Hoe één man inkopend Nederland weet te bewegen de definitieve opdrachtwaarde op te geven
Richard Lennartz, directeur van de Rijksinkoopsamenwerking (RIS), hoort in 2022 op het Open Procurement Event in Amsterdam dat Nederland achterblijft bij het opgeven van de definitieve opdrachtwaardes en zelfs tot de slechts scorende lidstaten hoort. Hij trekt zich dit aan, bijt zich vast in het onderwerp en krijgt het voor elkaar om met een inspanning van ongeveer 40 uur én een beetje hulp van TenderNed de onjuist ingevulde opdrachtwaardes met 67% te verminderen. Een inkijkje in een succesvolle niet-ambtelijke aanpak.
Commerciële vertrouwelijkheid?
Ruim een jaar eerder las Lennartz in een LinkedIn-post van hoogleraar Fredo Schotanus ook al dat Nederland het bepaald niet goed doet met de gunningswaardes. Nadat deze boodschap op het Open Procurement Event weer tot hem komt, besluit Lennartz contact op te nemen met TenderNed met het verzoek inzichtelijk te maken hoe de RIS omgaat met het opgeven van de gunningswaarde.
Uit analyse van de data komt naar voren dat dit beter kan. “In eerste instantie was ik verbaasd. Ik dacht dat we het goed deden,” zegt Lennartz. Door de inzichten uit data komt Lennartz erachter dat 2 inkoopteams het proces niet volgen. “Waarom doen ze dat niet? Daar moet een reden voor zijn. Het bleek dat het proces niet goed werd nageleefd. En dat teams soms het argument commerciële vertrouwelijkheid gebruikten om het niet op te geven.”
Nadere verdieping leert dat het begrip commerciële vertrouwelijkheid te ruim wordt genomen. Het naleven van processen blijkt een kwestie van bespreken.
Zeker helft van opdrachtwaardes onjuist
In 2023 is er weer een dataconferentie en weer scoort Nederland slecht op het opgeven van de definitieve opdrachtwaarde. Lennartz baalt hiervan: “Ik ben een groot voorstander van een open overheid. Het openbaar maken van gunningsinformatie draagt bij aan het vertrouwen van de samenleving in de overheid. Het maakt inzichtelijk waar we het belastinggeld aan uitgeven en wat dat jou en ons land oplevert. Openheid hoort bij ambtelijk vakmanschap, en niet alleen als iets goed gaat.”
Lennartz neemt opnieuw contact op met TenderNed. Dit keer met het verzoek in kaart te brengen hoe inkopend Nederland ervoor staat bij het opgeven van de definitieve gunningswaarde. TenderNed analyseert de cijfers van het afgelopen jaar. Uit de cijfers blijkt dat in 2022 zeker de helft van de aanbestedende diensten regelmatig de werkelijke waarde niet hebben vermeld. Terwijl het wettelijk verplicht is de definitieve opdrachtwaarde op te geven in de aankondiging van de gegunde opdracht.
Het resultaat
Lennartz focust op Europese aanbestedingen waarbij zowel een aankondiging van opdracht als gunning zijn gepubliceerd. Gunningen uit een dynamisch aankoopsysteem of onderhandelingsprocedures zonder bekendmaking vallen daar bijvoorbeeld buiten. In een tijdsbestek van ongeveer 40 uur en een doorlooptijd van 1,5 jaar behaalt Lennartz de volgende resultaten:
- Het percentage gunningen waarbij een waarde van 1 euro (of minder) wordt opgegeven, is met een factor 2 à 3 afgenomen.
Deze daling is bij alle type aanbestedende diensten zichtbaar, maar is het sterkst bij Rijksorganisaties. Waar zij eerder in wel 40% van de gunningen een waarde van 1 euro opgaven, gebeurt dat nu nog maar in enkele gevallen. - In 2024 is het aantal organisaties dat minimaal één keer een gunningswaarde van 1 euro opgeeft met 125 verminderd ten opzicht van 2022.
- Ook het percentage waardes tussen de 1 en 300 euro (waarden die duiden op een uurtarief in plaats van de totale gunningswaarde) daalt tijdens deze periode. Dit lijkt aan te geven dat er meer bewustzijn is over welke waarde opgegeven moet worden.
- In Q1 2025 zijn de cijfers nog beter dan in 2024.
Lees het volledige artikel op tenderned.nl
Meer weten en aan de slag
Wil je meer weten over het bepalen van de definitieve waarde? Lees dan verder op de pagina Verplicht publiceren van definitieve waarde.