Aan de slag met Publiek Private Samenwerking (PPS)

Toon pagina in menu

Bij Publiek Private Samenwerking (PPS) werken publieke en private partijen voor een langere periode volgens een afgesproken risicoverdeling samen om een opgave te realiseren. U als aanbestedende dienst kunt de opgave zelf onder directe aansturing uitvoeren of één of meer onderdelen kunnen samen met of door marktpartijen worden uitgevoerd. Er zijn tevens meerdere vormen van PPS. Er zijn meerdere aandachtpunten waar u rekening mee dient te houden wanneer u aan de slag gaat met PPS.

Voorbereiding 
Bepalen opgave (scope)   
Inkoopstrategie  
Innovatie  
Bepaal de mate van vrijheid ontwerp  
Stuur op output  
Duurzaamheid  
Samenwerking 
Contractbeheersing

Voorbereiding

Een goede voorbereiding maakt veel uit. Bij PPS werkt u als aanbestedende dienst voor een langere tijd samen met een of meerdere marktpartijen. Omdat publieke en private partijen andere prikkels hebben is het verstandig om vooraf te zorgen dat bij een samenwerking de wederzijdse belangen, doelen, percepties en risico’s helder zijn. PPS kent andere verdienmodellen dan andere samenwerkingsvormen. Neem daarom ook de tijd voor een goede voorbereiding.

Bepalen opgave (scope)

Om te bepalen wat de meest geschikte benadering voor de opgave is bakent u het probleem af. Wat hoort er wel, en wat hoort er niet bij. Daarbij houdt u onder meer rekening met de ambities en doelstellingen van de eigen organisatie. Het probleem kan in veel gevallen op meerdere manieren worden aangepakt.

Onderzoek naar de scope en de meest geschikte benadering van het probleem is essentieel en vormt de basis voor het vervolg. In deze context zijn verkennende studies, kosten-baten analyse, PPC, marktverkenning, marktconsultatie en business cases bekende instrumenten. De instrumenten bieden ook de mogelijkheid om de kansen voor innovatieve en/of duurzame oplossingen in kaart te brengen.

Meer informatie:
Handleiding PPC 
Afweegkader water HWBP  
Handleiding publieke business case   
Maatschappelijke kosten-batenanalyse (MKBA)   
Leidraad MKBA 2013 

Inkoopstrategie

De aanbestedende dienst stelt vervolgens de inkoopstrategie op waar de (project) opgave wordt afgebakend en de meest geschikte inkoopbenadering met bijbehorend risicoprofiel staat uitgewerkt. Dat vormt de basis voor wat de aanbestedende dienst zelf wil doen, wil uitbesteden of samen met de markt wil oppakken om haar ambities en doelstellingen te realiseren.

Meer informatie: Inkoopproces - Inkoopstrategie

Innovatie

(Project) opgaven vragen steeds meer om innovatieve oplossingen. Transities, technologische ontwikkeling en ambities op het gebied van duurzaamheid, digitalisering en informatievoorziening zorgen daarvoor. Een innovatie kan vernieuwend of geheel nieuw zijn. Het uitvragen van innovatie kent een ander risicoprofiel dan bij een reguliere uitvraag. Innovatie kan bijvoorbeeld niet voldoen als oplossing en bij innovatie gaat de kost veelal voor de baat. Sommige innovaties komen op de langere termijn tot hun recht en andere komen als prototype tot hun recht. Het proces en business case dient daarop te worden afgestemd.

Meer informatie:
Innovatiekoffer  
Innovatiegericht inkopen in de GWW

Bepaal de mate van vrijheid ontwerp

Als opdrachtgever geeft u in een ambitiedocument de kaders aan waar het ontwerp aan moet voldoen gelet op de wensen, eisen, visie en inpassing. De opdrachtgever kan de opdrachtnemer op verschillende niveaus laten meedenken over het ontwerp: al op het niveau van het schetsontwerp, op het niveau van het voorlopig ontwerp en op het niveau van het definitief ontwerp. De mate waarin de opdrachtnemer kan meedenken, bepaalt zijn mate van ontwerpvrijheid. Deze ontwerpvrijheid kunt u het voordeel opleveren dat de opdrachtnemer komt met duurzame en innovatieve ideeën. Heeft hij alleen inbreng bij het definitief ontwerp, dan zijn veel kaders al vastgelegd. Juist bij geïntegreerde contracten is een grote ontwerpvrijheid gebruikelijk en van toegevoegde waarde. Hetzelfde geldt voor de architectonische vrijheden. 

Stuur op output

Een verschil met traditioneel inkopen is dat de opdrachtgever bij een geïntegreerde contracten zijn functionele eisen en wensen formuleert en vastlegt in een outputspecificatie. Zoals de naam al doet vermoeden, is het belangrijk dat de eisen in termen van de gewenste prestatie worden geformuleerd: de opdrachtgever schrijft niet voor hoe het project er exact uit moet zien, maar geeft aan welke kwaliteit hij gedurende de looptijd van het hele project wil zien. Het is vervolgens aan de markt om op een slimme en creatieve manier invulling te geven aan deze eisen. Op wensen wordt gestuurd via de gunningscriteria: marktpartijen kunnen in de aanbesteding punten verdienen door zo goed mogelijk in te spelen op de wensen van de inkoper.

Meer informatie: Inkoopproces - Technisch of functioneel specificeren

Duurzaamheid

Wilt u duurzaamheid meenemen in uw inkoopproces? Dan zult u vooraf goed moeten bedenken wat u ermee wilt bereiken.

PPS kan duurzaamheidsambities bevorderen. Een investering in duurzaamheid heeft aan de voorkant van het project een prijskaartje. Maar doordat geïntegreerde contracten een langere looptijd hebben, kan die investering zichzelf gedurende het verloop van het contract terugverdienen. Bijvoorbeeld doordat de energierekening lager uitpakt. Of doordat de onderhoudscyclus efficiënter wordt ingericht.

Meer informatie:
Dossier: Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) 
MVI binnen de GWW 
Productgroepen/MVI-criteria

Samenwerking

Een geïntegreerd contract loopt lange tijd door: in de praktijk tussen de 10 en 30 jaar na de realisatie. Dit betekent dat opdrachtgever en opdrachtnemer gedurende die looptijd met elkaar door één deur moeten kunnen. Vraag en aanbod op elkaar afstemmen is belangrijk om vanuit de gewenste output beide partijen tot elkaar te brengen. Na oplevering begint de eigenlijke samenwerking. Hoe verloopt de dagelijkse praktijk? Bij veel projecten wordt gewerkt met een kwaliteitsplan waarin ook omgangsvormen en procedures zijn vastgelegd. De zogenaamde zachte kant is essentieel voor de samenwerking. Publieke en private partners moeten bereid zijn om zich in te leven in elkaars situatie, de communicatie moet kloppen, er moet een spel van geven en nemen ontstaan. Een goede samenwerking is cruciaal voor het succes van het project. Het is belangrijk om hier zo vroeg mogelijk al de voorwaarden voor te scheppen. Zo zou u al in de inkoopfase marktpartijen moeten bevragen over hun visie op samenwerken.

Meer informatie: Inkoopproces - Markt betrekken bij specificatie

Concurrentiegerichte dialoog

Bij een geïntegreerde contractvorm wordt vaak een concurrentiegerichte dialoog gebruikt om een opdrachtnemer te vinden. Het gebruik van de procedure is niet verplicht maar door de dialoog met een mogelijke opdrachtnemer aan te gaan kan voordeel worden behaald. In de dialoog kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar begrijpen en plannen inhoudelijk optimaliseren. De concurrentiegerichte dialoog kent vaak meerdere rondes waar inhoudelijke onderwerpen worden behandeld.

Meer informatie: Inkoopproces - Concurrentiegerichte dialoog 

Contractbeheersing

Vanzelfsprekend is contractbeheersing een belangrijk onderwerp. Een goede dienstverlening staat centraal. De opdrachtnemer heeft de aantoonplicht dat de dienstverlening conform de gestelde eisen loopt. Voldoet de opdrachtnemer niet aan de gestelde eisen dan volgt er een waarschuwing en mogelijk een sanctie. De opdrachtgever werkt hierbij volgens Systeem Gerichte Contractbeheersing (SCB). Naast SCB is het altijd goed om met elkaar in gesprek te blijven.

Meer informatie:
Inkoopproces - Uitvoeren inkoopopdracht 
Contractbeheersing in de GWW 
Document: Contractbeheersing voor geïntegreerde contracten

Door naar: Publiek Private Samenwerking (PPS) toegelicht