Inkopen van leermiddelen

Toon pagina in menu

Veel onderwijsinstellingen zijn een aanbestedende dienst omdat zij voldoen aan de criteria voor een ‘publiekrechtelijke instelling’. Dit betekent dat zij bij de inkoop van bijvoorbeeld meubilair, computers, schoonmaak en  schoolgebouwen de aanbestedingsregelgeving dienen te volgen. Ook de inkoop van leermiddelen valt onder deze aanbestedingsregels. Het inkopen van leermiddelen vraagt dan ook kennis over wanneer u verplicht bent aan te besteden en wie hiertoe bevoegd is. 

Aanbestedingsplicht 
Beleggen inkoopbevoegdheid 
Regelgeving en drempelwaarden
Inkopen voor verschillende doelgroepen
CPV-codes en aanbestedingsregime
Programma van Eisen (PvE) leermiddelen
Effect boekenfonds op aanbesteding
ICT-gerelateerde inkoopactiviteiten

Aanbestedingsplicht

Een openbare of bijzondere onderwijsinstelling dient de aanbestedingswet- en regelgeving te volgen wanneer zij zich kwalificeren als ‘aanbestedende dienst’ volgens de Aanbestedingswet 2012. Veel onderwijsinstellingen zijn een aanbestedende dienst omdat zij voldoen aan de criteria voor een ‘publiekrechtelijke instelling’. Ook een gesubsidieerde instelling, organisatie, stichting of vereniging is een publiekrechtelijke instelling en dus aanbestedingsplichtig wanneer deze valt onder de Aanbestedingswet 2012. De rechtspersoon die de onderwijsinstelling in stand houdt is in beginsel de aanbestedingsplichtige organisatie. Soms is de inkoopbevoegdheid belegd bij een overkoepelende stichting, een vereniging, of in het geval van openbare scholen een gemeente. In de onderwijswetgeving wordt hiervoor het begrip bevoegd gezag gebruikt. Een onderwijsinstelling of bevoegd gezag is bij het inkopen van leermiddelen (Europees) aanbestedingsplichtig als de geraamde waarde van een opdracht evenveel of meer bedraagt dan de Europese drempelwaarden

Meer informatie: Wanneer moet ik aanbesteden?

Beleggen inkoopbevoegdheid

Een onderwijsinstelling kan zelfstandig inkopen indien het een zelfstandige operationele eenheid is. Hiervan is sprake als in de statuten de bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen is overgedragen aan de directeur van een onderwijsinstelling die door de rechtspersoon in stand wordt gehouden. Daarnaast heeft de directeur een eigen aanschaffingsbeleid met de daarbij behorende eindverantwoordelijkheid om aankoopbeslissingen te nemen en daartoe ook een toegekend afgescheiden budget.

Belang consistentie

Dit alles vraagt  om consistent handelen van zowel het bevoegd gezag als de betreffende directeur. Wanneer het bevoegd gezag (zoals de overkoepelende stichting) zich toch in de markt profileert als grote inkoper voor alle onderwijsinstellinglocaties en bijvoorbeeld gesprekken voert over tarieven met aanbieders uit de markt, dan is een  onderwijsinstelling geen afzonderlijke operationele eenheid. Wanneer de directeur van een onderwijsinstelling de ene keer zelfstandig een opdracht in de markt zet en de andere keer meelift met een aanbesteding van het bevoegd gezag, dan is geen sprake van een afzonderlijke operationele eenheid.

Wanneer de overkoepelende stichting soortgelijke opdrachten wil plaatsen (voor meerdere locaties), dan dient bij de raming van de opdracht de inkoopbehoefte van alle locaties te worden meegenomen.

Centraal of decentraal inkopen

Wanneer het bevoegd gezag er niet voor kiest om alle onderwijsinstellingen afzonderlijk als aanbestedende diensten te laten opereren, is er één aanbestedende dienst die kan kiezen tussen centraal of decentraal inkopen. U kunt in uw inkoopbeleid formuleren wat er op schoolniveau (decentraal) of bestuursniveau (centraal) wordt ingekocht. Zo kunt u ICT-infrastructuur centraal inkopen en leermiddelen decentraal.

De aanbestedende dienst kan kiezen om centraal een raamovereenkomst aan te besteden waarbij elke onderwijsinstelling de mogelijkheid krijgt om onder zo'n raamovereenkomst eigen nadere overeenkomsten af te sluiten, óf om een overheidsopdracht voor meerdere percelen in de markt te zetten, waarbij een onderwijsinstelling verantwoordelijk is voor een deel van de bestektekst die geldt voor dat ene perceel.

Meer informatie:
Afzonderlijke operationele eenheid 
Raamovereenkomsten 
Document: Slim ICT inkopen in het onderwijs

Regelgeving en drempelwaarden

De Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit zijn bij elke overheidsopdracht van toepassing. De Aanbestedingswet 2012 is onder meer een uitwerking van  de Europese richtlijn voor het gunnen van overheidsopdrachten (2014/24/EU)  De Aanbestedingswet 2012 bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder Er gelden strikte voorschriften met betrekking tot de termijnen die inschrijvers en aanbestedende diensten in acht moeten nemen. Alle termijnen in deze wet zijn minimumtermijnen. In de Aanbestedingswet 2012 zijn tevens de beginselen van Europees aanbesteden uitgewerkt. Het betreft de algemene beginselen van objectiviteit, transparantie, gelijkheid, non-discriminatie en proportionaliteit. De Europese Commissie stelt elke 2 jaar Europese drempelwaarden vast.

Drempelwaarden

In het geval de geraamde waarde van een opdracht evenveel of meer bedraagt dan de Europese drempelwaarden, moet u deze in beginsel Europees aanbesteden. De drempelwaarde Europees aanbesteden vanaf 1 januari 2018 tot en met 31 december 2019 is voor aanbestedende diensten die niet tot de Rijksoverheid behoren 221.000 euro, exclusief btw.

Meer informatie:
Drempelwaarden Europees aanbesteden 
Factsheet: Termijnen Aanbestedingswet 2012 
Hoe bepaal ik de waarde van de opdracht? 
Wat zijn de beginselen van Europees aanbesteden?

Inkopen voor verschillende doelgroepen

Onderwijsinstellingen kunnen voor verschillende doelgroepen inkopen. De doelgroep bepaalt mede onder welke CPV-code u een inkoopactiviteit schaart en of het reguliere aanbestedingsregime van toepassing is of een vereenvoudigde procedure.

U kunt inkopen ten behoeve van:

  • Algemene bedrijfsvoering (zoals het laten schoonmaken van lokalen, planning van de inzet leerkrachten, enzovoort.
  • Personeel (zoals opleidingen inkopen voor eigen medewerkers)
  • Leerlingen (zoals het aanschaffen van lesmaterialen)

Het is goed om te beseffen dat er voor deze verschillende doelgroepen vaak compleet verschillende leveranciersmarkten zijn. De inkooppakkettenlijst van PIANOo geeft u een indicatie in welke segmenten inkoopactiviteiten plaatsvinden. De lijst is niet  specifiek opgesteld voor onderwijsorganisaties maar biedt een goed beeld van de verschillende inkooppakketten.

Meer informatie: Inkooppakkettenlijst

CPV-codes en aanbestedingsregime

Het overgrote deel van alle dienstenopdrachten valt onder het reguliere aanbestedingsregime van de Aanbestedingswet 2012. Enkele CPV-codes die gerelateerd zijn aan onderwijsinkoopactiviteiten vallen onder de noemer ‘sociale en andere specifieke diensten’. Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigd aanbestedingsregime.

Voorwerp van de opdracht

Sommige onderwijsinstellingen plaatsen veel (en soms zelfs alle) inkoopactiviteiten onder het regime voor sociale en andere specifieke diensten, vanuit de optiek dat de aard van de organisatie met zich meebrengt dat u als onderwijsinstelling voor het regime van sociale en andere specifieke diensten kunt kiezen. Deze redenatie is onjuist. U dient te kijken naar het voorwerp van de opdracht en niet naar de aard van de organisatie.

Volledige of vereenvoudigde regime

De toelichting op de CPV-codes  (van de Europese Commissie) verheldert de CPV-codes die gerelateerd zijn aan onderwijs helaas niet nader. Het valt te betogen dat de meeste onderwijsdiensten ten behoeve van de bedrijfsvoering van de eigen organisatie valt onder het volledige aanbestedingsregime regime. Wanneer een onderwijsinstelling bepaalde activiteiten (zoals leermiddelen) inkoopt voor haar leerlingen, dan kunnen deze eerder geschaard worden onder sociale en andere specifieke diensten. Vanuit deze redenatie valt de inkoop van een administratiesysteem onder het volledige regime. Indien de inkoopactiviteit echter dichter in relatie tot de leerling staat en daarmee tot de wettelijke taak van de onderwijsinstelling, is er eerder sprake van een sociale en andere specifieke dienst.

Europese standaardprocedures

Boven de Europese drempelwaarden zijn  de openbare en de niet-openbare procedure de standaardprocedures. Voor opdrachten die onder normale omstandigheden worden uitgevoerd, kunt u kiezen uit een van deze 2 Europese standaardprocedures. Als u kiest voor een niet-standaard procedure vanwege een specifieke omstandigheid, moet u het bestaan van die specifieke omstandigheid kunnen aantonen.

Meer informatie:
Sociale en andere specifieke diensten 
Europese standaardprocedures 
Europese specifieke procedures 
Dossier: CPV codes

Programma van Eisen (PvE) leermiddelen

Op basis van de eisen en wensen die u stelt formuleert u een uitvraag. De hoofdregel is dat aanbestedende diensten gunnen op basis van de Beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). Bij BPKV weegt u naast prijs ook kwaliteitsaspecten mee in de beoordeling van inschrijvingen. Bij het leveren van leermiddelen kan een marktpartij bijvoorbeeld dienstverlening aanbieden die de onderwijsinstelling ontzorgt. Als er sprake is van het inkopen van nog te ontwikkelen materiaal kunnen inhoudelijke kwaliteitskenmerken, zoals het didactisch ontwerp van een methode, de toegepaste illustraties en de gebruikersvriendelijkheid een rol spelen.

Kwaliteitseisen mogen niet zodanig worden geformuleerd dat er sprake is van het 'toeschrijven' van een eis naar één bepaalde leverancier. Het stellen van een verzameling eisen die slechts door één leverancier kan worden geleverd, vervalst de mededinging en is daarom niet toegestaan.

PO-Raad: Programma van Eisen

De PO-Raad en de VO-raad hebben een vernieuwd Programma van Eisen (PvE) voor de leermiddelenmarkt uitgebracht. Dit programma ondersteunt u bij het opstellen uw eigen Programma van Eisen voor zowel hardcopy als digitale leermiddelen. 

Meer informatie:
Dossier: BPKV
Document: Programma van Eisen Leermiddelenketen

Effect boekenfonds op aanbesteding

Voor het inkopen van bestaande leermiddelen is onderscheid tussen het werken met een intern boekenfonds en het werken met een extern boekenfonds.

Intern boekenfonds

Als bij een intern boekenfonds geen diensten door externe marktpartijen worden geleverd is het alleen afhankelijk van de hoeveelheid boeken die de onderwijsinstelling wil inkopen of er een aanbestedingsplicht is. Een hoeveelheid boeken die in waarde boven de Europese drempelwaarde uit gaat komen wordt gezien als een aanbestedingsplichtige levering.

Deze levering moet door concurrentiestelling conform de Aanbestedingswet 2012 worden georganiseerd. Alleen wanneer het gaat om een leverancier die als enige bepaalde boeken uitgeeft en niet levert aan boekhandels is er sprake van een uitsluitend recht (artikel 2.32, onder b van de Aanbestedingswet 2012) en hoeft er niet te worden aanbesteed omdat in dat geval concurrentiestelling niet mogelijk is. Deze situatie zal zich slechts zelden voordoen bij leermiddelen.

Externe boekenfonds

Bij een extern boekenfonds moet de prijs voor de dienstverlening van de distributeur en de waarde van de boeken bij elkaar opgeteld worden om te bepalen of en op welke wijze de opdracht aanbesteed moet worden. Zijn de kosten van de distributie hoger dan de waarde van de boeken, dan wordt het wordt gezien als een aanbestedingsplichtige dienst, zijn de kosten van de boeken hoger dan van de distributie, dan wordt het gezien als een aanbestedingsplichtige levering. Voor het inkopen en laten verspreiden van leermiddelen zal het in bijna alle gevallen om een levering gaan.

ICT-gerelateerde inkoopactiviteiten

PIANOo heeft generieke informatiepagina’s over onderstaande onderwerpen. Indien u een ICT-oplossing wenst in te kopen, dan is mogelijk het gehele ICT-dossier voor u interessant. Onderwijsinstellingen hebben doorgaans te maken met de volgende oplossingen:

  • Inkoop ICT-hardware 
  • Inkoop ICT-software
  • Cloudoplossingen
  • Netwerken

Meer informatie:
ICT categorieën 
Geleerde lessen inkoop software 
Keuzehulp devices  op kennisnet.nl

Meer informatie

Leermiddelenmonitor  op slo.nl
Leermiddelen & ICT  op vo-raad.nl