Hoe betrek ik de markt bij een innovatiegerichte aanbesteding?

Toon pagina in menu

Antwoord:

Op het moment dat een bestaande oplossing niet voldoet, is het belangrijk om eerst een marktverkenning te doen. Een marktverkenning is nog geen formeel onderdeel van het Europese aanbestedingsproces.

Dat geeft u meer vrijheid om contact met bedrijven te hebben door beurzen te bezoeken, gesprekken te organiseren en soms ook bijeenkomsten te organiseren.

Een andere manier om te verkennen welke oplossingen al voor een probleem bedacht zijn, is het raadplegen van het online zoeksysteem voor octrooien, Espacenet. Of het NL octrooicentrum een onderzoeksopdracht te geven.

Espacenet 
NL Octrooicentrum (RVO) 

Daarnaast kunt u met de markt in dialoog treden door een zogenaamde marktdag te organiseren. Op een marktdag geeft u als aanbestedende dienst inzicht in de projecten die u komend jaar of komende jaren gaat aanbesteden. Ook geeft u inzicht in de inkoop- en innovatiestrategie voor die projecten. Een marktdag kan resulteren in een verbeterd en intensiever contact tussen markt en overheid en uiteindelijk in het meer inschakelen van de markt. Marktverkenning leidt vaak tot een verscherping van de oorspronkelijke probleemstelling.

Geen marktverkenning

Een marktverkenning is niet nodig op het moment dat er voldoende marktkennis is, bijvoorbeeld omdat de markt maar een paar spelers kent en u als inkopende partij goed in beeld hebt wat de vraag is. Soms is er zelfs al zicht op een innovatieve oplossing die voldoet aan de vraag. Het is echter wel van belang om zoveel mogelijk een kokervisie gericht op één oplossing te vermijden. Een scan van de markt naar alternatieven kan dit vermijden. Wel kan – juist in zo'n overzichtelijke situatie – de markt gebruikt worden om commentaar op bijvoorbeeld het aanbestedingsdocument te geven.

Verdieping van de marktverkenning tijdens de aanbesteding

Als de marktverkenning niet voldoende oplevert of juist vraagt om meer betrokkenheid van de markt, kunt u tijdens de aanbesteding een marktconsultatie of de concurrentiegerichte dialoog uitvoeren. Uitgangspunt is een intensieve samenwerking met de markt.

Met behulp van de marktverkenning is het mogelijk om deze intensieve trajecten goed voor te bereiden. Dit doet u door te bepalen wat de reikwijdte van het traject is, wat mogelijke pijnpunten kunnen zijn en welke partijen ingeschakeld kunnen worden.

Tijdens deze aanbestedingsprocedures kunt u benadrukken dat innovaties gewenst zijn om bepaalde ambities te bereiken. U vergroot daarmee de kans dat marktpartijen innovatieve oplossingen aanbieden doordat ze eerder zullen afwijken van gebruikelijke methodes en producten.

Marktconsultatie

Tijdens de marktconsultatie gebruikt u de kennis van de markt voor het opstellen van de opdracht. Een marktconsultatie kan leiden tot aanscherpen van de scope, de vraag, de risicoverdeling en tot een andere contractvorm of aanbestedingsprocedure.

Een marktconsultatie voorafgaand aan een aanbestedingstraject moet in volledige openbaarheid plaatsvinden. Dat wil zeggen, alle informatie moet schriftelijk openbaar gemaakt worden.

Dossier marktconsultatie

Concurrentiegerichte dialoog

Het kunnen aanbieden van innovatieve oplossingen vraagt soms om een actieve rol van aanbieders in het aanbestedingsproces. In combinatie met functioneel specificeren krijgen opdrachtnemers bij deze aanbestedingsvorm veel vrijheid bij het bedenken van oplossingen. Dit kan leiden tot het aanpassen van de tenderdocumenten. Interactie met de markt vindt plaats in een concurrentiële setting. Goed gedrag wordt beloond met een grotere kans op de opdracht.

De transactiekosten zijn meestal niet gering omdat de dialogen met drie of meer geselecteerde marktpartijen veel tijd en dus geld kosten.

Handreiking 'De concurrentiegerichte dialoog'(pdf) 

Hoe krijg ik inzicht in de markt? – Metrokaart inkopen en aanbesteden

Icoon metrokaart lijn 2Terug naar de Metrokaart Innovatie inkopen