Leernetwerk Circulaire kantoorinrichting - verslag 2 juli 2018

Toon pagina in menu

Nogal wat aanbestedende diensten kiezen voor kantoorinrichting om hun eerste ervaringen op te doen met circulair inkopen. Belangrijke reden hiervoor is dat de markt ten aanzien van circulariteit al relatief flinke stappen heeft gezet met een aansprekend aanbod van circulair kantoormeubilair en inrichtings- en serviceconcepten. Voor veel deelnemers komt de start het van Leernetwerk Circulaire Kantoorinrichting dan ook mooi op tijd. Ze zijn net begonnen of staan aan de vooravond van grote inkooptrajecten, waarin het begrip circulair centraal staat. De deelnemers, ruim dertig inkopers, beleidsmakers en adviseurs, kwamen op 2 juli 2018 voor het eerst bij elkaar in de Utrechtse Jaarbeurs Meetup.

Waardevolle uitwisseling

De deelnemers aan het leernetwerk zijn afkomstig uit alle overheidslagen: Rijk, gemeenten, provincies, waterschappen, ZBO’s maar bijvoorbeeld ook universiteiten. De komende maanden verdiepen ze zich samen verder in het thema, bijgestaan door experts en ervaringsdeskundigen. Daar zit voor sommigen de nodige urgentie bij. Dat geldt bijvoorbeeld voor inkoper Mark Bottinga, van Luchtverkeersleiding Nederland. Hij legt uit: “We gaan binnenkort van start met een inkooptraject voor circulair kantoormeubilair. Net als veel collega’s van andere organisaties hier, hebben we daar geen enkele ervaring mee. Het is voor ons dan ook juist in deze fase waardevol om met experts en collega’s ideeën, kennis en ervaringen uit te wisselen en om vragen te kunnen stellen.”

Circulaire droom

Gespreksleider Karin Verploegen is consultant bij Copper8. Dit bureau, gespecialiseerd in ondersteuning bij circulaire inkooptrajecten is door PIANOo aangetrokken om het leernetwerk Circulaire Kantoorinrichting te verzorgen. In haar inleidende presentatie schetst Verploegen de achtergronden van het ontstaan van de ‘oude’ lineaire economie. In dat model worden de levensduur en herbruikbaarheid van producten bewust op allerlei manieren beperkt. Sinds het welbekende rapport van de Club van Rome uit de jaren ’70, konden we weten dat dit economische model niet houdbaar is en dat het anders moet: circulair. Het heeft even geduurd, maar inmiddels is dit besef in brede kring doorgedrongen en er wordt nu volop actie ondernomen. "Juist vanuit inkoop kan de overheid een belangrijke aanjagende functie vervullen om de circulaire droom – een economie waar verspilling geen plaats heeft en de waarde van grondstoffen gemaximaliseerd wordt- te laten uitkomen”, aldus Verploegen. Dat vraagt wel om een stevige verandering in visies en werkwijzen, ook als je dit vertaalt naar de inkoop van kantoorinrichting. “Want”, zo zegt ze, “hoe verander je het heersende beeld van de inkoop van kantoormeubilair als ‘korte termijn kostenpost’ naar een proces dat gaat over ‘lange termijn waarde’?”

Géén weg terug

Eén van de voortrekkers in circulaire kantoorinrichting bij de overheid is Sabine van der Leij, van Rijkswaterstaat. Ze is categoriemanager Kantoorinrichting en daarmee rijksbreed verantwoordelijk voor dit onderwerp. In een interview met gespreksleider Verploegen vertelt ze over háár eerste ervaringen met het inkopen van circulaire kantoorinrichting. Daarbij onderstreept ze allereerst dat er géén weg terug is, als het gaat om circulariteit. Van der Leij: “Als Rijk hebben we zoveel panden. Hoe kunnen we het ooit aan onze kinderen uitleggen, als we alles wat daar in staat gewoon weggooien?”

Prettig om definities te hebben

Om onder de knie te krijgen wat er komt kijken bij het inkopen van circulair kantoormeubilair, zou Van der Leij in eerste instantie één aanbesteding opzetten, om daar van te leren hoe circulair inkopen ‘werkt’. “Maar vóór we daar aan toe kwamen, volgden lange en diepe onderzoekende gesprekken over wát circulair nou eigenlijk is”, vertelt ze. In plaats van het begin, werd de feitelijke aanbesteding zo uiteindelijk het sluitstuk. Bij die gesprekken werden allerlei stakeholders betrokken, waaronder leveranciers. Van der Leij: “Die vinden het onder andere heel prettig als we met definities komen, zoals een goede beschrijving van een term als ‘refurbished’”. Uiteindelijk kan voorbereiding nooit op tegen ervaring, het is daarom vooral zaak om een aanbesteding in gang te zetten en gewoon te beginnen. De opgedane ervaringen in deze eerste circulaire aanbesteding, worden nu bijvoorbeeld verwerkt in een aanbesteding voor circulaire kantoorinrichting voor de Belastingdienst.        

Complexiteit neemt toe

Technologie en organisatie bij elkaar brengen, zodat de circulaire droom op het gebied van kantoorinrichting uitkomt. Dat is het hogere doel. Maar op de weg daar naar toe zijn er nog wel wat obstakels te overwinnen. Uit verschillende discussies onder de deelnemers blijkt dat het grootste vraagstuk met betrekking tot circulaire kantoorinrichting niet is dat het (misschien) wat duurder uitpakt. Ook de beschikbaarheid van circulair kantoormeubilair vormt geen reëel obstakel: de markt is er in principe klaar voor en biedt keuze. Het venijn zit hem vooral in de uitvoering: de complexiteit voor de organisatie neemt fors toe. Er zijn vragen te over. Hoe bepaal je de boekwaarde van de refurbished ‘tweedehandsjes’? Wie gaat het allemaal onderhouden en repareren? En vooral ook: hoe krijg je gebruikers en budgethouders aan boord?

Weerstand

Bij het behandelen van een case die op tafel wordt gelegd, komt de toenemende complexiteit helder in beeld. Alleen al als het gaat om de gebruikers en budgethouders, zijn er voldoende uitdagingen. Over enkele jaren opent er een nieuw stadskantoor. Met circulaire kantoorinrichting worden daar zo’n zevenhonderd werkplekken gecreëerd. Maar de verhuizing betekent ook dat twee kantoren worden samengevoegd. Bovendien zullen de medewerkers geen eigen werkplek meer hebben én een grote kans lopen om te werken op eerder gebruikt  meubilair,waar – hoe onterecht ook- vaak het vooroordeel ‘minder goed’  aan kleeft. Onvoorwaardelijke steun vanuit de top en glasheldere communicatie om draagvlak te verkrijgen zijn dan van groot belang om er een succesvol circulair traject van te maken.   

Levendig netwerk

Take Padding is senior adviseur Circulair Inkopen bij PIANOo en heeft het Leernetwerk Circulaire Kantoorinrichting onder zijn hoede. Hij is tevreden over het verloop van de eerste bijeenkomst. “Veel aanbestedende diensten kiezen kantoorinrichting voor een eerste kennismaking met circulair inkopen. De markt is hierin al vrij ver en er kan dus geëxperimenteerd worden.” Dat maakt het leernetwerk meteen ook heel praktisch. Padding: “Het is interessant dat er direct al veel indringende vragen van de deelnemers komen. Veel deelnemers gaan echt met een concreet project aan de slag tijdens de looptijd van het leernetwerk. Dat is natuurlijk positief voor de motivatie en betrokkenheid. Ze kunnen elkaar vertellen wat ze geleerd hebben en elkaar vragen stellen, waardoor er een levendig netwerk ontstaat.”

Vervolg

Het Leernetwerk Circulaire Kantoorinrichting komt nog tenminste drie keer bij elkaar gedurende de rest van 2018. Op 27 september 2018 is het onderwerp ‘Vraagstelling & Markt’, op 1 november  2018 gaat het over het ‘Beoordelen van circulariteit’ en op 11 december  2018 staat een ontmoeting met marktpartijen op de agenda. De exacte inhoud wordt mede op basis van deze eerste bijeenkomst bepaald.   
Leernetwerk Circulaire Kantoorinrichting

Programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen 

Het Leernetwerk Circulaire Kantoorinrichting is onderdeel van het programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen, dat gefinancierd wordt uit de Klimaatgelden uit het regeerakkoord. Het programma bestaat naast 10 leernetwerken uit expertondersteuning en effectmeting op het gebied van klimaatneutraal en circulair inkopen.
Klimaatenveloppe: impuls klimaatneutraal en circulair inkopen