Open standaarden ICT en bestekteksten

Open standaarden worden vaak in één adem genoemd met 'open source' software. Dergelijke software is echter geen vereiste voor het gebruik van open standaarden; in moderne 'closed source' software worden namelijk óók open standaarden verwerkt. Daarmee is moderne closed source software gewoon inpasbaar in het ecosysteem dat we inmiddels kennen als de digitale overheid.

Beleid: open standaarden zijn de norm

Het gebruik van open standaarden beperkt het risico op een zogenoemde vendor lock-in. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als een leverancier werkt met specifieke koppelingen of oplossingen die niet aansluiten op ICT-systemen van andere leveranciers. Leveranciersafhankelijkheid is daarvan het gevolg. En dat beperkt de mogelijkheid om de regie over de eigen ICT in eigen hand te houden.

Vendor lock-ins zijn in de praktijk lastig te doorbreken, omdat bij verandering van leverancier de migratiekosten (omschakelkosten) doorgaans onevenredig hoog zijn.

De keuze voor open standaarden helpen een te grote afhankelijkheid van leveranciers voorkomen. Het kabinet stelt daarom open standaarden als norm, omdat ze de keuzevrijheid helpen borgen. Open standaarden zijn naar hun aard namelijk niet software-specifiek en kunnen door iedere leverancier worden ingebouwd. Daarnaast verbeteren open standaarden de digitale communicatie tussen overheden onderling en ook tussen overheid, bedrijven en burgers.

Door het kabinet is het Forum Standaardisatie ingesteld om de interoperabiliteit en het gebruik van open standaarden binnen de Nederlandse overheid te bevorderen. Het Forum kent leden uit de overheid, het bedrijfsleven en de wetenschap.

Forum Standaardisatie beheert de 'pas toe of leg uit'-lijst met open standaarden. Gebruik van deze standaarden is verplicht voor de overheid. Daarnaast publiceert het Forum een lijst met gangbare standaarden. Gebruik van deze standaarden wordt aanbevolen.

Praktische voordelen

Door te kiezen voor open standaarden wordt het, wanneer dat nodig mocht zijn, eenvoudiger om het beheer van een ICT-product of -dienst onder te brengen bij aan een andere leverancier. Daarnaast wordt het aankoppelen van andere producten of diensten erdoor vergemakkelijkt. Open standaarden leveren daarmee een belangrijke bijdrage aan de borging van informatie-uitwisseling die zowel kwalitatief hoogwaardig als kostenefficiënt is.

Wat maakt een standaard 'open'?

'Open' heeft betrekking op het proces van standaardisatie. De mate van openheid is een belangrijk toetsingscriterium voor opname van een standaard op een van de lijsten voor open standaarden van het Forum Standaardisatie. Meer concreet gaat het daarbij om laagdrempelige beschikbaarheid van documentatie, geen hindernissen op basis van intellectuele eigendomsrechten (bijvoorbeeld geen patent royalties), inspraakmogelijkheden, en de onafhankelijkheid en duurzaamheid van de organisatie die de standaard beheert.

Standaarden voor 'pas toe of leg uit' zijn verplicht

Er is een onderscheid tussen aanbevolen en verplichte open standaarden. De verplichte standaarden zijn voorgeschreven met de wet digitale overheid. Bij de aanschaf en ontwikkeling van ICT-diensten of ICT-producten moet in beginsel gebruik worden gemaakt van de verplichte open standaarden. Afwijking moet worden gemotiveerd (“pas toe of leg uit”). Een besluit daartoe moet nauwkeurig worden gedocumenteerd en opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag, inclusief waarom de open standaard niet is toegepast. Zie de paragraaf 3.24 Bedrijfsvoeringsparagraaf, punt 3 onder “Toelichting paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen” van de Rijksbegrotingsvoorschriften.

Monitoring van het gebruik van open standaarden

Jaarlijks wordt het gebruik van open standaarden bij de (semi-)overheid gemonitord. In de monitor wordt per standaard uitgelegd wat het gebruik is bij feitelijke ICT aanbestedingen. De monitor rapportages worden vanaf 2011 jaarlijks aan de tweede kamer aangeboden en tevens gepubliceerd op de website van Forum Standaardisatie.

Handreiking Open Standaarden bij inkoop

Forum Standaardisatie heeft een handreiking open standaarden bij inkopen opgesteld met daarin standaard bestekbepalingen voor het uitvragen van open standaarden van de pas-toe-of-leg uit lijst. Het gebruik van deze bestekbepalingen bevorderen de adoptie van open standaarden bij de (semi-)overheid. De handreiking is in september 2016 gepubliceerd.

De handreiking en bestekteksten moeten de inkoper van ICT-systemen in staat stellen om de verplichte open standaarden op een goede wijze op te nemen in aanbestedingsdocumenten. Dit moet ertoe leiden dat ICT-systemen van de overheid conform deze standaarden werken, zodat de achterliggende beleidsdoelstellingen inzake bevordering van interoperabiliteit en borging van leveranciersonafhankelijkheid worden bereikt.

De bestekteksten zijn generiek van aard en niet toegespitst op een bepaalde aanbesteding. Een inkoper moet de teksten dus nog toesnijden op een bepaalde situatie.

Voor alle bestekteksten geldt dat per opdracht moet worden bezien in hoeverre de daarin gestelde eisen zich verhouden tot de aard en omvang van de opdracht. In de handreiking staan ook geschiktheidseisen en voor enkele standaarden specifieke gunningscriteria.

Document: Handreiking Open Standaarden bij inkopen

Beslisboom

De doelgroep van de 'pas-toe-of-leg-uit' lijst is de (semi-)overheid, inclusief de sectoren onderwijs en zorg. Om te kunnen beoordelen welke open standaarden van de 'pas-toe-of-leg-uit' lijst van toepassing zijn op een specifiek ICT-product of -dienst, en dus moeten worden uitgevraagd bij de aanbesteding, dient het functioneel toepassingsgebied en het organisatorisch werkingsgebied van de standaard te worden bestudeerd. Bureau Forum Standaardisatie heeft een hulpmiddel ontwikkeld voor het maken van de selectie van de relevante open standaarden bij een aanbesteding. Dit hulpmiddel, de Beslisboom PTOLU, wordt aangeboden op de website van het Forum Standaardisatie.

European Catalogue

Europa ontwikkelt momenteel een prototype voor een Europese catalogus met standaarden. Doel van deze European Catalogue is informeren op Europees niveau om zo aanbestedende diensten te helpen bij het gebruik van standaarden bij hun ICT inkopen.