Prestatieprikkels toegelicht

Prestatieprikkels zijn beloningen en sancties zoals bonussen, malussen of boetes. Bonussen, malussen en boetes legt u vast in het bestek en maken (zo) onderdeel uit van de overeenkomst. Ondernemingen zijn vaak net zo gevoelig voor andere prestatieprikkels als voor financiële prikkels. Al deze prikkels hebben de vorm van een beloning (bonus) of sanctie (malus of boete).

Bonussen

Bonussen zijn relatief eenvoudig toe te passen en stimuleren een extra inspanning in positieve zin. Met een bonusregeling stimuleert u een opdrachtnemer meer waarde te leveren dan is overeengekomen. De gewenste prestatie die hoort bij een bonus is niet afdwingbaar na de definitieve gunning. De nadelen van een bonus zijn dat u een onbekende hoeveelheid middelen moet reserveren voor het uitkeren van de bonus en dat u de bonus moet meenemen in het ramen van de waarde van de opdracht. Wees ervan bewust dat het uitkeren van een bonus een verplichting is als de opdrachtnemer aan alle voorwaarden voldoet zoals deze zijn vastgelegd in de overeenkomst.

Bonussen zijn onder te verdelen in 3 subcategorieën:

Bonus op de eis

Bij een bonus op de eis ontvangt de opdrachtnemer alleen de bonus indien exact wordt voldaan aan de gestelde eis. De bonus komt te vervallen bij een mindere, maar ook bij een betere prestatie. Het gebruik van deze bonus verdient niet de voorkeur. Er wordt bij een bonus op de eis namelijk enkel voldaan aan een gemaakte afspraak.

Bonus hoger dan de eis

Bij een bonus hoger dan de eis ontvangt de opdrachtnemer een steeds groter wordende bonus naarmate de opdrachtnemer een betere prestatie levert dan vereist. Er wordt bijvoorbeeld een minimale klanttevredenheid vereist van een 6, dan wordt vanaf een 7 een bonus uitgekeerd. Het is aan te bevelen bonussen hoger dan de eis te maximeren. Een klanttevredenheid van een 9 is u misschien wel even veel waard als een 10.

Bonus zonder eis

Bij een bonus zonder eis ontvangt de opdrachtnemer een bonus als deze een bepaalde prestatie behaalt, waarbij voor deze prestatie geen minimale of maximale waarden zijn vereist in het bestek en zijn vastgelegd in de (concept) overeenkomst. Uit het bestek zal een potentiele inschrijver en opdrachtnemer uiteraard duidelijk moeten kunnen opmaken onder welke voorwaarde de bonus wordt uitgekeerd en hoe de prestatie wordt vastgesteld. Bijvoorbeeld, er is een bonus te behalen op klanttevredenheid. Wordt er meer dan 6 gescoord dan keert u deze bonus uit. Echter in het bestek / de (concept) overeenkomst wordt de minimale 6 voor klanttevredenheid niet vereist.

Voorbeelden van bonussen

  • Financiële bonussen
  • Het aanbieden van verlengingsopties
  • Aanbieden van een testruimte voor nieuwe ideeën
  • Uitwisseling van personeel
  • Gezamenlijke opleiding of activiteit
  • Publicatie of nieuwsbericht
  • Aanbieden van een positieve referentie
  • Doen van referentiebezoeken aan andere projecten van de opdrachtnemer
  • Het gezamenlijk deelnemen aan beurzen
  • Het doen van een duopresentatie op seminars en bijeenkomsten

Value engineering

Een bijzondere vorm van het verstrekken van een bonus is het honoreren van een Value engineeringvoorstel tijdens de uitvoering van de opdracht. Door Value engineering tijdens de uitvoering toe te passen stimuleert u uw opdrachtnemer om tijdens de duur van een contract met innovatieve oplossingen te komen. Mogelijkheden en prikkels om dit te doen zult u vooraf in de overeenkomst moeten opnemen, in het bijzonder hoe contractpartijen de voordelen van Value engineering onderling verdelen. De methodiek Value engineering kunt u ook toepassen in de voorbereidingsfase van uw opdracht.

Meer informatie: Value engineering

Malussen

Malussen zijn sancties die niet onder het boetebeding van artikel 6:91 van het Burgerlijk Wetboek vallen. Een malusregeling heeft als doel onwenselijk gedrag te voorkomen zoals een ondernemer die verminderde kwaliteit levert of overbiedt. Een malus is hiermee hoofdzakelijk een waarborg op kwaliteit. Een malus is relatief makkelijk toe te passen. U beschrijft de ongewenste gedraging en verminderd uw uitbetaling met de malus. Opdrachtnemers zullen zich inspannen om de malus te voorkomen, maar niet om meerwaarde te leveren. Dit kost de opdrachtnemer namelijk alleen geld en levert niets extra op.

Een malus heeft het grootste effect als deze net iets hoger ligt dan het mandaat van de projectleider van de opdrachtnemer omdat voor effectuering de projectleider binnen zijn organisatie moet escaleren. Het nadeel van malussen is wel dat opdrachtnemers deze incalculeren en niet altijd een relatie hebben tot de geleden schade. Verder kunnen malussen een ongunstig effect hebben op de relatie met uw contractpartij. Iets wat eerst gebruikelijk was, namelijk leveren wat is afgesproken, is nu niet meer vanzelfsprekend. Bijvoorbeeld u spreekt in een service level agreement af dat printers binnen 24 uur worden gerepareerd. Het is dan normaal dat een leverancier zich hier aan houdt. Stel u neemt een malus op van 5 euro per uur als een printer langer dan 24 uur niet functioneert. In dat geval kan een leverancier besluiten het verlies te nemen zonder dat contractuele gevolgen heeft.

Malussen zijn onder te verdelen in 4 subcategorieën:

De malus die gesteld is op onwenselijk gedrag

Een voorbeeld van een malus op onwenselijk gedrag. Stel een opdrachtnemer gaat voor u een winkelcentrum opnieuw bestraten. Hiervoor zal hij de straten in dit winkelcentrum hele dagen moeten afsluiten. Globaal zijn hiervoor 4 momenten een direct toepasbare optie: a. door de weeks, b. in de weekenden, c. in vakantieperiodes en d. aan de randen van de dag als het winkelcentrum nog niet open is. Een vijfde optie is het inzetten van een bestratingsmachine. De straten hoeven dan maar zeer kort afgesloten te worden. Deze machine is alleen nog niet ontwikkeld. De randen van de dag of de korte afsluitingen hebben uw voorkeur. Tegen afsluitingen in de vakantie heeft uw geen bezwaar. U kunt door een malus te zetten op afsluitingen door de weeks en in het weekend de opdrachtnemer stimuleren de andere momenten te kiezen of de bestratingsmachine te ontwikkelen.

De malus als speling voor de opdrachtnemer

Er is sprake van een malus als speling voor de opdrachtnemer als u in het bestek en de (concept) overeenkomst opneemt dat een bepaalde mate van terugval wordt geaccepteerd tegen een verminderde betaling. Er is dan pas sprake van tekortkoming als de terugval buiten de overeenkomst valt. Bij een malus als speling is het niet van belang of u het geld inhoudt op de betalingen of als de ondernemer deze betaalt. Een voorbeeld van een malus op speling is een malus op het niet nakomen van een service level agreement (SLA). Stel de upload-time van een website is lager dan vooraf afgesproken, dan verlaagt u de betaling. Er is dan niet gelijk sprake van een tekortkoming.

De malus als overwaarderegeling

U kunt er ook voor kiezen om een bepaald bedrag in te houden op de standaardbetaling en dit bedrag pas aan de opdrachtnemer voldoen indien het onwenselijke gedrag niet is voorgekomen. Een malus als overwaarderegeling kent vaak de vorm van een zekerheidsstelling. Een voorbeeld van een malus als overwaarderegeling is een bankgarantie van 5% van de opdrachtsom van een bouwproject.

De malus als borg

De winnende inschrijver dient vooraf, bijvoorbeeld direct na definitieve gunning (maar voordat er sprake is van eventuele tekortkoming) een geldsom te voldoen. Bij een tekortkoming wordt (een deel van) deze borg ingehouden. Voorbeelden van malus als borg komen weinig voor in de aanbestedingspraktijk, maar zien we meer terug in de consumentenmarkt. PIANOo twijfelt over de wenselijkheid de malus als borg bij overheidsopdrachten.

Voorbeelden van malussen

  • Financiële malussen
  • Het opschorten van een of meer betalingen
  • Stilleggen van het project
  • Slechte past performance score of slechte prestatiemeting
  • Plaatsen op de 'reservebank' indien u een raamovereenkomst heeft met meerdere pratijen
  • Het vroegtijdig ontbinden van de overeenkomst

Boetes

Het doel en in de regel ook het effect van een boete is gelijk aan een malus, alleen valt de boete, wel onder artikel 6:91 van het Burgerlijk Wetboek. Hierbij is het belangrijkste onderscheid dat boetes in beginsel in plaats komen van contractuele bepalingen en schadevergoedingen. Een belangrijk verschil tussen malussen en boetes is dat de rechter boetes bij buitensporige uitkomsten kan matigen. Het is ook in strijd met het proportionaliteitsbeginsel om een onevenredig hoge malus toe te passen.

Boetes zijn onder te verdelen in 2 subcategorieën:

  • De boete ter fixatie van de schadevergoeding
    Deze boetes limiteren de bedragen voor de geleden schades bij tekortkomingen.
  • De boete als aansporing
    Deze boetes hebben als doel afspraken na te komen en zitten zo het dichtst bij de malus.

Er zijn 3 regelingen over het boetebeding. In geval van twijfel moet u een boetebeding uitleggen in het voordeel van de opdrachtnemer. Verder kunt u als aanbestedende dienst een boetebepaling niet effectueren als de overeenkomst is ontbonden, tenzij zij deze bepaling mede voor dat doel was overeengekomen.

Een boete kan in plaats komen van de schadevergoeding. Zo kan worden bepaald:

  • Dat u als aanbestedende dienst mag kiezen tussen de boete en de wettelijke schadevergoeding;
  • Dat u als aanbestedende dienst zowel de boete als de schadevergoeding zal kunnen vorderen;
  • Dat de boete alleen in plaats komt van de vertragingsschade.

Het spreekt voor zich dat u een boete niet kunt effectueren als de tekortkoming aan de opdrachtgever kan worden toegerekend en dat de verplichting tot het betalen van de boete ontstaat op het moment van wanprestatie.

Bron/Essay: Het bonus/malus-principe, E. Schol (pdf)externelinkteken.gif op utwente.nl

Terug naar: Aan de slag met prestatieprikkels