Beleidsdoelen bij inkoop

Toon pagina in menu

Met inkoop kunt u als aanbestedende dienst verschillende doelen nastreven. Naast het beste product voor de laagste prijs kunt u ook aan andere beleidsdoelstellingen invulling geven. Denkt u bijvoorbeeld aan duurzaamheid en het betrekken van MKB-bedrijven bij overheidsopdrachten.

Inkoopbeleid /aanbestedingsbeleid
Beste prijs-kwaliteitverhouding
Maatschappelijk verantwoord inkopen (Duurzaam inkopen)
Social return
Internationale sociale voorwaarden
Innovatie bevorderen
Kansen voor MKB
Ruimte voor realiseren van beleidsdoelen
Voorbehouden van opdrachten

Inkoopbeleid / aanbestedingsbeleid

De meeste inkopende organisaties hebben een eigen inkoopbeleid met economische, sociale en maatschappelijke uitgangspunten. Hun inkoopbeleid is een afgeleide van hun algemene beleid.

Het zijn de algemene uitgangspunten voor de inkoop die door de organisatie worden vastgesteld, en die door de medewerkers in alle beslissingen met betrekking tot het inkoopproces moeten worden meegenomen.

Het beschrijft hoe uw organisatie doelmatig en rechtmatig wil inkopen. Het verlagen van de inkoopkosten, het verminderen van toeleveringsrisico's, het verhogen van de product- en leverancierskwaliteit en het verbeteren van de inkoopfunctie zijn andere algemene doelstellingen die in uw inkoopbeleid terug kunnen komen.
Daarnaast kunt u specifieke doelstellingen in het inkoopbeleid opnemen zoals:

  • duurzaam inkopen;
  • innovatie bevorderen;
  • sociale criteria en;
  • het betrekken van het MKB.

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van een aanbestedende dienst heeft vaak de vorm van eigen inkoopregels die worden vastgesteld door het bestuur van de inkopende organisatie.

Beste prijs-kwaliteitverhouding

Doelmatig inkopen met de voor de aanbestedende dienst economische meest voordelige inschrijving is een algemene inkoopdoelstelling. Binnen deze doelstelling kunt u bijvoorbeeld inkopen voor de laagste prijs of voor de beste prijs-kwaliteitverhouding. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u als aanbestedende dienst verplicht bent te gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, bij Europese aanbestedingen (boven de drempel) en bij aanbestedingen onder de drempel op grond van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016). Het gunningscriterium laagste prijs of laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit mag u alleen toepassen als u uw keuze in de aanbestedingsdocumenten motiveert.

Op basis van de geldende regelgeving, uw inkoopbeleid en de specifieke gebruikstoepassing van uw opdracht zult u voor de verschillende procedures uw keuze bepalen. In het ene geval volstaat een zekere minimumkwaliteit en streeft u naar kostenreductie, in een ander geval wilt u een optimale verhouding tussen kwaliteit en kosten.En soms wilt u de kosten van de totale levensloop bij uw afweging betrekken.

Meer informatie: Opstellen (sub)gunningscriteria

Maatschappelijk verantwoord inkopen (Duurzaam inkopen)

Het Rijk en de andere overheden in Nederland hebben besloten om duurzaam in te kopen (ook wel maatschappelijk verantwoord inkopen), om zo de markt te stimuleren tot duurzaam produceren. Hiervoor zijn ambitieuze doelen vastgesteld. Zo wilde het Rijk (kerndepartementen en uitvoeringsorganisaties) in 2010 voor honderd procent duurzaam inkopen. Deze doelstelling is gehaald. Gemeenten, provincies en waterschappen streven naar honderd procent in 2015. Bij het inkopen van producten, diensten en werken zijn prijs en kwaliteit doorgaans de belangrijkste aspecten. Duurzaam inkopen voegt hier een nieuwe dimensie aan toe.

U bent als inkoper vanuit bovengenoemde duurzaamheidsdoelstellingen gehouden bij uw inkoop ook sociale en milieuaspecten mee te wegen in uw afwegingen. Concreet betekent dit voor uw organisatie dat u bij het inkopen:

  • door marktverkenningen of -consultaties inventariseert wat de markt te bieden heeft op het gebied van duurzaamheid voor uw organisatie en welke kosten daaraan verbonden zijn;
  • in uw inkoop- of aanbestedingsdocument en/of in het contract duurzaamheidscriteria opneemt;
  • leveranciers, aannemers of dienstverleners selecteert die voldoen aan bepaalde duurzaamheidscriteria;
  • controleert of de leverancier, aannemer of dienstverlener de gemaakte duurzaamheidsafspraken ook daadwerkelijk nakomt.

MVI-criteria

De Rijksoverheid heeft voor verschillende productgroepen een lijst van MVI-criteria ontwikkeld die u bij de specificatie van uw opdracht in uw aanbestedingsdocument moet of kunt opnemen. Deze documenten bevatten (minimale) milieucriteria en verwijzingen naar de generieke contractvoorwaarden die voor de sociale aspecten zijn opgesteld.

Dossier: Maatschappelijk verantwoord inkopen (Duurzaam inkopen) – Productgroepen
Meer informatie: Specificeren

Social return

Social return is het overheidsbeleid om zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gelijke kansen te bieden en zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen. Het uiteindelijke doel is deze mensen aan werk of werkervaring te helpen. Social return wordt sinds 1 juli 2011 rijksbreed toegepast bij alle aanbestedingen van 'werken' en 'diensten' boven het bedrag van 250.000 euro (exclusief btw).

In uw inkoopbeleid kunt u (of bij het Rijk moet u) aandacht besteden aan dit onderwerp. Social return is in principe mogelijk bij alle inkoopprocedures onder én boven de Europese aanbestedingsdrempel. Social return bij inkoop kan op verschillende manieren vormgegeven worden. U dient daarbij wel rekening te houden met de juridische kaders en proportionele eisen te stellen. Vaak wordt social return toegepast door in het de aanbestedingsstukken een contracteis op te nemen. Dit wordt ook wel de '5 procent-regeling' genoemd. Soms wordt social return in de gunningcriteria verwerkt.

Er zijn meer mogelijkheden om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten op de uitvoering van een opdracht te bevorderen, bijvoorbeeld door:

  • het voorbehouden van opdrachten aan o.a. zogenoemde Sociale Werkbedrijven;
  • kleine percelen via de percelenregeling uit de aanbesteding te houden, zodat u die via een onderhandse procedure bij door u geselecteerde sociale ondernemers kunt plaatsen.

Dossier: Social return

Internationale sociale voorwaarden

Kinderarbeid, hongerlonen, onmenselijke arbeidsomstandigheden. Overheden kunnen bijdragen aan het uitbannen van dergelijke misstanden door sociale voorwaarden te gebruiken. Sociale voorwaarden dragen bij aan een meer sociaal verantwoorde productie in productieketens.

Dossier: Internationale sociale voorwaarden

Innovatie bevorderen

U kunt in uw inkoopbeleid ruimte bieden voor innovatieve oplossingen uit de markt. Het verschil tussen een regulier inkoopproces en een innovatiegerichte aanbesteding zit vooral in het formuleren van de vraag. Deze uitvraag specificeert dan niet een product, maar formuleert een probleem waar een oplossing voor moet komen(functioneel specificeren) . U kunt innovatie ook bevorderen door als overheid innovatieve producten aan te schaffen (launching customer), door ruimte te bieden voor initiatiefvoorstellen van marktpartijen of door innovatieve oplossingen in te kopen. Ook kan de procedure van het innovatiepartnerschap (en de concurrentiegerichte dialoog) in de wet omschreven gevallen worden toegepast om tot nieuwe producten en/of oplossingen te komen. In uw inkoopbeleid kunt u aan al deze aspecten aandacht besteden.

Dossier: Innovatiegericht inkopen

MKB betrekken

Volgens de grondbeginselen van het Europese aanbestedingsrecht mag u als overheid geen enkel bedrijf, dus ook geen MKB-bedrijf, voortrekken bij de gunning van opdrachten. Noch mag de overheid onnodige drempels opwerpen voor het inschrijven op aanbestedingen. Toch kunt u als overheid ervoor zorgen dat ook het MKB succesvol kan meedingen naar opdrachten door hieraan aandacht te besteden in uw inkoopbeleid.

De belangrijkste problemen die door het MKB worden ondervonden bij de inschrijving op overheidsopdrachten houden verband met:

  • de omvang van opdrachten;
  • de toegang en kwaliteit van informatievoorziening;
  • onevenredige kwalificatie-eisen en financiële voorwaarden;
  • hoge administratieve lasten;
  • onvoldoende tijd voor het indienen van een offerte;
  • niet tijdig betalen van facturen.

In uw inkoopbeleid kunt u expliciet opnemen dat inkopers geen disproportionele eisen mogen stellen ten aanzien van bijvoorbeeld de financiële draagkracht en technische capaciteiten van inschrijvers. De eisen moeten in ieder geval relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. In de Aanbestedingswet 2012 is het proportionaliteitsbeginsel expliciet opgenomen, zowel voor opdrachten boven de drempel als opdrachten onder de drempel. Het beginsel wordt in de Gids Proportionaliteit nader uitgewerkt. Zo is het stellen van omzeteisen in beginsel niet meer toegestaan, tenzij u het stellen van deze eisen kunt motiveren. Deze motivering dient in de aanbestedingsstukken te worden opgenomen.

U kunt opnemen dat inkopers de administratieve last voor marktpartijen zoveel mogelijk moeten beperken. Bijvoorbeeld door digitaal inschrijven mogelijk te maken en geen onnodige eisen te stellen. Daarnaast is in de wet bepaald dat u aanbestedingsdocumenten kosteloos ter beschikking moet stellen. Er gelden verder modellen, zoals het Uniforme Europese Aanbestedingsdocument en de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Het opvragen van de GVA is overigens niet verplicht, maar als u ervoor kiest deze op te vragen, dan moet het vastgestelde model worden gebruikt.

Ook zou u kunnen opnemen dat inkopers in beginsel de beste prijs-kwaliteitsverhouding als gunningscriterium toepassen en dat gewaarborgd wordt dat de administratie de facturen zo snel als mogelijk betaalt.

Ten slotte kunt u voorschrijven dat het samenvoegen van opdrachten niet is toegestaan zonder goede reden. In de Aanbestedingswet 2012 is expliciet bepaald dat het onnodig samenvoegen van opdrachten niet is toegestaan. Indien u toch besluit om opdrachten samen te voegen dient u de redelijke motivering hiervoor op te nemen in de aanbestedingsstukken.

U dient tevens een opdracht in meerdere percelen te verdelen, tenzij u dat niet passend acht. U dient (wederom) te motiveren in het aanbestedingsdocument waarom u een opdeling in percelen niet passend vindt.

Dossier: Kansen voor MKB
Dossier: Aanbestedingswet 2012
Dossier: Gids proportionaliteit

Ruimte voor realiseren van beleidsdoelen

De aanbestedingsregelgeving en uw inkoopbeleid bepalen de ruimte die u heeft om de beleidsdoelstellingen bij een bepaalde opdracht mee te nemen.

U geeft invulling aan uw beleidsdoelstellingen door de keuze van wat u wilt inkopen, door de specificaties, eisen en wensen die u aan de opdracht verbindt en door het stellen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.

Uit de aanbestedingsregeling en jurisprudentie volgt dat u alleen eisen en wensen mag hanteren die rechtstreeks verband houden met het voorwerp van de opdracht. Het gevolg is dat deze dus niet enkel gericht mogen zijn op de algemene bedrijfsvoering van ondernemers. Een duurzame bedrijfsvoering van de leverancier verlangen is dus niet toegestaan.

Voorbehouden opdrachten

Met de inwerkingtreding van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is het werkveld van voorbehouden opdrachten op een aantal punten verruimd. Voor de wijziging kon een aanbestedende dienst deelneming aan aanbestedingsprocedures alleen voorbehouden aan sociale diensten waar meer dan de helft van de werknemers een handicap hebben. Vanaf 1 juli 2016 is het vereiste percentage gehandicapte werknemers verlaagd naar 30%. Daarnaast kunnen opdrachten ook aan bepaalde 'sociale' ondernemers voorbehouden worden. En er is nu ook een specifieke regelgeving voor het voorbehouden van opdrachten voor enkele sociale en andere specifieke diensten.

Aan wie kunt u een 'normale' opdrachten voorbehouden?

U kunt als aanbestedende dienst de deelneming aan een procedure van een overheidsopdracht voorbehouden aan sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben U kunt de uitvoering van deze opdrachten ook voorbehouden in het kader van programma's voor beschermde arbeid. Voorwaarde is wel dat ten minste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma's gehandicapte of kansarme werknemers zijn.

Voorbehouden aan Sociale Werkbedrijven (SW) voorzieningen

Het is mogelijk om een opdracht voor te behouden aan SW-voorzieningen en ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben. Het nadeel is echter de beperkte concurrentie; doordat alleen een bepaalde groep rechtspersonen kunnen inschrijven wordt de markt (en de kans op een goede aanbieding) flink beperkt. In enkele gevallen komt deze vorm van aanbesteding erop neer dat feitelijk alleen de eigen SW-voorziening inschrijft en anderen de opdracht links laten liggen. Dit kan zijn door (verboden) afspraken of doordat deze ondernemingen tijdens de aanbestedingsprocedure allen tegelijk besluiten dat het niet opportuun is in te schrijven. Aan deze manier van aanbesteden kan dus een prijskaartje hangen.

Ook moet de gemeente goed nagaan of de inschrijver wel de capaciteit heeft om de opdracht goed uit te voeren. Sommige organisaties zijn sterk in bepaalde categorieën opdrachten en hebben voor de uitvoering van andere soorten opdrachten soms hun beperkingen vanwege de kwaliteit van de werknemers. Het is verstandig dit te onderzoeken voor u de opdracht op deze wijze in de markt plaatst.

Voorbehouden opdrachten voor sociale en andere specifieke diensten

Een aanbestedende dienst kan de deelneming aan een procedure van een overheidsopdracht voor een aantal (dus niet alle!) specifieke sociale en andere specifieke diensten voorbehouden aan organisaties die voldoen aan onderstaande voorwaarden. De CPV (Common Procurement Vocabulary)-codes van de sociale en andere specifieke diensten die op deze wijze in de markt gezet mogen worden zijn te raadplegen in het overzicht CPV codes van sociale en specifieke diensten.

De opdracht dient vooraf te worden aangekondigd (en dus in mededinging te worden uitgezet) met een maximale looptijd van drie jaar.

Meer informatie: CPV overzicht

De inschrijvende organisatie moet aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoen:

  • haar doel is het vervullen van een taak van algemeen belang die verband houdt met de opdracht.
  • winsten worden opnieuw geïnvesteerd met het oogmerk het doel van de organisatie te behartigen of worden uitgekeerd of herverdeeld. Wanneer winsten worden uitgekeerd of herverdeeld, dan moet dit op grond van participatieve overwegingen geschieden;
  • de beheers- of eigendomsstructuren van de organisatie die de opdracht uitvoert, zijn gebaseerd op werknemersaandeelhouderschap of beginselen van participatie, of vergen de actieve participatie van werknemers, gebruikers of belanghebbenden, en
  • door de betrokken aanbestedende dienst is de laatste drie jaar aan de organisatie geen voorbehouden opdracht voor de diensten in kwestie gegund.

Eventueel zou een dergelijke opdracht ook kunnen worden voorbehouden aan SW-voorzieningen en ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben (zie: 2.82 Aanbestedingswet 2012)