Stappenplan SBIR-competitie (PCP)

De Small Business Innovation Research (SBIR) is geschikt voor overheden die willen innoveren. U formuleert uw uitdaging of probleem en vervolgens daagt u ondernemers uit om door middel van een innovatiecompetitie een oplossing te ontwikkelen. Via SBIR koopt u onderzoek en ontwikkeling in. In meerdere fases en in onderlinge competitie ontwikkelen ondernemers voor u prototypes. Binnen de Europese Unie wordt SBIR ‘precommercial procurement’ (PCP) genoemd. Voordat u een SBIR opstart, moet u hebben onderzocht of er voor uw vraag nog geen oplossing op de markt beschikbaar is.

Een SBIR innovatiecompetitie is aan voorwaarden verbonden. Heeft u vragen of behoefte aan ondersteunning, neem dan vrijblijvend contact op met het Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) via @email.

Voorbereiding

Voordat u aan de slag gaat zijn er een aantal voorbereidingen te treffen:

  • Verken partners en financieringsbronnen.
    De kans bestaat dat u niet de enige bent die met het probleem worstelt. Mogelijk biedt samenwerking met andere overheden uitkomst. Door samen te werken wordt u tezamen voor de markt ook een interessantere toekomstige klant.
  • Regel intern tijd en budget.
    Wanneer wil (of moet) u de vruchten plukken? Is het haalbaar om voor die tijd een nieuw product te laten ontwikkelen? Vanaf de allereerste start tot eind kan de doorlooptijd één of enkele jaren zijn. De benodigde tijd hangt met name af van de innovatiewens en de kosten. Ondernemers zullen ook een eigen investering doen, gezien de waarde van het project voor hen, maar de kosten zijn alsnog aanzienlijk. Daarnaast wordt er inzet van manuren, denkkracht en betrokkenheid van u gevraagd gedurende het gehele traject.

Aandachtspunten PCP

Wanneer u op Europees niveau aan de slag wilt met een innovatiecompetitie (PCP) is het volgende nog relevant:

  • De Europese Commissie heeft regelmatig financiering voor PCP via het Horizon2020 programma. Er zijn tal van voorwaarden waaraan moet worden voldaan. Het Expertisecentrum voor Internationaal Onderzoek en Innovatie van RVO.nl helpt u hierbij.
  • Neemt u voor de eerste keer deel een Europese samenwerking? Stap dan niet in als coördinator van het project, maar als een deelnemer. Werken voor de Europese commissie vraagt om bepaalde administratie. Zoals het verantwoorden van activiteiten, het documenteren van overleggen en het vastleggen van een urenadministratie.
  • De PCP aanpak verloopt op hoofdlijnen hetzelfde als de SBIR, vandaar dat het stappenplan zich focust op SBIR. PCP heeft daarnaast nog een extra stap op het eind (de testfase). Dit zal in het stappenplan verder worden toegelicht.

Stappenplan innovatiecompetitie

  • Beschrijf de uitdaging en de oproep

    SBIR begint met de juiste formulering van uw uitdaging. Bij het formuleren kan blijken of er nader onderzoek nodig is, bijvoorbeeld via een marktconsultatie. Of dat misschien een ander instrument beter past bij uw situatie, bijvoorbeeld een concurrentiegerichte dialoog.

    De uitdaging is een tekst die beschrijft:

    • Wat het probleem is.
      Door uit te gaan van het probleem (en niet van een oplossing) benut u de creativiteit van de markt optimaal.
    • De context en het doel van de uitdaging.
      Dit kan ook via voorbeelden waar u naar op zoek bent. Probeer een beeld te schetsen van wat u zoekt.
    • Wat de oplossingsrichtingen of randvoorwaarden zijn.
      U moet enig kader bieden, zodat de oplossingen straks bij u passen. De kunst is om de uitdaging voldoende open te laten en tegelijkertijd de markt de juiste richting op te sturen. Indien u er een beeld van heeft, kunt u ook oplossingsrichtingen opnemen waar u niet in geïnteresseerd bent. Verder valt onder de randvoorwaarden informatie zoals de algehele planning, praktische informatie over het proces en ook het beschikbare budget (maxima per fase én maxima per voorstel) onder.

    De beschrijving van de uitdaging verwerkt u in de oproep die u gaat communiceren naar de buitenwereld. Hoe de verdere procedure verloopt moet u ook van tevoren beschrijven. RVO stelt SBIR-documenten vrijelijk ter gebruik. Ook kan RVO de SBIR voor u uitvoeren. Wanneer u een Europese PCP procedure gaat volgen, zijn er verschillende internationale PCP’s die voorbeelddocumenten hebben. Een daarvan is SILVER. In dit PCP-project is een standaardset templatedocumenten opgeleverd.

  • Maak de oproep

    De oproep vormt de basis van een SBIR-competitie. Net als bij een aanbesteding, beschrijft u in de oproep de criteria die u hanteert bij het beoordelen van de voorstellen. De beoordelingscriteria moeten voldoende houvast geven om open, eerlijk en transparant te beoordelen. Tegelijkertijd wilt u de beoordelingscommissie de ruimte laten om de beste voorstellen te selecteren. De beoordelingscriteria zijn daardoor meestal minder gedetailleerd dan bij een ‘reguliere aanbesteding’. In essentie komt het neer op de uitwerking van criteria rondom de impact, technologische haalbaarheid en economisch perspectief. Denk daarbij aan vragen als:

    • Lost de innovatie inderdaad het probleem op dat u heeft?
    • Is het idee innovatief? In hoeverre onderscheidt het zich van het bestaande aanbod?
    • Is dit de juiste partij om deze ontwikkeling te doen?
    • Is dit de juiste partij om dit product straks ook aan te bieden? Zal de onderneming het doorzettingsvermogen hebben om van het prototype ook een echt marktrijp product te maken?
    • Biedt het voorstel waarde voor geld?

  • Communiceren naar de buitenwereld

    Hoe bereikt u de juiste partijen? Een aantal mogelijkheden:

    • Publiceer op TenderNed, op uw eigen website en via uw eigen (sociaal) media kanalen.
    • Organiseer een (online) bijeenkomst om ondernemers te informeren. Hiermee kunt u nog beter uw beweegredenen verduidelijken. Omwille van de transparantie publiceert u na afloop de verstrekte informatie en antwoorden op vragen eveneens via een Nota van Inlichtingen.
    • U kunt bijvoorbeeld evenementen bezoeken om daar (korte) presentaties te geven over uw oproep.
    • Informeer uiteraard de partijen die eerder interesse hebben getoond (bijvoorbeeld bij de marktconsultatie).
    • Schakel het netwerk van de eigen organisatie in. Experts uit de eigen organisatie hebben wellicht contacten die geïnteresseerd zijn om mee te doen.

  • Ontvangst en beoordeling van voorstellen

    Tot aan de sluitingsdatum kunt u voorstellen ontvangen. Na ontvangst controleert u of het voorstel voldoet aan de formele eisen. Daarna beoordeelt een onafhankelijke commissie de voorstellen. Wat dat betreft lijkt het veel op een prijsvraag. Bij SBIR bestaat de commissie uit 4-6 personen. Probeer de juiste mix van experts hierbij te betrekken, zoals:

    • Een gebruiker die de huidige stand van de uitdaging kent en die zicht heeft op de toekomstige implementatie.
    • Een of meer mensen met een goede kijk op de innovatiewens, bijvoorbeeld iemand uit de wetenschap.
    • Een deskundige die kan inschatten of de aanbieder in staat zal zijn te doen wat hij belooft.
    • Iemand met een financiële achtergrond (bijvoorbeeld op het gebied van investeringen), die kijk heeft op de financiële kant van het businessplan.

    Het is van belang dat de commissieleden voldoende tijd hebben om de voorstellen goed te doorgronden. Ook is het mogelijk om indieners van voorstellen de mogelijkheid te bieden om te pitchen voor de commissie. De beoordelingscommissie rangschikt uiteindelijk de voorstellen op basis van de vooraf opgestelde criteria.

  • Gun de opdracht aan ondernemers met beste voorstellen

    • De ondernemers met de hoogst gerangschikte voorstellen ontvangen een opdracht voor de uitvoering van een haalbaarheidsonderzoek (fase 1). Na de beoordeling verstrekt RVO een uitvoeringsovereenkomst aan ondernemers. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van contracten gebaseerd op de Algemene Rijksvoorwaarden voor diensten (ARVODI).
    • De ondernemers sturen de overeenkomst ondertekend terug en krijgen een eerste voorschot op basis van een factuur.
    • U betaalt dit uit en informeert alle deelnemers aan de SBIR over de uitkomsten van de voorstelronde. Ook kunt u een mooi moment voor publiciteit vinden, door bij een startbijeenkomst een feestelijke uitreiking met een persmoment te organiseren.

  • Het haalbaarheidsonderzoek (fase 1)

    De gecontracteerde ondernemers krijgen meestal zo’n 3 tot 6 maanden de tijd voor het uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek. De hoeveelheid tijd en geld die u moet investeren voor fase 1 hangt natuurlijk af van het soort probleem dat u wilt oplossen. Daarnaast geldt veelal: hoe concreter het haalbaarheidsonderzoek is, hoe beter. Het hoeft dus beslist geen papieren studie te zijn.

    Gedurende deze tijd onderhoudt u contact met de ondernemers over de voortgang en vooruitzichten. Tijdens fase 1 is het van belang om de ondernemers beter te leren kennen, bijvoorbeeld hen te bezoeken. Want zij zijn degene die in potentie oplossingen gaan ontwikkelen en tot inzichten komen die voor uw uitdaging van toegevoegde waarde kunnen zijn.

  • Beoordeel de haalbaarheidsonderzoeken

    Welke haalbaarheidsonderzoeken zijn veelbelovend? Is er voldoende potentie om door te gaan? Zo ja, vraag de indieners van die ideeën vervolgens om een voorstel voor fase 2: de ontwikkeling van een prototype. Laat de beoordelingscommissie de beste voorstellen voor de prototype-ontwikkeling kiezen. Gebruik hiervoor dezelfde beoordelingscriteria die u eerder heeft gebruikt bij de beoordeling in stap 4.

  • Het ontwikkelen van prototypes (fase 2)

    De indieners van de beste voorstellen voor de prototype-ontwikkeling krijgen een opdracht voor de ontwikkelfase. Deelnemers hebben meestal een half tot twee jaar de tijd om hun oplossing te ontwikkelen. Ook in fase 2 is het van belang om goed contact te onderhouden door op bezoek te gaan of met andere contactmomenten. Aan het eind van fase 2 vindt er een moment plaats waarop prototypes gedemonstreerd worden aan de opdrachtgever en geïnteresseerden. Het SBIR-traject is nu afgerond.

Optionele stap: de testfase bij een PCP

PCP vereist expliciet een splitsing van de fasen ‘ontwikkelen’ en ‘testen’. Bij SBIR zijn deze twee fasen doorgaans samengevoegd in één fase. (ook bij een SBIR kan een aparte testfase worden ingeregeld, als een fase 2a). Bij beiden is maatwerk mogelijk voor de inrichting van het ontwikkeltraject. De ontwikkelaars van de beste prototypes krijgen een opdracht voor de testfase. Laat een commissie opnieuw de beste prototype kiezen aan de hand van de door u vooraf vastgestelde beoordelingscriteria. Idealiter vindt de testfase in een operationele setting plaats.

Het vervolg: de inkoop van de ontwikkelde innovatie

Het SBIR-traject (of PCP) is formeel beëindigt. Na afronding van alle voorgaande stappen bent u nu aangekomen bij de eindfase. U kunt ook andere overheden interesseren voor de eindresultaten. U bepaalt dit vervolg zelf.

Deze eindfase is voor overheden zeer belangrijk, want u kunt overwegen de ontwikkelde oplossingen aan te schaffen. Dit doet u met een reguliere aanbestedingsprocedure. Een gangbare procedure in deze situatie is de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Ook aanbieders die niet betrokken waren in de innovatiecompetitie kunnen dan meedingen. Een SBIR geeft de deelnemende bedrijven dus geen enkele garantie op een daadwerkelijke inkoop van hun ontwikkelde oplossing.