Externe audit niet noodzakelijk (week 52)
ISO9001 | certificaat | rechtsverwerking | bijeenkomst geselecteerden
Bij een Europese nietopenbare aanbestedingsprocedure voor een App heeft het Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) vijf aanmeldingen geselecteerd, waaronder Webbio en van de Combinatie. Het KNMI heeft Webbio niet schriftelijk heeft geïnformeerd over de geselecteerde gegadigden. Naar het oordeel van de voorzieningenrechter kan men nu niet aan Webbio tegenwerpen dat zij beter had moeten opletten tijdens de voorstelronde op de inlichtingenbijeenkomst. Over het ISO9001-certificaat stelt de rechter dat het niet zo is dat de gelijkwaardigheid ermee alleen kan worden bewezen met een verklaring van een externe partij (externe audit). (ECLI:NL:RBDHA:2023:20566, Rechtbank Den Haag, Datum uitspraak 23 november 2023, Datum publicatie 28 december 2023)
Feiten en omstandigheden
Het Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI) is een Europese nietopenbare aanbestedingsprocedure gestart voor ontwikkeling, beheer, onderhoud en doorontwikkeling van de KNMI App. De Staat heeft van de ingediende aanmeldingen vijf aanmeldingen geselecteerd om een inschrijving in te dienen, waaronder de aanmeldingen van Webbio en van de Combinatie. De Staat heeft bij brief van 30 mei 2023 schriftelijk aan Webbio meegedeeld dat zij is geselecteerd. In deze brief staan de andere geselecteerde bedrijven niet vermeld. Op 15 juni 2023 heeft er een informatiebijeenkomst plaatsgevonden voor de geselecteerde bedrijven. Webbio en de Combinatie waren daarbij aanwezig. Webbio en de Combinatie hebben daarna tijdig een inschrijving ingediend.
De Staat heeft bij brief van 14 september 2023 aan Webbio bericht dat haar inschrijving niet als de economisch meest voordelige inschrijving wordt aangemerkt en dat hij voornemens is de opdracht te gunnen aan Egeniq. Webbio heeft daarna meermaals aan de Staat vragen gesteld over, kort gezegd, het al dan niet voldoen door Egeniq aan geschiktheidseis GE4 en de wijze waarop dit door de Staat is getoetst. Bij bericht van 19 oktober 2023 heeft de Staat aan Webbio bericht dat zij in de gunningsbeslissing per abuis heeft verzuimd te vermelden dat zal worden gegund aan de combinatie Egeniq-Koos in plaats van alleen aan Egeniq. Webbio vordert de Staat te gebieden de gunningsbeslissing in te trekken. Het oordeel van de rechter:
Rechtsverwerking
“In dit geval staat tussen partijen vast dat de Staat Webbio niet schriftelijk heeft geïnformeerd over de geselecteerde gegadigden. De aan Webbio verzonden beslissing hield alleen in dat Webbio was geselecteerd, zodat zij terecht geen aanleiding heeft gezien om daar bezwaar tegen te maken. Ook daarna heeft de Staat de geselecteerde gegadigden niet schriftelijk aan Webbio meegedeeld. Wel zijn tijdens een inlichtingenbijeenkomst, die enige tijd na de selectie en voorafgaand aan de inschrijving is georganiseerd en waarbij alle geselecteerde gegadigden aanwezig waren, tijdens een voorstelronde de namen van de aanwezigen genoemd. Webbio stelt dat dit nogal onduidelijk verliep en dat het slecht hoorbaar was en dat zij dit niet goed heeft meegekregen. De Staat en de Combinatie hebben dit weersproken. De voorzieningenrechter overweegt dat zij niet kan vaststellen hoe de inlichtingenbijeenkomst is verlopen. Dit dient naar haar oordeel voor rekening en risico van de Staat te komen. Het had op zijn weg gelegen om – indien hij een geslaagd beroep had willen kunnen doen op rechtsverwerking – te zorgen dat zonder twijfel vastgesteld kan worden dat en wanneer Webbio op de hoogte is geraakt van de namen van de geselecteerde bedrijven. Bij gebreke daarvan kan de Staat naar het oordeel van de voorzieningenrechter niet aan Webbio tegenwerpen dat zij beter had moeten opletten tijdens de voorstelronde op de inlichtingenbijeenkomst. Daarbij acht de voorzieningenrechter ook relevant dat die bijeenkomst niet tot doel had om partijen informatie te verstrekken over de personen van de geselecteerde gegadigden (dat is althans gesteld noch gebleken) maar om een toelichting te geven op het onderwerp van de aanbesteding en gegadigden in de gelegenheid te stellen vragen daarover te stellen. De voorzieningenrechter gaat daarom voorbij aan het rechtsverwerkingsverweer en zal het geschil inhoudelijk beoordelen.”
Inhoudelijke beoordeling
“Vast is komen te staan dat de Combinatie in haar inschrijving heeft aangegeven dat zij beschikt over een kwaliteitsmanagement systeem dat gelijkwaardig is aan ISO 9001. De Staat stelt na bekendmaking van de gunningsbeslissing bij de Combinatie te hebben geverifieerd of zij voldoet aan eis GE4, door stukken op te vragen waaruit blijkt dat zij een gelijkwaardig kwaliteitssysteem heeft en dat zij al vóór de datum van aanmelding over dat kwaliteitssysteem beschikte. Een medewerker van het KNMI heeft de overgelegde stukken beoordeeld en geoordeeld dat de Combinatie hiermee heeft aangetoond dat zij voldoet aan eis GE4.”
Externe audit niet noodzakelijk
“Webbio stelt verder nog dat voor het verkrijgen van een ISO9001-certificaat een externe audit nodig is, die jaarlijks dient te worden herhaald. Om aan te tonen dat een kwaliteitssysteem gelijkwaardig is aan ISO9001 dient volgens haar daarom ook een externe audit te worden overgelegd. Nu niet is gebleken dat de Combinatie dat heeft gedaan, moet volgens Webbio worden geconcludeerd dat zij niet voldoen aan eis GE4. De voorzieningenrechter volgt Webbio daar niet in.”
“Dat de gelijkwaardigheid alleen kan worden bewezen met een verklaring van een externe partij blijkt hier niet uit. Het accepteren van andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen is juist bestemd voor de situatie dat een ondernemer het betreffende certificaat niet binnen de gestelde termijnen kan verwerven om redenen die hem niet aangerekend kunnen worden. Het ligt dan niet voor de hand dat die ondernemer dan om geldig te kunnen inschrijven wel eerst nog een externe audit zou moeten laten verrichten.”
(VdLC publishers/consultants BV, 3 januari 2024)
Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl