Stappenplan innovatiepartnerschap

Innovatiepartnerschap kunt u gebruiken voor de aanschaf van producten, werken en diensten die nog niet op de markt beschikbaar zijn (of in ieder geval niet met het door u gewenste prestatie niveau). U definieert het probleem of de behoefte en bedrijven stellen innovatieve oplossingen voor. Na het uitvoeren van de onderzoeks- en ontwikkelingsfase, kunt u het product, werk of dienst in commerciële volumes inkopen onder de voorwaarden die u bij de start van het innovatiepartnerschap bent overeengekomen.

Het stappenplan voor een innovatiepartnerschap bestaat uit 4 stappen, waarbij elke stap een aantal op elkaar aansluitende onderdelen bevat.

Stap 1: Vraagarticulatiefase

De vraagarticulatie voor een innovatiepartnerschap valt uiteen in 4 delen:

  • Vaststellen van de scope
    Welke minimale eisen (functioneel of anderszins) stelt u aan de te ontwikkelen innovatie? Oftewel, wat is de scope van het innovatiepartnerschap? Voor het vaststellen hiervan kunt u een behoefteanalyse uitvoeren en aansluiting zoeken bij de innovatieagenda van uw organisatie. Denk ook na wat de minimale eisen zijn waaraan de innovatieve oplossing moet voldoen. En hoeveel van de ontwikkelde producten verwacht u wenst af te nemen? Toets ook of vraagstuk wel een innovatieve oplossing nodig heeft, bijvoorbeeld door het bevragen van experts, het doen van patentenonderzoek en het organiseren van een marktconsultatie.
  • Eisen aan potentiele partners
    Aan welke voorwaarden moeten uw innovatiepartners voldoen? Denk hierbij aan competenties, rol in de samenwerking, het portfolio of de capaciteit om onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden uit te voeren. Bedenk ook of u een partnerschap wilt met een of meerdere partijen en welke kansen u uw nieuwe partner biedt.
  • Samenwerking met andere aanbesteders
    Lopen collega’s van andere aanbestedende diensten tegen dezelfde vraag aan? Dan valt het te overwegen gezamenlijke een innovatiepartnerschap met deze diensten te starten. Onderzoek dan wel eerst of deze diensten er met dezelfde doelen instappen. En hoe u de kosten verdeeld.
  • Vormgeving van het innovatiepartnerschap
    Onderzoek en stel vast de duur en fasen voor het onderzoek en ontwikkeling die passen bij uw vraagstuk, tussentijdse beëindiging, de manier waarop u met partijen wil samenwerken, welke minimale prestaties u verwacht, inventariseer ook kansen en risico en bepaal hoe met intellectueel eigendom omgegaan kan worden.

Stap 2: Opstellen aanbestedingsstukken

De vraagarticulatie leidt tot opgestelde aanbestedingsstukken. In de aanbestedingsstukken neemt u op ten minste minimumeisen en de selectie- en gunningscriteria. Beschrijf ook hoe u wenst om te gaan met het intellectueel eigendom. Bij het opstellen van de aanbestedingsstukken gelden er een aantal voorwaarden uit de Aanbestedingswet 2012 en specifieke aandachtspunten.

  • Selectiecriteria
    Welke partijen zijn geschikt om deel te nemen aan het innovatiepartnerschap. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat u partijen in ieder geval selecteert op basis van hun innovatief vermogen.
  • Gunningscriteria
    Op basis van gunningscriteria kiest u de beste inschrijvers. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat u bij het innovatiepartnerschap altijd gunt op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
  • Intellectueel eigendom
    De aanbestedende dienst bepaalt wie, wanneer, welk intellectueel eigendom krijgt. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat u dit bij het innovatiepartnerschap in uw aanbestedingsstukken opneemt.
  • Raming
    De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor een raming te geven van de inkoopwaarde in de commerciële fase. Dit is een verwachting, de werkelijke waarde en kostprijs kan natuurlijk pas gaandeweg precies vastgesteld worden.
  • Gefaseerde prestaties
    Prestaties, criteria en prijs specificeert u per fase. Stel ook vast hoe lang elke onderdeel van het innovatiepartnerschap duurt en hoeveel partijen mogen meedoen.
  • Beëindiging
    Na elke fase herijken zowel aanbestedende dienst als aanbieder het partnerschap: go/no-go voor de volgende fase. Neem daarom in de uitvraag en in de mededingingsfase voorwaarden en criteria op voor tussentijdse beëindiging.
  • Rollen
    Partnerschap is een andere relatie dan simpelweg opdrachtgever-opdrachtnemer. Welke rollen en verantwoordelijkheden horen bij elke partner? Dit werpt ook de vraag op: is er voldoende expertise bij de aanbestedende dienst aanwezig om het partnerschap effectief en efficiënt te realiseren? Inhoudelijke kennis lijkt essentieel.
  • Risico's
    Zorgvuldige assessment van risico’s gedurende het hele partnerschap, inclusief afspraken wie welke risico’s, in welke mate, op zich neemt. Vaak is het niet mogelijk of zelfs niet slim om de zaken volledig dicht te timmeren – dan is het in ieder geval nodig om de risico’s te adresseren en vast te legen ‘hoe ermee om te gaan’.
  • Meerdere aanbieders
    Wanneer wordt gekozen om het partnerschap met meerdere aanbieders aan te gaan, moet de mate van kennisuitwisseling tussen de verschillende aanbieders en hun innovatietrajecten helder worden vastgelegd. De concurrentiegerichte dialoog bevat hiervoor handvatten.
  • Vertrouwelijke informatie
    Innovatie raakt snel de kern van de koers van bedrijven. Deze koers is vaak vertrouwelijk. Leg daarom vast op welke wijze u omgaat met deze vertrouwelijke informatie en hoe u borgt dat u de betrokkenen zich hieraan zullen houden.

Stap 3: Mededingingsfase

De mededingingsfase van het innovatiepartnerschap is in grote lijnen gelijk aan de mededingingsprocedure met onderhandeling. Uiteraard verschilt de inhoud van de inschrijvingen wel door de aard van de procedure. Partijen doen op basis van de aanbestedingsstukken een eigen voorstel. In dit voorstel geven ze aan de maximale prijs voor de afname in de commerciële fase, de prijs voor de onderzoek- en ontwikkelingsfase en de te leverden kwaliteit.

Beoordeling inschrijving

Vervolgens doet u een interne beoordeling van deze eerste inschrijving. Daarna voert u gesprekken met de partijen die zich ingeschreven hebben. In deze gesprekken kan over alles met uitzondering van de minimumeisen en beoordelingscriteria gesproken worden. Aanbevolen wordt zeker te spreken over de verdeling van risico’s en het intellectueel eigendom en hoe beide partijen uit elkaar gaan als de innovatie onverhoopt mislukt.  Na deze gesprekken mogen de inschrijvers hun inschrijving aanpassen, maar dit is niet verplicht. Passen partijen hun inschrijving aan, dan beoordeelt deze opnieuw. Vervolgens start u de volgende onderhandelingsronde. Zijn alle onderhandelingsrondes doorlopen? Dan mogen de inschrijvers een definitieve inschrijving indienen. Deze beoordeelt u opnieuw, waarna u de deelnemers van het innovatiepartnerschap vaststelt.

Stap 4: onderzoek- en ontwikkelingsfase

De onderzoek- en ontwikkelingsfase kan worden onderverdeeld in een of meerdere onderdelen. Dit kan voor elk innovatiepartnerschap anders zijn. Mogelijke onderdelen zijn:

  • verkenning van de haalbaarheid
  • proof of concept, ontwikkelen van een prototype
  • laboratoria-, fabrieks-, systeem- of gebruikerstesten
  • pilotprojecten
  • certificering

Voor de inrichting van deze stappen zijn lessen en handvatten uit andere instrumenten te gebruiken als de SBIR-competitie. Elke stap wordt apart afgerekend en na elke stap volgt een nieuwe beoordeling. U kunt ervoor kiezen om het aantal deelnemers terug te brengen en eventueel besluiten om het innovatiepartnerschap te beëindigen. Om de juiste stappen in de onderzoek- en ontwikkelingsfase te kiezen wordt geadviseerd hiervoor in fase 1 een marktconsultatie uit te voeren en experts te raadplegen.

Het ligt voor de hand om tijdens de onderzoek- en ontwikkelingsfase nauw samen te werken met deelnemers van het innovatiepartnerschap. Zo weten zij snel of de innovatieve oplossing nog voldoet aan uw specifieke wensen. Als aanbestedende dienst houdt u goed de vinger aan de pols en kunt u verrassingen voorkomen.

Vroegtijdige beëindiging

Mocht u het innovatiepartnerschap vroegtijdig willen beëindigen, dan is het van belang de gronden hiervan op te nemen in de aanbestedingstukken. Redenen om het innovatiepartnerschap eerder te beëindigen kunnen zijn:

  • technologische ontwikkelingen voor het probleem onder deelnemers buiten het innovatiepartnerschap
  • het achteraf niet haalbaar blijken van de onderhandelde minimale prestaties en maximale prijs

Stap 5: Commerciële fase

In de commerciële fase vindt de aankoop van de ontwikkelde producten, diensten of werken plaats. Hebben meerdere partijen succesvol het innovatiepartnerschap doorlopen, dan kunnen alle overblijvende partners een commerciële inschrijving doen. Beoordeling gebeurt dan op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding, met het in de onderhandelingsfase vastgestelde kwaliteitsminimum en prijsmaximum. Deze inkoop kan bijvoorbeeld verlopen zoals de inkoop binnen een raamcontract. Ook in de commerciële fase kan de opdracht worden gegund aan meerdere partners van het innovatiepartnerschap. Het is raadzaam om ook hierover op voorhand afspraken te maken.