Leernetwerk Samenwerking Markt en Overheid: Van wantrouwen of besluiteloosheid naar smart trust - verslag 2 juli 2018

Toon pagina in menu

De ambities op het gebied van CO2-arm en circulair inkopen liggen bij zowel overheid als marktpartijen hoog. Het is helder dat beide partijen elkaar daarbij hard nodig hebben. In het realiseren van deze ambities is het belangrijk de inkoop strategische te benaderen en vroegtijdig randvoorwaarden te creëren voor een effectieve samenwerking. De vraag hoe inkoop een stimulerende bijdrage kan leveren aan de meest optimale samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (overheid en markt) als het gaat om circulaire en CO2-arme oplossingen vormt de basis voor de invulling van het Leernetwerk Samenwerking Markt & Overheid.

Op 2 juli 2018 kwam het leernetwerk voor het eerst bijeen in de Jaarbeurs in Utrecht. De groep bestond naast vertegenwoordigers (zoals inkopers en beleidsmakers) van opdrachtgevers bij de overheid ook uit enkele opdrachtnemers uit het bedrijfsleven.

Terugwerken van resultaat naar uitvraag

In dit leernetwerk maken we onderscheid tussen een drietal fases van het inkoopproces waarin samenwerking tussen markt en overheid plaatsvindt: voorbereiding op de aanbesteding, gedurende de aanbesteding en na afloop van de aanbesteding. In 3 sessies bespreken deelnemers onder leiding van een expert telkens een van deze 3 fases, in omgekeerde volgorde van hoe zij die in de praktijk doorlopen. Tijdens de eerste sessie bespraken de deelnemers onderling de vraag wat goede samenwerking tussen markt en overheid betekent in de uitvoeringsfase. Met de beelden uit de eerste sessie kijken zij in de volgende bijeenkomst wat dit betekent voor de aanbesteding en de samenwerking in die fase. In de derde sessie komen de consequenties van de verschillende manieren van aanvliegen van de uitvraag aan bod en hoe daarbij samenwerking, in de voorbereiding en verder in het proces, wel of juist niet wordt gestimuleerd. Op deze wijze, vanuit het (gewenste) eindresultaat terugwerken naar de uitvraag, wordt ook wel backcasting genoemd.

Getekende weergave van het backcasting proces, een proces waarin vanuit het (gewenste) eindresultaat terugwerken naar het begin

Gestold wantrouwen

Voor een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer in de uitvoeringsfase van een contract, is een gezonde dialoog tussen samenwerkende partijen essentieel. In de praktijk staan zij echter regelmatig tegenover elkaar en heerst er lang niet altijd het juiste klimaat voor een open en goed gesprek. Dit vindt vaak haar oorsprong in de aanloop van het proces. Vanuit de behoefte grip te hebben en te houden op de situatie en risico's zoveel mogelijk te vermijden, proberen inkopende en aanbiedende partijen zich op voorhand vaak maximaal in te dekken tegen onzekerheden. Dit uit zich in het nauwkeurig en gedetailleerd omschrijven van wat er wordt gevraagd en hoe dit uitgevoerd en geregeld dient te worden. Er wordt zo weinig mogelijk aan het toeval overgelaten. Hierdoor kan het inkoopproces inclusief de aanbestedingsstukken, aan beide kanten van de tafel ervaren worden als "gestold wantrouwen". Dit heeft op haar beurt weer negatieve invloed op de uiteindelijke invulling van de samenwerking en de daar uit voortvloeiende resultaten. Zo is een zichzelf bekrachtigend cirkeleffect ontstaan, maar dit is uiteraard niet de circulariteit waar we op uit zijn.  Deze manier van omgaan ondermijnt innovatie, daar waar juist creativiteit en innovatieve daadkracht hard nodig zijn om de hoge ambities ten aanzien van circulair en CO2-reductie waar te maken. Reden genoeg om de eerste sessie van dit leernetwerk in te steken vanuit het vertrouwen perspectief.

Uitwisselen van perspectieven

Na een korte kennismaking, startte de bijeenkomst met een werkvorm waarin perspectieven en beelden werden uitgewisseld: wat is de ervaring van marktpartijen in het werken met de overheid, en andersom? En wat, luisterend naar de uiteenlopende invalshoeken, zegt dat over de interactie tussen markt en overheid? Op welke wijze komt deze interactie tot uitdrukking in de samenwerking?

"Valt het jou ook op dat…", "Ik merk dat een opdrachtgever altijd…", "De markt is alleen maar uit op…". De aanwezige marktpartijen werden in een cirkel geplaatst en kregen de ruimte om met elkaar te delen wat hen opvalt wanneer er weer een aanbesteding wordt 'op de mat valt'. Andersom treden daarna vertegenwoordigers van overheidsorganisaties in de cirkel om te bespreken wat hen opvalt bij aanbieders wanneer zij een aanbesteding in de markt zetten.

Sfeerimpressie van cirkelgesprek

Kracht van vertrouwen

Vertrouwen, of juist het gebrek daaraan, wordt vaak gezien als een intuïtief gegeven. Een gebrek aan vertrouwen krijgt de kans voort te woekeren dank zij de 'dooddoener' dat daar ‘nu eenmaal niets aan te doen is’. Vertrouwen is echter een werkwoord waarop je wel degelijk invloed kunt uitoefenen. De  auteur Stephen Covey heeft in zijn boek 'Speed of Trust' een model ontwikkeld waarin hij verschillende vormen van vertrouwen toelicht. Het model is gebaseerd op 2 dimensies: de neiging om te vertrouwen (propensity to trust) en de mate waarin er behoefte is aan analyse en redenen om te vertrouwen (analysis). Deze 2 dimensies vormen 4 kwadranten: blind trust, no trust, distrust en smart trust.

Blind Trust

Wanneer u sterk de neiging hebt om te denken dat iets vanzelf goed komt, zonder daar al te veel woorden over te wisselen en daarmee zaken aanneemt zonder hier zeker over te zijn, is er sprake van blind vertrouwen.  In het dagelijks leven komen we blind vertrouwen vaak tegen, maar waar het gaat om publieke inkoop zien we weinig momenten waarop vanuit blind vertrouwen wordt gewerkt. Er wordt veel vastgelegd in procedures en afspraken, om juist te proberen overal maximaal grip op te hebben en te houden.

No Trust

In het kwadrant van No Trust is er sprake van besluiteloosheid; er is weinig neiging om de ander te vertrouwen en er is weinig analyse als het gaat om de onderliggende overwegingen en redenen. Bij No Trust is er vaak sprake van stagnatie in de samenwerking. In de break-out sessie tijdens de bijeenkomst kwam dit duidelijk naar voren in voorbeelden uit onder andere de grond-, weg- en waterbouw. Onderdelen van deze sector, zoals de asfalt industrie, zijn vrijwel volledig afhankelijk van de overheid als opdrachtgever. Zij ziet kansen om te innoveren en in circulair en CO2-arm forse slagen te maken. De overheid spreekt de ambitie uit dit soort oplossingen in te willen inkopen, maar de sector heeft beperkt vertrouwen in deze uitspraak. Hierdoor stagneert de innovatie en zal deze sector niet grootschalig investeren.

Distrust

Wanneer de neiging om de ander te vertrouwen laag is, en tegelijkertijd de mate van analyse daarover groot is, is er sprake van wantrouwen of achterdocht. Mensen zijn dan (al dan niet onbewust) bezig om informatie te verzamelen waarmee het wantrouwen wordt  bekrachtigd. Bij de aanwezigen bestaat het beeld dat er veel wantrouwen is tussen overheid en markt, en dat contracten en aanbestedingsprocedures zijn verworden tot gestold wantrouwen. Het wantrouwen vormt daarmee al op voorhand een aanslag op de (potentiële) vertrouwensbasis. Enerzijds doordat wantrouwen vanuit de ene partij, zichtbaar in bijvoorbeeld de aanbestedingsstukken, reacties van gelijke strekking oproept bij de andere partij. Anderzijds doordat wantrouwen de professionele handelingsruimte beperkt, mensen voelen zich daarmee in een keurslijf gedrukt en ervaren beperkte ruimte voor hun eigenheid en vakmanschap. Een ervaring van een deelnemer met distrust in dit kwadrant ging over de start van een samenwerking; door niet te investeren in de relatie en gelijk aan de slag te gaan met de inhoud was er in het vervolg onvoldoende basis om, op momenten dat partijen het niet eens waren, elkaar daarop aan te spreken. Het loont dus om voor de start van de samenwerking te investeren in de relatie. U legt in een vroegtijdig stadium het fundament voor een wederzijdse betrokkenheid en gezamenlijk belang en dat creëert een basis voor het (h)erkennen van elkaars belangen en (on)mogelijkheden. Onvoldoende erkenning van elkaars belangen is een vorm van onbegrip en dit leidt vaak tot wantrouwen.

Smart Trust

De meeste kans op waardevolle ontwikkelingen en succesvolle resultaten is er wanneer het beoordelingsvermogen van alle betrokken partijen volledig wordt ingezet. Er is de intentie om de ander te vertrouwen en de situatie in kaart te brengen om bewuste en rationele keuzes te maken: er is dan sprake van slim vertrouwen. Bij de start van de samenwerking wordt dan geïnvesteerd in het vergaren van informatie (bijvoorbeeld belangen, mogelijkheden en financiële ruimte) én het ontwikkelen van de relatie. Dit loont en verdient zich niet alleen terug in geld, maar ook in kwaliteit, werkplezier, erkenning voor elkanders vakmanschap en in (doorloop)tijd. Wanneer partijen in vertrouwen met elkaar samenwerken leveren ze de beste gezamenlijke prestaties: ze zijn in staat om gezamenlijk tot vernieuwing te komen en de financiële aspecten van de samenwerking voeren minder de boventoon. Het wordt makkelijker (maatschappelijke) meerwaarde te realiseren.

Delen van ervaringen

Met bovenstaand Trust-model als onderlegger werd in groepen een verkenning gemaakt naar wat nodig is om van wantrouwen of besluiteloosheid te bewegen naar ‘smart trust’ en welke rol ieder voor zich kan nemen. Er wordt door deelnemers een spanning ervaren; wat kan en mag er binnen de bestaande kaders en zijn die wel echt zo beperkend als vaak word gedacht? En hoe gaan we om met gevoeligheden en onzekerheden? Deelnemers ervaren ook een spanningsveld tussen de sterk op projecten gebaseerde inkoopaanpak en de behoefte om te kunnen opschalen naar meer massa, gericht op lange termijn ambities en op een project overstijgende aanpak.

Volgende bijeenkomsten

Op donderdag 27 september 2018 en dinsdag 6 november 2018 vinden de volgende bijeenkomsten plaats van het leernetwerk Samenwerking Markt & Overheid. Deze bijeenkomsten zijn gericht op de verschillende contactmomenten tussen markt en overheid voorafgaand en tijdens inkooptrajecten, de inrichting van de verschillende aanbestedingsprocedures en de effecten daarvan op de samenwerking.

Programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen 

Het Leernetwerk Samenwerking Markt & Overheid is onderdeel van het programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen, dat gefinancierd wordt uit de Klimaatgelden uit het regeerakkoord.
Klimaatenveloppe: impuls klimaatneutraal en circulair inkopen