Fase 0: Organisatie van inkoop

Toon pagina in menu

Als inkoop goed in de organisatie is geïntegreerd, krijgt u als inkoopadviseur beter de kans uw functie optimaal uit te oefenen. De taak van inkoop is immers beleid en uitvoering te ondersteunen bij het formuleren en aanbesteden van een opdracht, bij horizontale beleidsambities en bij het identificeren van kansen uit de markt. Elementen van belang bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie zijn: competenties van een inkoper, ontwikkeling inkoop en beleidskader, opleiding en controle, benchmarks en monitoring.

Het verschilt per organisatie hoe die ondersteuning het best kan worden vormgegeven. In grote organisaties zijn aparte inkoopafdelingen met bijvoorbeeld categoriemanagers met inhoudelijke kennis van de markt en kennis van de behoefte van de eigen organisatie. Kleine organisaties kunnen samenwerken om kennis te delen, gezamenlijk opdrachten vorm te geven of taken onder te brengen bij een share service center.

Tenderboards kunnen worden ingesteld voor een groot aanbestedingstraject, maar ook voor meerdere aanbestedingen binnen een organisatie. Goede opleiding is noodzakelijk voor een goede inkooporganisatie, maar hoe meet u nu of uw organisatie verder ook op de goede weg is.

Elementen van belang bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie zijn:

  • kennisvergaring/opleiding
  • ontwikkelen van een inkoop en beleidskader
  • informatiesystemen voor controle, benchmarks en monitoring
  • competenties van een inkoper voor de realisatie van de organisatie- en inkoopdoelstellingen

Organisatie publieke inkoop

Een complexiteit in de organisatie van publieke inkoop is het samenspel tussen organisatie specifieke en doorkruisende ambities. Specifieke ambities staan aan de basis van de inkoopbehoefte, doorkruisende ambities raken aan alle inkopen. Voorbeelden van specifieke ambities zijn het leveren van goede zorg, de aanleg van een randweg of de inrichting van een functionele werkplek. Voorbeelden van doorkruisende ambities zijn het terugdringen van de CO2-voetafdruk of het vergroten van het innovatief vermogen. In juli 2018 heeft Policy Research Cooperation in opdracht van PIANOo een onderzoek uitgevoerd over de organisatie van de publieke inkoop. In het rapport vindt u handvatten over de mogelijke organisatiemodellen en overwegingen hierbij.

Meer informatie: Onderzoek Strategische inkoop

Categoriemanagement

Categoriemanagement is een werkwijze om producten en diensten in te inkopen, via samenwerking en specialisatie. Per categorie wordt een categoriemanager aangewezen met deskundigheid over maar één categorie. Organisaties besteden niet individueel aan maar doen dit gezamenlijk onder leiding van de categoriemanager. Categoriemanagement creëert een breed gedragen strategie, financiële besparing en bundeling van kennis.

Meer informatie: Categoriemanagement

Inkoopdiagnose

Een inkoopdiagnose geeft aan hoeveel geld er in een bepaalde periode is besteed aan een bepaalde soort inkoop.

Meer informatie: Inkoopdiagnose

Inkooppakketten

De PIA inkooppakketindeling is een begrip in inkopend overheidsland. Om de PIANOo doelgroepen beter te kunnen bedienen is in samenwerking met PRO10 een nieuwe indeling ontwikkeld. PIANOo en PRO10 hebben de lijst geactualiseerd in samenwerking met 35 aanbestedende diensten. De indeling bestaat uit inkooppakketten, CPV (Common Procurement Vocabulary)-codes en links naar duurzaamheidcriteria.

Meer informatie: Inkooppakketten

Inkoopsamenwerking

Als aanbestedende dienst kunt u er voor kiezen om te participeren in een inkoopsamenwerking. Door samenwerking kan meer kennis opgebouwd worden van producten, markten en bedrijven. Ook kunnen transactiekosten en risico's voor de deelnemende organisaties verminderen en de professionaliteit van de inkoop toenemen.

Meer informatie: Inkoopsamenwerking

MSU+ Model

Dit model brengt 8 strategische processen op het terrein van overheidsinkoop en zes ondersteunende processen in kaart. Met behulp van het MSU+ model kan het volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie worden vastgesteld en kunnen organisaties zich vergelijken met het niveau van de beste inkopende organisaties binnen de Nederlandse overheid.

Meer informatie: MSU+ Model

Prestatie-inkoop of Best Value Procurement

Best Value Procurement (BVP) of Prestatie-inkoop is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. De methodiek Best Value is in het midden van de jaren negentig ontwikkeld door de Amerikaan Dean Kashiwagi van de Performance Based Studies Research Group van de Arizona State University.

Meer informatie: Prestatie-inkoop

Prestatiemeten / Past Performance

In de grond-, weg- en waterbouw (GWW) wordt door sommige organisaties prestatiemeting (past performance) toegepast. Gemeten wordt hoe opdrachtnemers bij de uitvoering van opdrachten aan hun contractuele verplichtingen voldoen. Prestatiemeten kan bijdragen aan betere samenwerking met de markt. Ook kan het een hulpmiddel zijn om opdrachtgever- en opdrachtnemerschap verder te professionaliseren.

Meer informatie: Prestatiemeten

Tenderboard

Een Tenderboard is een instrument om inkoop (verder) te professionaliseren. De invulling van een Tenderboard ligt niet vast. Meestal gaat het om een commissie van experts die advies uitbrengt over een aanbestedingsprocedure. Soms heeft een Tenderboard beslissingsbevoegdheid binnen een procedure.

Meer informatie: Tenderboard