrachtnemers uitgenodigd om aan de minicompetitie deel te nemen. In de uitnodiging staat 2,5 miljoen euro als geraamde waarde van de minicompetitie opdracht en als doelstelling van de minicompetitie: “het selecteren en contracteren van de Opdrachtnemer met de oplossing die voor de Vrije Universiteit de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt.”

Ricoh en Canon hebben beiden een offerte ingediend. Bij brief van 18 juni 2025 (de Gunningsbrief) heeft VU aan Ricoh geschreven dat haar inschrijving niet voor gunning in aanmerking komt omdat deze niet de economisch meest voordelige inschrijving is en dat VU voornemens is de opdracht te gunnen aan Canon, die de economisch meest voordelige inschrijving had.

Ricoh heeft een kort geding aangespannen. De rechter zegt o.a. het volgende:

Communicatie

Ricoh verwijst de volgende passages in par. 2.2 van het BD: “Communicatie naar aanleiding van deze Aanbesteding verloopt uitsluitend via Mercell.”

“De contactpersoon namens de Aanbestedende dienst voor deze aanbestedingsprocedure is: [naam 8] , senior inkoopadviseur of [naam 2] , projectleider. Gedurende deze aanbestedingsprocedure is het enkel toegestaan contact op te nemen met de gekozen contactpersoon. Indien dit verbod negeert, kan dit leiden tot uitsluiting van (verdere) deelname aan deze aanbestedingsprocedure.”

“VU en Canon wijzen er terecht op dat dit geen dwingende uitsluitingsgrond is, maar een facultatieve ('kan'). Uitsluiting van Canon omdat zij een oriënterend bezoek aan de campus heeft gebracht en daar indrukken heeft opgedaan (die Ricoh in de 13 jaar dat zij daar al rondloopt ook kan hebben opgedaan) zou disproportioneel zijn.”

Overgang voor zittende dienstverlener niet aan de orde

“Ricoh wijst er terecht op dat het onjuist is om een extra score toe te kennen aan Canon voor 'overgang' van het betaalsysteem, omdat deze eis/criterium niet is vermeld en niet hoefde te worden beschreven. Vermeld is slechts dat een betaalsysteem moet worden aangeboden dat voldoet aan de door VU gestelde eisen in de aanbestedingsstukken. In het andere geval had VU moeten aangeven dat ook de 'overgang'/implementatie moest worden beschreven. VU had een oplossing moeten bieden voor de zittende dienstverlener (Ricoh) omdat de overgang van een betaalsysteem bij deze dienstverlener niet aan de orde is, zodat ook diens aanbieding op de juiste wijze zou worden gewaardeerd. Dat is niet gebeurd. De beoordeling op punt (2) “Verder besteden zij (Canon, vrz) extra aandacht aan de overgang van het betaalsysteem waarbij een werkwijze is gepresenteerd die het vertrouwen wekt dat de overgang minimaal impact zal hebben voor de studenten”, terwijl er bij Ricoh geen sprake is van een overgang en er dus geen enkele impact zal zijn, is evident onbegrijpelijk en kan de marginale toets niet doorstaan.”

Feitelijke beoordeling

“Verder meent Ricoh dat ook de beoordeling van gunningscriterium GMC 2.2 onnavolgbaar is en niet het grote puntenverschil verklaart (Canon de maximale 180 en Ricoh de helft). Ricoh stelt in haar inschrijving wel degelijk rekening te hebben gehouden met vernieuwing en technische details, effectiviteit en toetsbaarheid te hebben onderbouwd. Zij noemt als voorbeeld een cloudgang zonder dat functieverlies plaatsvindt. Het extreme verschil tussen de scores betekent ook het verschil tussen winst en verlies van de opdracht. Daarnaast vermeldt VU in de motivering dat Ricoh de omgeving volledig zal beheren terwijl VU Canon extra punten toekent vanwege de lage beheerlast. Dit is niet met elkaar te rijmen, aldus steeds Ricoh.

De voorzieningenrechter is van oordeel dat de beoordeling de marginale toets kan doorstaan. Onderkend en dus meegewogen wordt dat Ricoh het volledige beheer heeft. De beheerlast voor VU bij Canon is 'aantoonbaar laag'. Dat is een feitelijke beoordeling die kennelijk is gebaseerd op de offerte van Canon. Daarnaast volgt uit de beoordeling dat Canon op een aantal onderwerpen beter scoort. Dit wordt in voldoende mate beschreven en toegelicht.”

De slotsom is dat VU uitsluitend moet overgaan tot herbeoordeling van het gunningscriteria GMC2.1, met inachtneming van hetgeen hierboven over de gebreken in die beoordeling is overwogen.

VdLC publishers/consultants BV, 3 september 2025)

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl