Webinar Best Value Procurement

Best Value Procurement (BVP) bestaat nu zo'n 10 jaar in Nederland. De afgelopen jaren is de toepassing van Best Value in een stroomversnelling gekomen. Er leven bij opdrachtgevers en marktpartijen nog wel veel vragen. Er is onduidelijkheid over de mate waarin je elementen uit BVP, zoals de interviews, kunt toepassen. Op 26 september 2016 organiseerde het Inkoopplatform GWW, een samenwerkingsverband van Rijkswaterstaat, Unie van Waterschappen, platform WOW en PIANOo, hier een webinar over.

Wat heeft Best Value opgeleverd en waar is het niet goed gelukt? Hoe gaat het in de uitvoering? Wanneer gebruik je deze aanpak en wanneer niet? Wat vraagt het van de opdrachtgever en wat van de leveranciers?

Webinar Best Value Procurement Inkoopplatform GWW


(bron: YouTube Platform WOW)

 

Bespreken ervaringen

Tijdens het webinar werden de ervaringen na 10 jaar met BVP besproken en de geleerde lessen uiteengezet. De spreker was Jeroen van de Rijt, thought-leader op het gebied van Best Value Procurement in Nederland en auteur van de boeken "Prestatieinkoop" , "Best Value werkt" en "Best Value stroomt". Tevens oprichter van de Best Value Group.

Vragen en antwoorden

De volgende vragen zijn gesteld en beantwoord:

Een expert handelt in het belang van de opdrachtgever? Is het wel reeël om dat te veronderstellen?
Antwoord: ja dat is reeël te veronderstellen; met name omdat het belang van de opdrachtnemer in het verlengde ligt van de opdrachtgever. Ook de opdrachtnemer is gebaat bij een efficiënt proces met zo min mogelijk verstoringen. Transparantie helpt bij het voorkomen van verstoringen.

De overheid staat bekend als meer procesgeorienteerd dan resultaatgeorienteerd. Moet er niet eerst iets gebeuren om de overheid zich meer op het resultaat te laten focussen? Is het ook niet een cultuurvraagstuk?
Antwoord: dat klopt. Heel belangrijk in de Best Value aanpak is een duidelijk eindresultaat. Een opdrachtgever moet hier een goed beeld van schetsen. In de praktijk is dat niet altijd gemakkelijk. Best Value vraagt ook zeker om een cultuuromslag: loslaten van het 'hoe' (en daarmee het proces) is niet eenvoudig.

Kan Best Value ook tegen een vast budget? Een budget dat op moet en waar je de gunning dan laat afhangen van de geboden kwaliteit.
Antwoord: ja, dat kan. Maar je moet oppassen voor een 'ik wil meer scope'-houding. Ook dat is immers een 'laagste prijs'-houding. Een 'ik vind meer scope beter dan minder scope (gegeven een vaste prijs)' komt uit hetzelfde paradigma als 'ik vind lagere prijs beter dan hogere prijs (gegeven de gedefinieerde scope)'.

Hoe selecteer je partijen die met de BV aanbesteding mee kunnen doen?
Antwoord: Er zijn twee varianten: Best Value met voorselectie of zonder voorselectie. Meest passend binnen de BV aanpak is zonder voorselectie: aanbieders moeten zelf bepalen of zij denken als beste te eindigen (in plaats van een opdrachtgever die dat voor hen bepaalt). Overigens doen vele opdrachtgevers binnen BV nog steeds aan voorselectie. BV doet geen uitspraken over selectiecriteria (anders dan de drempels zo laag mogelijk houden).

Werkt BVP met meerdere opdrachtnemers, waarbij elke ON een deel van de opdracht krijgt ? Dus een BVP contract in meerdere percelen.
Antwoord: Ja, dat kan; een variant is meerdere opdrachtnemers op hetzelfde perceel (bijvoorbeeld bij Zilveren Kruis: meerdere cataract zorgaanbieders). Een andere variant is meerdere opdrachtnemers op diverse percelen van dezelfde opdracht (bijvoorbeeld catering, beveiliging en schoonmaak als drie aparte percelen of drie regio's binnen 1 prestatiecontract voor onderhoud): ieder een aparte aanbieder voor een perceel). Dit veronderstelt dan meerdere keren het doorlopen van het Best Value proces (voor elke aanbieder 1 keer; inclusief concretiseringsfase enzovoort).

Wat zijn metrics? Daar had je het aan het begin van het webinar over.
Antwoord: Metrics zijn getallen waaruit blijkt dat je als aanbieder iets goed kan. Metrics is de meest dominante informatie die een aanbieder kan geven. Een ander woord voor 'metrics' is verifieerbare prestatie-informatie.

Kunt u iets meer vertellen over betekenis/rol van kansen- en risicodossiers in BVP?
Antwoord: Deze vraag is erg breed. Hiervoor raad ik aan het boek 'Prestatieinkoop' te lezen of een training te volgen.

Hoe ziet een best value vraagspecificatie en een best value aanbieding er in de praktijk uit? Heb je complete voorbeelden?
Antwoord: de beste manier om een beeld te vormen van een vraagspecificatie is om een aantal voorbeelden te bekijken via Tenderned. Best Value aanbiedingen zijn niet publiek, omdat aanbiedingen commercieel vertrouwelijke informatie bevatten.

Wat zijn de consequenties van BVP in geval van conflicten?
Antwoord: Het idee van BV is om conflicten te vermijden door zeer transparant over-en-weer te werken en elkaars belangen te kennen. Ook een goede en scherpe concretiseringsfase moet helpen om conflicten te voorkomen. BV gaat uit van win-win. Bij conflicten is er sprake van een win-lose houding. Je kunt dan constateren dat BV niet meer de oplossing geeft. De traditionele instrumenten komen dan in beeld (zoals mediation).

Wat zijn de consequenties in geval van geschil met opdrachtnemer?
Antwoord: transparantie creëren en vanuit een helicopterview kijken waar het probleem veroorzaakt wordt. Vaak zijn mensen geneigd om 'de ander' de schuld te geven. Bij BV gaat het om het creëren van transparantie en uitzoomen.

Hoe verhoudt zich Best Value met De Vested Way zoals deze in het Sourcing Business Model Theory van Kate Vitasek wordt uitgedragen?
Antwoord: Hierover verschijnt binnenkort een paper. Essentieel verschil is dat in Vested 'relationships' centraal staat en in BV 'metrics'.

Zijn er raakvlakken met een concurrentiegericht dialoog?
Antwoord: Best Value kan ook binnen een concurrentiegerichte dialoog plaatsvinden. Een nadeel van een concurrentiegerichte dialoog is dat deze soms 'misbruikt' wordt om met de informatie die aanbieders geven een 'klassieke' vraagspecificatie te maken. Indien het Best Value proces binnen een CGD plaatsvindt is dat dus uitdrukkelijk niet de bedoeling.

Tenderkosten van zowel inschrijvers als aanbesteder zijn in de infrastructuur wereld vaak het onderwerp van gesprek. Hoe zit het met tenderkosten voor met name inschrijvers in een best value traject?
Antwoord: Omdat bij BV het gebruik van expertise centraal staat en je als opdrachtgever slechts 6 A4-tjes vraagt zouden de tenderkosten lager moeten zijn. Bij de Spoedaanpak waren de tenderkosten voor aanbieders en opdrachtgever 50% lager. Dit is niet bij alle BV projecten zo, omdat het aanbieders in de praktijk nog veel moeite kost om metrics te verzamelen en de methodiek onder de knie te krijgen. Gebleken is dat als aanbieders vaker hebben aangeboden dat de tenderkosten omlaag gaan.

Tijdens het webinar had je het over ons boek? Welk boek?
Antwoord: er zijn drie boeken: 'Prestatieinkoop; met Best Value naar succesvolle projecten' (het basis tekstboek), 'Best Value werkt' (een caseboek) en 'Best Value Stroomt' (een aanvulling op het basisboek; met verdieping).

Is het verplicht om een plafondbedrag mee te geven in de aanbesteding met BVP?
Antwoord: nee, maar het is wel gebruikelijk. Indien er geen plafondbedrag wordt meegegeven is het voor de aanbieders onduidelijk wat de verwachting is. Een plafondbedrag kan ook worden meegegeven als 'richting' in plaats van als 'randvoorwaarde'.

Gebruik je EMVI om kwaliteit te beprijzen bij BVP?
Antwoord: ja, Best Value maakt, net als bij EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving), gebruik van prijs én kwaliteit. De kwalitatieve EMVI criteria zijn bij Best Value naast 'prestaties'(te beoordelen via de prestatieonderbouwing) 'risicomanagement' (te beoordelen via het risicodosssier), 'waardetoevoeging' (te beoordelen via het kansendossier) en 'kwalificatie, ervaring en organisatie van de sleutelfunctionarissen' (te beoordelen via de interviews)