Keuze gunningscriterum en opstellen (sub)gunningscriteria

Vaak zult u meerdere marktpartijen vragen een aanbieding te doen voor uw opdracht. U moet vooraf aangeven op welke wijze u bepaalt wat voor u de beste inschrijving is. U heeft de keuze uit 3 gunningscriteria: de beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV), de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs. Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) is de overkoepelende term geworden voor de 3 gunningscriteria.

Als u wilt gunnen op laagste kosten of laagste prijs moet u dit motiveren in uw aanbestedingsstukken. Dit hoeft u niet te doen bij Beste PKV. Elk gunningscriterium moet aan bepaalde formele eisen voldoen. U moet vooraf, dus al bij het vragen om aanbiedingen, vastleggen hoe u uit de te ontvangen offertes de voor u beste aanbieding zult selecteren. 

Gunningscriterium 
Laagste prijs
Laagste kosten (levenscycluskosten)
Beste PKV

Wanneer laagste prijs, wanneer Beste PKV

Wanneer laagste kosten, wanneer Beste PKV
Prestatieprikkels
Publiceren gunningscriteria 
Waaraan moet de formulering voldoen?
Nadere uitwerking gunningscriterium Beste PKV 

Gunningscriterium

In een aanbesteding vraagt u meerdere partijen om een aanbieding te doen voor een opdracht. U beschrijft wat u wilt en u ontvangt offertes. Op basis van een gunningscriterium kiest u vervolgens uit de ontvangen aanbiedingen de beste.

Hoofdregel:
De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat u als aanbestedende dienst bij de gunning van opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel (en bij de toepassing van het ARW 2016 onder de drempel) in beginsel kiest voor de beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV). De Gids Proportionaliteit gaat ook uit van gunnen op basis van Beste PKV. Het toepassen van de laagste prijs of de laagste kosten als gunningscriterium mag alleen als u deze keuze in uw aanbestedingstukken motiveert.

Bij Beste PKV worden naast prijsaspecten ook kwaliteitsaspecten meegewogen. U legt deze aspecten – uw wensen – vast in de vorm van subgunningscriteria. U heeft een grote vrijheid in de keuze van deze aspecten – mits de aspecten maar samenhangen met het voorwerp van de opdracht - en ook in de waardering van deze aspecten. U beschrijft uw eisen en uw wensen (in de vorm van subgunningscriteria) in een vraagspecificatie (bestek).

Meer informatie:  Specificeren

Laagste prijs

Gaat het bij de opdracht om een voor uzelf duidelijk vaststaande kwaliteit en wilt u die kwaliteit voor de laagste prijs inkopen? Dan legt u die kwaliteit vast in het bestek of de opdrachtbeschrijving in harde, door u te bepalen, en controleerbare minimumeisen. Het gunningscriterium laagste prijs is dan het meest geschikte criterium om te bepalen welke aanbieding voor u de beste is. Als gebruik wordt gemaakt van een gestandaardiseerde, uniforme methode voor het opstellen van een bestek (zoals RAW-bestek) waarmee de verlangde kwaliteit gedetailleerd en eenduidig wordt vastgelegd, is de laagste prijs dus het meest voor de hand liggend criterium.

Laagste prijs leidt niet zondermeer tot de laagste kwaliteit. Wanneer u het kwaliteitsniveau vooraf goed hebt vastgelegd, krijgt u voor de laagste prijs doorgaans minimaal deze voorgeschreven kwaliteit. Er is echter geen prikkel voor inschrijvers om extra kwaliteit te bieden omdat alleen concurrentie op laagste prijs plaatsvindt.

Kwaliteitsverschillen tussen de inschrijvers spelen dus geen rol. Maar let op, wanneer u geen minimumkwaliteit hebt voorgeschreven loopt u een aanzienlijk risico op slechte kwaliteit.  

Laagste kosten (levenscycluskosten)

Sinds 1 juli 2016 is het mogelijk om op basis van laagste kosten een opdracht te gunnen. Het gaat om laagste kosten die berekend zijn op basis van kosteneffectiviteit zoals levenscycluskosten. De levenscycluskosten hebben betrekking op de kosten gedurende de gehele levenscyclus van een dienst, levering of werk zoals:

  • kosten gedragen door de aanbestedende dienst of andere gebruikers in verband met de verwerving, de interne kosten (bijvoorbeeld voor benodigde research), de ontwikkeling, de productie, het vervoer, het onderhoud, het verbruik en de verwijdering of het hergebruik.
  • kosten toegerekend aan externe milieueffecten, zoals verontreiniging veroorzaakt door de winning van de in het product verwerkte grondstoffen, door het product zelf of bij de productie ervan, mits deze in geld uitgedrukt en gecontroleerd kunnen worden.

Indien u de kosten aan de hand van de levenscycluskosten raamt dan moet u in de aanbestedingsstukken vermelden welke gegevens de inschrijvers moeten verstrekken en de methoden die u als aanbestedende dienst gebruikt om de levenscycluskosten op basis van deze gegevens te bepalen.

De methoden die u gebruikt voor de raming van aan externe milieueffecten toe te schrijven kosten moeten vooraf op een objectieve en niet-discriminerende manier worden gekozen en voor alle betrokken partijen toegankelijk zijn. Deze methoden kunnen nationaal, regionaal of lokaal worden vastgesteld. Om vervalsing van de mededinging door maatwerk te voorkomen, moeten zij echter algemeen van opzet blijven, in die zin dat zij niet specifiek voor een bepaalde openbare aanbestedingsprocedure bedoeld mogen zijn.

Levenscycluskosten worden ook wel aangeduid met Life Cycle Costs of Total Cost of Ownership. In een speciale factsheet over levenscycluskosten staat meer over de randvoorwaarden voor het toepassen van levenscycluskosten.

Document: Factsheet Levenscycluskosten als gunningscriterium
Webinar: Ruimte voor innovatie in de gewijzigde Aanbestedingswet

Beste PKV

In veel gevallen bent u bereid extra te betalen wanneer de inschrijving aan bepaalde wensen tegemoetkomt (betere prestaties, hogere kwaliteit, duurzamer, innovatiever, kortere levertijd, extra garantie, minder hinder bij de uitvoering enzovoort). Een methode om extra kwaliteit te honoreren is het toepassen van het gunningscriterium Beste PKV (beste prijs-kwaliteitverhouding ). U bepaalt wat de door u verlangde minimumkwaliteit is en legt die vast in harde, controleerbare minimumeisen. Daarnaast bepaalt u uw aanvullende wensen en legt die vast in subgunningscriteria. Beide legt u vast in het bestek of de opdrachtbeschrijving.

U moet vooraf bedenken hoe u uit de aanbiedingen, die voldoen aan uw minimumkwaliteit, de aanbieding kiest die het beste tegemoet komt aan uw wensen. In de aanbestedingsstukken moet u niet alleen duidelijk en eenduidig uw wensen beschrijven maar u moet ook aangeven hoe u de extra kwaliteit beoordeelt. U stelt voor elke wens (subgunningscriterium) een waardering of gewicht vast. Ook moet u aangeven hoe u de beoordelingen ofwel de scores voor de verschillende wensen onderling en ten opzichte van de prijs zult waarderen

Belangrijk bij Beste PKV is een goede verhouding tussen het gewicht van kwaliteitsaspecten en het gewicht van de prijs. Voorkomen moet worden dat kwaliteit zo weinig meetelt dat feitelijk alleen op prijs gegund wordt. In dat geval kan beter voor het 'laagste prijs' criterium gekozen worden. Het is verstandig om de gewichten en de beoordelingsmethodiek vooraf uitvoerig door te rekenen met verschillende scenario's.. Dit om ongewenst strategisch inschrijven en/of manipulatief inschrijven te voorkomen.

Zie ook alinea: Nadere uitwerking gunningscriterium Beste PKV 

Wanneer laagste prijs, wanneer Beste PKV

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u bij de gunning van opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel en (bij de toepassing van het ARW 2016 onder de drempel) als hoofdregel voor het Beste PKV als gunningscriterium moet toepassen. U kunt in uw aanbestedingsdocument gemotiveerd afwijken van deze keuze. U kunt overwegen te kiezen voor de laagste prijs wanneer uw opdracht voldoet aan de volgende omstandigheden:

a) het gevraagde is in sterke mate gestandaardiseerd in de markt verkrijgbaar en;
b) grote verschillen in kwaliteit zijn niet te verwachten en;
c) de inhoud en omvang van de opdracht zijn eenduidig vast te leggen.

Naarmate minder voldaan is aan voorwaarden a, b en c heeft u meer reden om voor het Beste PKV  als gunningscriterium te kiezen.

Het gebruik van PKV als gunningscriterium brengt meer werk met zich mee dan 'laagste prijs', zowel voor de aanbestedende dienst als voor de inschrijvers. Inschrijvers krijgen bij de toepassing van Beste PKV meer mogelijkheid zich op kwaliteit te onderscheiden.

Het laagsteprijscriterium heeft als voordeel dat het eenvoudig toe te passen is met lage kosten en niet snel aanleiding geeft tot geschillen bij het bepalen van de beste aanbieding. Nadeel is dat u voor de laagste prijs doorgaans een kwaliteit koopt die maar net voldoet aan de door u gestelde eisen. Inschrijvers worden niet gestimuleerd om extra 'waarde' te bieden. Maar het is niet juist om te stellen dat laagste prijs vanzelfsprekend tot lage kwaliteit leidt. U bepaalt immers in het bestek de minimumkwaliteit waaraan een inschrijving ten minste moet voldoen.  

Dossier: Beste PKV

Wanneer laagste kosten, wanneer Beste PKV

Ook als u laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit als gunningscriterium kiest, dient u deze keuze in de aanbestedingsdocumenten te motiveren. Omdat dit een nieuw criterium is, is nog weinig ervaring met het formuleren van 'goede' motiveringen. Bij het gebruik van laagste kosten gaat het in feite ook alleen om een op geld gebaseerde afweging. Maar door alle denkbare kosten inclusief externe milieukosten mee te nemen in uw raming neemt u al ettelijke kwaliteitsaspecten impliciet mee. Het meest prijsgunstige onderhoud, de duurzaamste grondstofwinning of de beste circulaire oplossing zijn enkele van de kwaliteitsaspecten die gunnen op laagste kosten kan opleveren.

Zeker als u beschikt over goede data en over eenduidige meetmethoden voor bijvoorbeeld levenscycluskosten dan is dit gunningscriterium te overwegen. Het is ook mogelijk om levenscycluskosten als één van de subgunningscriteria mee te nemen in een aanbesteding op basis van Beste PKV. De verwachting is dat dit vaker zal plaatsvinden dan gunnen op basis van laagste kosten. Dan kunt u ook andere kwaliteitsaspecten meenemen in een aanbesteding. Voor zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvers kan het gunnen op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit behoorlijke kosten met zich meebrengen. U zult data aan moeten leveren, de meetmethode moeten beschrijven en mogelijkheden moeten aangeven hoe met nieuwe, innovatieve oplossingen omgegaan moet worden. Welke kosten u daarbij meeneemt, bepaalt u zelf. Zeker als u (nog) niet beschikt over veel data (en methoden) voor (zeer) verschillende kostenelementen is het aan te raden om bij aanbestedingen met laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit l als gunningscriterium of als subgunningscriterium slecht enkele kostenelementen te benoemen die door inschrijvers meegenomen moeten worden.

Dossier: Beste PKV

Prestatieprikkels

Is het tijdens aanbestedingsfase nog erg onzeker of de inschrijvers aan de wensen kunnen voldoen, dan kunt u overwegen de wensen niet als subgunningscriteria maar als prestatieprikkels in het bestek op te nemen. Beide zijn namelijk geformaliseerde wensen, die tot doel hebben om inschrijvers te stimuleren een extra inspanning te leveren bovenop de gestelde minimum eisen. Hierbij kan ook worden overwogen prestatieprikkels in het verlengde van subgunningscriteria te formuleren. Ondernemers worden zo niet alleen gestimuleerd een scherpe aanbieding op te stellen, maar ook gedurende de uitvoering te blijven zoeken naar meerwaarde.

Meer informatie: Prestatieprikkels

Publiceren gunningscriteria

In de formele aankondiging van de opdracht moet u vermelden op basis van welk gunningscriterium (laagste prijs, laagste kosten of Beste PKV) u zult gunnen. Als u voor de laagste prijs of laagste kosten kiest, dan zult u deze keuze bij Europese aanbestedingen (en bij toepassing van het ARW 2016 onder de drempel) in het aanbestedingsdocument moeten motiveren.

In de formele aankondiging moet u ook de eventuele Beste PKV-(sub)gunningscriteria bekendmaken inclusief de wegingsfactoren.

Het is niet toegestaan eenmaal gepubliceerde (sub)gunningscriteria en weegfactoren in de loop van de procedure te wijzigen.

Waaraan moet de formulering voldoen?

De belangrijkste eis die de Aanbestedingswet 2012 stelt aan subgunningscriteria is dat ze transparant en proportioneel moeten zijn, en niet discriminerend. Ze dienen bovendien voldoende rechtstreeks verband te houden met het voorwerp van de opdracht. Formuleer de (sub)gunningscriteria zo dat inschrijvers in staat zijn deze criteria op dezelfde wijze te interpreteren en u als aanbestedende dienst de inschrijvingen op objectieve wijze kunt beoordelen.

Zie ook alinea: Nadere uitwerking gunningscriterium Beste PKV 

Nadere uitwerking gunningscriterium Beste PKV

Bij het gunningscriterium Beste PKV weegt u naast prijsaspecten ook kwaliteitsaspecten mee. De kwaliteitsaspecten, uw wensen, beschrijft u in de vorm van subgunningscriteria. In de aankondiging geeft u aan welk gewicht u aan de subgunningscriteria geeft en in de aanbestedingsstukken geeft u aan hoe u deze aspecten beoordeelt.

De wet beperkt u als aanbestedende dienst niet in het gebruik van het aantal en de soort subgunningscriteria en ook nauwelijks in het gewicht dat u aan deze criteria geeft. Wel dient een subgunningscriterium verband te houden met het voorwerp van de opdracht. Een criterium mag ook betrekking hebben op een van de fasen van de levenscyclus van het product, de dienst of het werk. Het verdient aanbeveling om het aantal subgunningscriteria te beperken tot 3 à 4.  

Continue aandacht voor Beste PKV

Als u op basis van Beste PKV gaat gunnen is het belangrijk dat u vanaf de behoeftestelling, aandacht heeft voor Beste PKV-criteria. Dan al moet u nadenken over de wensen die gekoppeld zijn aan de beleidsuitgangspunten van uw organisatie.
Ook na gunning en contractering is aandacht voor de uitwerking van Beste PKV van belang. Krijgt u wel datgene wat de winnaar van de aanbesteding heeft beloofd? U heeft namelijk gegund op de hoogste Beste PKV score. Omzetten van deze score in specifieke, controleerbare eisen in het contract en vervolgens controle op de uitvoering moeten integrale onderdelen zijn van het proces om aan te besteden op Beste PKV.

Betrekking op de inschrijving

Wensen mogen geen betrekking hebben op de aanbieder, maar moeten betrekking hebben op de inschrijving. Alleen bij een opdracht waar de kwaliteit van opdrachtnemer als persoon grote invloed heeft op het resultaat van de opdracht kan een Beste PKV-subgunningscriterium betrekking hebben op de aanbieder, zoals een architect of een artiest

Subgunningscriteria

Beste PKV stimuleert u vooraf na te denken over de opdracht en om relevante subgunningscriteria op te stellen en te waarderen. Ook inschrijvers worden geprikkeld om vroegtijdig na te denken hoe zij tegemoet kunnen komen aan uw wensen. Een Beste PKV-aanbesteding levert over het algemeen wel meer administratieve lasten voor u en kosten voor de inschrijvers op dan een gunning op laagste prijs.

Enkele voorbeelden van subgunningscriteria zijn: planning, plan van aanpak, milieukenmerken, hinder, (levenscyclus)kosten, garantie, rentabiliteit, service, duurzaamheid, prijs, sociale factoren, functionele kenmerken, toegankelijkheid, presentatie, esthetische kenmerken en leveringsvoorwaarden. U hebt grote vrijheid om subgunningscriteria te kiezen zolang deze maar verband houden met (de levenscyclus van) het voorwerp van de opdracht. Belangrijk is wel dat u zoekt naar criteria waarop de markt zich kan onderscheiden.

Gewicht subgunningscriteria

U heeft als aanbestedende dienst ook een grote vrijheid om de gewichten te bepalen van de subgunningscriteria. De wet schrijft dit niet voor en ook niet op welke wijze u de gewichten bepaalt. Het is wel belangrijk dat het gewicht overeenkomt met de waarde die u aan het voldoen van die wens over heeft. Let u er wel op dat u kwaliteitscriteria een zodanig gewicht geeft dat zo veel mogelijk voorkomen wordt dat de prijs de uitslag bepaalt.  

Vooraf bekendmaken

De subgunningscriteria , de waardering van deze criteria (gewichten) en de wijze van beoordelen maakt u vooraf bekend in de aankondiging, het beschrijvend document (bestek) of in de gunningsleidraad. U zult als aanbestedende dienst vooraf goed moeten nadenken welke kwaliteitsaspecten belangrijk zijn voor de opdracht, hoe u deze specificeert, waardeert en beoordeelt. Niet elk subgunningscriterium zal even zwaar wegen. Daarom moet u ook de (onderlinge) gewichten van de verschillende kwaliteitsaspecten en het gewicht van de prijs bepalen. Wanneer u niet in staat bent om de gewichten vast te stellen mag u van de Aanbestedingswet 2012 ook de relatieve gewichten uitdrukken door een marge met passend verschil tussen minimum en maximum gewicht.

Objectieve beoordeling

Voor de objectiviteit van de beoordeling is het verstandig om de prijs onafhankelijk van de kwaliteit te beoordelen. Het verdient dan ook aanbeveling om in het aanbestedingsdocument op te nemen dat de prijsaanbieding in een afzonderlijke envelop wordt aangeleverd. Door eerst de offerte op kwaliteit te beoordelen en daarna pas de prijs, waarborgt u een objectieve beoordeling van de inschrijving. De rechter aanvaardt overigens dat een zekere mate van subjectiviteit onvermijdelijk is. 

Beoordeling inschrijvingen

U beoordeelt de invulling van uw wensen (subgunningscriteria) in alle inschrijvingen op dezelfde wijze en zo objectief mogelijk. De wijze waarop u dit doet heeft u al in de aanbestedingsstukken gepubliceerd. Aanbevolen wordt om geen relatieve beoordeling te kiezen waarbij de score van een inschrijving afhankelijk is van de score van een andere inschrijving. De wet schrijft de methode waarop u moet beoordelen niet voor. In de PIANOo Beste PKV handreiking zijn enkele beoordelingsmethoden uitgewerkt die in Nederland vaak gebruikt worden: puntenmodel of gewogen factormethode, gunnen op waarde, prijs/kwaliteit verhouding en de superformule.

Document: Hoe bepaal je de beste prijs-kwaliteitverhouding?

Laagste prijs

Wanneer het gewicht dat u toekent aan kwaliteit zeer laag is dan gunt u in feite op de laagste prijs. Richtlijnen voor de ondergrens van het gewicht om dit te voorkomen zijn in algemene zin gegeven in de PIANOo Beste PKV handreiking. Wanneer de prijzen dicht bij elkaar liggen dan kan een waarde voor kwaliteit lager dan 10% nog tot gunning op basis van kwaliteit leiden. Maar in het algemeen zal een waarde voor kwaliteit lager dan 10% leiden tot een gunning op laagste prijs en dan moet u dit motiveren in uw aanbestedingsstukken. Ook al heeft u een hoge waarde gegeven aan kwaliteit kan de gunning uitmonden in een laagste prijs gunning wanneer de scores van kwaliteit (zeer) dicht bij elkaar liggen. Als alle inschrijvingen bijvoorbeeld een 7,5 scoren voor kwaliteit dan is de prijs doorslaggevend.

Vaste prijs

Wanneer u een vaste prijs hanteert in uw aanbesteding dan wordt enkel en alleen op kwaliteit gegund.

Dossier: Beste PKV