Inkoopbehoefte

Op deze pagina:
Inkoopbehoefte bepalen  
Outsourcing of zelf uitvoeren
Inkoopdiagnose uitvoeren
Opdrachtvorm kiezen
Looptijd, contractduur bepalen
Belang voor organisatie analyseren
Markt verkennen

Inkoopbehoefte bepalen

In een overheidsorganisatie ontstaat op enig moment de behoefte aan een bepaald product, een vorm van dienstverlening of een bouwkundig of civieltechnisch werk. Deze inkoopbehoefte breng je, met behulp van de interne opdrachtgever, zo goed mogelijk in kaart, want moet er bijvoorbeeld wel worden ingekocht of kan er minder ingekocht worden? 

Minder inkopen, meer impact

Wil je echt impact maken in de duurzame transitie? Begin bij de bron: koop niet, of koop minder in. Door onnodig grondstoffengebruik te voorkomen, zet je de grootste stap richting een duurzamere organisatie. 

Wordt er wel ingekocht, wat zijn de benodigde eigenschappen van het werk, het product of de dienst? Wat is het beschikbare budget? Wanneer moet de levering plaatsvinden? Wordt de opdracht in zijn geheel of in delen (percelen) uitgezet? Sluit zoveel mogelijk aan bij het beleid en de organisatiestrategie van de organisatie, bijvoorbeeld ten aanzien van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en het bevorderen van mkb-vriendelijk inkopen. Je kunt hiervoor het Stappenplan behoefteanalyse gebruiken.

Bekijk intern of een bepaalde opdracht binnen je organisatie kan worden uitgevoerd voordat je besluit de opdracht aan te besteden (outsourcing). Mogelijk kan de opdracht gecombineerd worden met andere opdrachten binnen de organisatie. Bekijk ook of er binnen of buiten jouw organisatie raamovereenkomsten afgesloten zijn waarbij je moet aanhaken?

Wanneer je eenmaal je inkoopbehoefte hebt vastgesteld, kun je de opdracht nader vormgeven.

Outsourcing of zelf uitvoeren

Als organisatie maak je een strategische keuze tussen het zelf uitvoeren van bepaalde activiteiten (inbesteden) en het uitbesteden daarvan aan derden (uitbesteden/outsourcing). Onder outsourcing wordt verstaan het (laten) uitvoeren van bestaande activiteiten door een externe organisatie. Tijdelijke inhuur van personeel is geen outsourcing. Outsourcing betekent ook niet dat de activiteiten per definitie volledig buiten de deur van jouw organisatie plaatsvinden, maar wel dat de verantwoordelijkheid daarvoor elders is belegd.

Het uitbesteden van bedrijfsprocessen die niet tot de kernactiviteiten van jouw organisatie behoren, kan voordelen opleveren. Het neemt jouw organisatie werk uit handen, kan leiden tot kostenefficiency en tot meer flexibiliteit en kwaliteit. Denk hier aan het uitbesteden van de salarisadministratie, de automatisering, het debiteurenbeheer, maar ook van de catering-, schoonmaak- en beveiligingswerkzaamheden.

Outsourcing, (quasi-)inbesteden en aanbestedingsregels

Formeel-juridisch wordt opdrachtverlening aan een partij binnen eenzelfde juridische entiteit (rechtspersoon) aangemerkt als zuiver inbesteden. Bij quasi-inbesteden plaats je de opdracht bij een van jouw organisatie afgescheiden rechtspersoon die het merendeel van zijn werkzaamheden voor jouw organisatie verricht en waarop je toezicht kunt uitoefenen als op jouw eigen organisatie. Bij inbesteden en quasi-inbesteden is geen sprake van aanbesteden in de zin van de aanbestedingsregels. Als je een opdracht verstrekt aan derden (outsourcing/uitbesteding) dan zijn de aanbestedingsregels wel van toepassing.

Inkoopdiagnose uitvoeren

Wil je, bijvoorbeeld in het kader van de voorbereiding van een opdracht, alle inkoopactiviteiten binnen je organisatie in kaart brengen? Voer dan een inkoopdiagnose uit. Dit is een scan die in beeld brengt wie, wat, waar en hoe inkoopt. Het doel van een inkoopdiagnose is het toetsen en het verbeteren van het inkoopbeleid. De diagnose levert je managementinformatie op om het inkoopproces te kunnen sturen. Zo verschaft een inkoopdiagnose onder andere informatie over het inkoopvolume, het inkoopsegment en het leveranciersbestand.

Opdrachtvorm kiezen

Afhankelijk van je inkoopbehoefte kies je de meest toepasselijke opdrachtvorm. De aanbestedingsregels kennen diverse type opdrachten (opdracht voor werken, leveringen et cetera). De opdrachtvorm staat los van de te volgen aanbestedingsprocedure (openbare procedure, niet openbare procedure et cetera) en de te kiezen contractvorm.

Opdracht tot een werk, eenmalige dienst of eenmalige levering

Dit type opdracht komt het meest voor. Met deze vorm worden eenmalige werken, leveringen en diensten aanbesteed. In principe bepaal je zelf wat je als enkele opdracht wilt aanbesteden. Maar je mag opdrachten niet splitsen of juist samenvoegen met het doel om te ontkomen aan de toepasselijkheid van de aanbestedingsregelgeving.

Opdracht tot periodieke werken, diensten of leveringen

Je geeft de opdracht aan een leverancier of afnemer om in een bepaalde periode tegen een vooraf afgesproken prijs werken, diensten of goederen te leveren. Het kan hier ook gaan om huur(koop), lease of gemengde opdrachten.

Bij een concessie voor een werk of een dienst sluit je met een leverancier een overeenkomst voor de uitvoering van een werk of dienst. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht voor het betreffende werk of de dienst. De leverancier of aannemer draagt het exploitatierisico en kan zijn investering terugverdienen doordat derden betalen voor het gebruik van het werk of de dienst. Denk hier bijvoorbeeld aan de betaling van tol bij tunnels.

Plaatsen van opdrachten bij een raamovereenkomst

Een raamovereenkomst wordt gebruikt om de voorwaarden vast te leggen voor een serie aan te besteden, over een langere periode uit te spreiden, (deel)opdrachten. Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meerdere leveranciers (mantelpartijen). In de raamovereenkomst leg je voorwaarden voor het gunnen van opdrachten vast voor een bepaalde periode. Het verschil met een gewone overeenkomst is dat je geen afnameplicht heeft. In de raamovereenkomst maak je afspraken over bijvoorbeeld kwaliteitsaspecten, levertijd en (eenheids)prijs. Of en hoe vaak opdrachten zullen worden verstrekt, staat echter nog niet vast. Partijen mogen bij de latere gunning van een opdracht op basis van de raamovereenkomst, geen substantiële wijzigingen aanbrengen ten opzichte van de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.

De markt heeft soms moeite met de keuze van aanbestedende diensten voor een raamovereenkomst. De opbrengst van het meedoen aan een dergelijke procedure is vaak onzeker, terwijl de nodige kosten worden gemaakt. Het is daarom verstandig om al bij de voorbereiding van de opdracht na te gaan of een raamovereenkomst de juiste contractvorm is om aan jouw inkoopbehoefte te voldoen.

Looptijd, contractduur bepalen

Partijen hebben contractvrijheid als het gaat om het bepalen van de looptijd van een contract. Deze wordt niet beperkt door het aanbestedingsrecht, het mededingingsrecht of de jurisprudentie. Het Hof van Justitie van de EU heeft in een arrest van 9 maart 2006 (C-323/03) in rechtsoverweging 44 en 45 enkele richtinggevende opmerkingen gemaakt. De duur van een overeenkomst mag de mededinging op de markt niet verder beperken dan nodig is. De verhouding tussen financiële belangen en vrije concurrentie moeten op elkaar worden afgestemd. Als een inschrijver bijvoorbeeld een enorme investering moet doen om de opdracht te kunnen uitvoeren, Als een inschrijver bijvoorbeeld een enorme aanzienlijke investering moet doen om de opdracht te kunnen uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het geval kan zijn bij MVOI of innovatiegericht inkopen, kan een lange contractduur gerechtvaardigd zijn. Verder zal de duur van een serviceovereenkomst in de praktijk vaak gelijk zijn aan de economische afschrijvingstermijn van de te onderhouden goederen.

Lees voor meer informatie het praktijkvoorbeeld Noord-Holland pioniert met langdurige samenwerkingsovereenkomst oeververvangingen.

Voor raamovereenkomsten gelden een aantal specifieke regels. Een raamovereenkomst mag een looptijd hebben van maximaal 4 jaar (artikel 2.140, lid 3 van de Aanbestedingswet 2012). Een langere looptijd is onder bepaalde omstandigheden wel mogelijk. Je kunt hiervoor strategische, economische of andere objectieve argumenten aandragen. Denk hier bijvoorbeeld aan het exclusieve karakter van de te leveren goederen, diensten of werken.

Nadere overeenkomsten die onder een raamovereenkomst worden aangegaan, mogen doorlopen ook nadat de looptijd van de raamovereenkomst is verstreken. 

Het is verstandig om bij jouw afweging over de gewenste contractduur (en het opnemen van verlengingsopties) zaken als leveringszekerheid, het belang van de levering voor de organisatie, duurzaamheidsambities en de ontwikkelingen in de markt mee te wegen. Soms is het onverstandig om langdurige contracten af te sluiten. Bijvoorbeeld bij een markt met sterke prijsfluctuaties of een markt waarbij de technologische ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. Afhankelijk van de verwachte marktontwikkeling bepaal je de optimale looptijd van de overeenkomst. Leg jouw afwegingen altijd vast in het aanbestedingsdossier. Dit voor het geval je door de Europese Commissie of andere belanghebbende verzocht wordt te onderbouwen waarom je voor een bepaalde looptijd hebt gekozen.

Belang voor organisatie analyseren (Kraljic-matrix)

Hoe belangrijk is het in te kopen product, het werk of de dienst voor jouw interne bedrijfsproces? Dat beïnvloedt namelijk de wijze waarop je het inkoopbeleid van jouw organisatie toepast en welke inkoopprocedure je kiest bij de aanbesteding. Voor het classificeren van de in te kopen artikelen kun je gebruikmaken van de portfolio-analyse van Kraljic (de Kraljic-matrix). Dit is een analyse waarbij alle in te kopen producten, werken en diensten worden verdeeld in 4 groepen: knelpuntproducten, hefboomproducten, strategische producten en routineproducten. Afhankelijk van de mate waarin een productgroep beïnvloed wordt door inkooprisico's en/of financiële risico's, zal indeling in een van de vier genoemde categorieën plaatsvinden.

De matrix is ook van belang voor het contractmanagement. 

Markt verkennen

Om de meest geschikte aanbestedingsprocedure te kunnen bepalen, de opdracht goed te kunnen specificeren en de juiste geschiktheidseisen en (sub)gunningscriteria op te stellen, heb je kennis van de markt nodig. Ontbreekt deze kennis, dan zal je voor deze specifieke opdracht de markt moeten verkennen. Wie levert wat? Hoeveel spelers zijn er op de markt? En wat is het gemiddelde prijsniveau? Hoe worden duurzaamheids- en sociale ontwikkelingen op het juiste niveau meegenomen? In veel gevallen biedt deskresearch je al de nodige informatie over een bepaalde markt.

Marktconsultatie

Ruimte voor (transparante) communicatie tussen opdrachtgever en (potentiële) inschrijvers voor en tijdens de aanbestedingsprocedure is essentieel om tot een efficiënte en effectieve aanbesteding te komen. Door voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure een marktconsultatie te houden, kan een aanbestedende dienst zijn behoefte scherper krijgen, de haalbaarheid van zijn vraag toetsen, de structuur van de markt verkennen en onderzoeken welke ideeën er in de markt zijn teneinde de opdracht op de meest passende wijze in de markt te zetten. Door te achterhalen wat mogelijk en gangbaar is in de betreffende markt kan een aanbestedende dienst ook meer ruimte bieden aan innovatieve en duurzame oplossingen en kunnen reële eisen worden gesteld waardoor de concurrentie niet onnodig wordt beperkt en ondernemers voldoende toegang hebben tot overheidsopdrachten. De mogelijkheid van het houden van een marktconsultatie is opgenomen in de Aanbestedingswet 2012.