Organisatie van inkoop
Als inkoop goed in de organisatie is geïntegreerd, krijg je als inkoopadviseur beter de kans je functie optimaal uit te oefenen. De taak van inkoop is immers beleid en uitvoering ondersteunen bij het formuleren en aanbesteden van een opdracht, bij horizontale beleidsambities en bij het identificeren van kansen uit de markt. Elementen van belang bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie zijn: competenties van een inkoper, ontwikkeling inkoop en beleidskader, opleiding en controle, benchmarks en monitoring.
Het verschilt per organisatie hoe je die ondersteuning het best kunt vormgegeven. In grote organisaties zijn aparte inkoopafdelingen met bijvoorbeeld categoriemanagers. Zij hebben inhoudelijke kennis van de markt en kennis van de behoefte van de eigen organisatie. Kleine organisaties kunnen samenwerken om kennis te delen, gezamenlijk opdrachten vorm te geven of taken onder te brengen bij een share service center.
Tenderboards kun je intellen voor een groot aanbestedingstraject, maar ook voor meerdere aanbestedingen binnen een organisatie. Goede opleiding is noodzakelijk voor een goede inkooporganisatie, maar hoe meet je nu of je organisatie verder ook op de goede weg is.
Belangrijke elementen bij het inrichten en ondersteunen van de (inkoop)organisatie:
- kennisvergaring/opleiding
- ontwikkelen van een inkoop en beleidskader
- informatiesystemen voor controle, benchmarks en monitoring
- competenties van een inkoper voor de realisatie van de organisatie- en inkoopdoelstellingen.
PIANOo animatie 2 De kracht van inkoop en aanbesteden
Download video
- Download in MP4 formaat MP4 | 95.8 MB
- Download in WEBM formaat WEBM | 5.3 MB
- Download in MP4 HD formaat MP4 HD | 22.8 MB
Audiodescriptie downloaden
Uitgeschreven tekst
Beeldtitel: Beter Aanbesteden. De kracht van inkoop en aanbesteden
VOICE-OVER: "Een aanbestedings- of inkoopproces kost veel tijd en werk, maar levert veel op. Neem Bas. Hij zoekt een aannemer die een gemeentehuis kan renoveren. Daarvoor gaat hij een aanbesteding uitschrijven. Dat is een wettelijke verplichting en het helpt hem om op transparante wijze een keuze te maken uit meerdere aannemers. Hij wil zich zorgvuldig voorbereiden. Daarom neemt hij contact op met de inkoopafdeling. Zij helpen Bas om inzicht te krijgen in de markt, mogelijke innovaties en duurzame oplossingen. En ze adviseren over een heldere uitvraag en passende aanbestedingsprocedures, waarbij ook het MKB de kans krijgt in te schrijven. Daarna schrijven ze samen een aanbesteding uit met een duidelijke, realistische opdracht. Hierin wordt rekening gehouden met de belangen van inschrijvers en is er ruimte om duurzame, innovatieve mogelijkheden aan te bieden. Op deze manier draagt Bas bij aan de doelstellingen van zijn organisatie en vindt hij de beste invulling voor zijn opdracht. Daarnaast geeft Bas met deze aanbesteding een positief visitekaartje af voor de gemeente."
Beeldtekst: Meer weten? Ga naar onze website pianoo.nl/beter-aanbesteden
De logo's van VNG, VNO NCW, Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, MKB Nederland en Pianoo verschijnen.
Organisatie publieke inkoop
Een complexiteit in de organisatie van publieke inkoop is het samenspel tussen organisatie specifieke en doorkruisende ambities. Specifieke ambities staan aan de basis van de inkoopbehoefte, doorkruisende ambities raken aan alle inkopen. Voorbeelden van specifieke ambities zijn het leveren van goede zorg, de aanleg van een randweg of de inrichting van een functionele werkplek. Voorbeelden van doorkruisende ambities zijn het terugdringen van de CO2-voetafdruk of het vergroten van het innovatief vermogen. In juli 2018 heeft Policy Research Cooperation in opdracht van PIANOo een onderzoek uitgevoerd over de organisatie van de publieke inkoop. In het rapport vind je handvatten over de mogelijke organisatiemodellen en overwegingen hierbij.
Categoriemanagement
Categoriemanagement is een werkwijze om producten en diensten in te inkopen, via samenwerking en specialisatie. Per categorie wordt een categoriemanager aangewezen met deskundigheid over maar één categorie. Organisaties besteden niet individueel aan maar doen dit gezamenlijk onder leiding van de categoriemanager. Categoriemanagement creëert een breed gedragen strategie, financiële besparing en bundeling van kennis.
Inkoopdiagnose
Een inkoopdiagnose geeft aan hoeveel geld er in een bepaalde periode is besteed aan een bepaalde soort inkoop.
Inkooppakketten
De PIA inkooppakketindeling is een begrip in inkopend overheidsland. Om de PIANOo doelgroepen beter te kunnen bedienen is in samenwerking met PRO10 een nieuwe indeling ontwikkeld. PIANOo en PRO10 hebben de lijst geactualiseerd in samenwerking met 35 aanbestedende diensten. De indeling bestaat uit inkooppakketten, CPV (Common Procurement Vocabulary)-codes en links naar duurzaamheidcriteria.
Inkoopsamenwerking
Als aanbestedende dienst kun je er voor kiezen om te participeren in een inkoopsamenwerking. Door samenwerking kan meer kennis opgebouwd worden van producten, markten en bedrijven. Ook kunnen transactiekosten en risico's voor de deelnemende organisaties verminderen en de professionaliteit van de inkoop toenemen.
MSU+ Model
Dit model brengt 8 strategische processen op het terrein van overheidsinkoop en 6 ondersteunende processen in kaart. Met behulp van het MSU+ model kan het volwassenheidsniveau van de inkoopfunctie worden vastgesteld en kunnen organisaties zich vergelijken met het niveau van de beste inkopende organisaties binnen de Nederlandse overheid.
Prestatie-inkoop of Best Value Procurement
Best Value Procurement (BVP) of Prestatie-inkoop is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. De methodiek Best Value is in het midden van de jaren negentig ontwikkeld door de Amerikaan Dean Kashiwagi van de Performance Based Studies Research Group van de Arizona State University.
Prestatiemeten / Past Performance
In de grond-, weg- en waterbouw (GWW) passen sommige organisaties prestatiemeting (past performance) toe. Daarbij meet je hoe opdrachtnemers bij de uitvoering van opdrachten aan hun contractuele verplichtingen voldoen. Prestatiemeten kan bijdragen aan betere samenwerking met de markt. Ook kan het een hulpmiddel zijn om opdrachtgever- en opdrachtnemerschap verder te professionaliseren.
Tenderboard
Een Tenderboard is een instrument om inkoop (verder) te professionaliseren. De invulling van een Tenderboard ligt niet vast. Meestal gaat het om een commissie van experts die advies uitbrengt over een aanbestedingsprocedure. Soms heeft een Tenderboard beslissingsbevoegdheid binnen een procedure.
Aanbestedingskalender
Je kunt gebruik maken van een aanbestedingskalender door een overzicht van alle geplande aanbestedingen op je eigen website te delen. Hiermee breng je vroegtijdig toekomstige aanbestedingen onder de aandacht bij bedrijven en andere aanbestedende diensten. Dit heeft allerlei voordelen; zo kunnen bedrijven zich beter voorbereiden en zijn andere aanbestedende diensten sneller op de hoogte. Dit kan leiden tot samenwerkingen of vroegtijdig bijstellen van plannen.