Hoe kies ik welke leveranciers mogen inschrijven? > Selectiecriteria
Antwoord:
Bij sommige aanbestedingsprocedures kies je eerst welke leveranciers een inschrijving mogen indienen. Dit heet een selectiefase. Met selectiecriteria bepaal je welke geschikte leveranciers doorgaan naar de volgende fase van de aanbesteding.
Wanneer gebruik je een selectiefase?
Een selectiefase komt voor bij procedures waarbij niet alle geschikte leveranciers mogen inschrijven, zoals:
- de niet-openbare procedure
- de concurrentiegerichte dialoog
- de mededingingsprocedure met onderhandeling
- het innovatiepartnerschap
Hoeveel leveranciers nodig ik uit?
De Aanbestedingswet 2012 bepaalt hoeveel leveranciers je minimaal moet uitnodigen.
| Procedure | Minimumaantal gegadigden dat je uitnodigt |
| Niet-openbare procedure | Minimaal 5 geschikte leveranciers |
| Andere procedures met een selectiefase | Minimaal 3 geschikte leveranciers |
Als er minder geschikte leveranciers zijn dan het minimumaantal, mag je de procedure onder voorwaarden toch voortzetten. Dit kan alleen als voldoende mededinging overblijft.
Welke selectiecriteria kun je gebruiken?
Selectiecriteria moeten objectief, transparant en proportioneel zijn en passen bij de opdracht. Je past de criteria op dezelfde manier toe op alle leveranciers. Selectiecriteria kunnen bijvoorbeeld gaan over:
- ervaring met vergelijkbare opdrachten
- aantal en kwaliteit van referenties
- financiële en economische draagkracht
- technische en beroepsbekwaamheid
- kwaliteit van cv’s van medewerkers
Selectiecriteria liggen vaak in het verlengde van geschiktheidseisen, maar zijn niet hetzelfde. Geschiktheidseisen zijn minimumeisen waaraan een leverancier moet voldoen. Selectiecriteria helpen om binnen de geschikte leveranciers een keuze te maken.
Wat is het verschil tussen geschiktheidseisen en selectiecriteria?
Geschiktheidseisen en selectiecriteria worden vaak door elkaar gehaald. Het verschil is het doel:
| Geschiktheidseisen | Selectiecriteria | |
| Doel | Beoordelen of een leverancier geschikt is om de opdracht uit te voeren. | Het aantal geschikte leveranciers beperken dat mag inschrijven. |
| Wanneer gebruik je ze? | Bij het beoordelen van de geschiktheid van leveranciers. | Bij procedures met een selectiefase. |
| Voorbeelden | Financiële draagkracht, beroepsbevoegdheid en technische of beroepsbekwaamheid. | Ervaring, referenties of andere criteria om geschikte leveranciers te rangschikken. |
Hoe selecteer je leveranciers?
De Aanbestedingswet 2012 schrijft niet voor welke selectiemethode je moet gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld werken met een puntenverdeling of weging. Vanuit transparantie is het verstandig om vooraf duidelijk te maken hoe je selecteert.
| Selectiemethode | Hoe werkt het? |
| Weging of punten | Je beoordeelt leveranciers op basis van de selectiecriteria en kent punten toe. De leveranciers met de hoogste scores worden uitgenodigd om in te schrijven. |
| Loting* | Je loot uit de leveranciers die voldoen aan de gestelde eisen welke leveranciers worden uitgenodigd om in te schrijven. |
| Combinatie | Je combineert beoordeling op selectiecriteria met loting, bijvoorbeeld door de best scorende leveranciers te selecteren en aanvullende plaatsen door loting te verdelen. |
Loting*
In sommige situaties kan loting een oplossing zijn, bijvoorbeeld wanneer je de administratieve lasten wilt beperken of kansen voor kleinere bedrijven wilt vergroten. Door loting kunnen ook minder ervaren leveranciers de mogelijkheid krijgen om een inschrijving te doen. De manier waarop je loot, moet je vooraf beschrijven in de aanbestedingsstukken. Aan de loting kunnen alleen leveranciers deelnemen die voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen.
Selecteren op basis van objectieve selectiecriteria stimuleert leveranciers om zich te onderscheiden. Daarom adviseert PIANOo om loting beperkt toe te passen. In sommige situaties kan een lotingprocedure onrechtmatig zijn, bijvoorbeeld als loting de doorslag geeft terwijl veel leveranciers gelijk scoren.
Inkoopproces: Opstellen selectiecriteria