Een kunstwerk aanbesteden middels een prijsvraagprocedure
Het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam is een academisch ziekenhuis waar zorg, wetenschap en onderwijs evenals gastvrijheid centraal staan. Het gebouw is ruim van opzet, straalt rust uit en leent zich daarom goed voor het tonen van kunst. Omdat er voor kunst geen uitzondering geldt in de aanbestedingswet, moeten ook kunstaankopen worden aanbesteed. Niet zomaar een aanbesteding. (oktober 2022)
Praktijkvoorbeeld prijsvraag
De inkoopafdeling van het Erasmus MC wilde graag een aanbestedingsprocedure inzetten die goed aansluit bij de aanschaf van een kunstwerk: namelijk een prijsvraag, waarbij kunstenaars zich kunnen onderscheiden met hun creativiteit door het indienen van een uniek ontwerp. Aan AevesBenefit de taak om deze uitzonderlijke procedure te begeleiden.
Niet-openbare variant
De aanbesteding moest leiden tot een nieuw kunstwerk op het voorplein van het Erasmus MC. De prijsvraag vond plaats volgens de niet-openbare variant, waarbij het aantal aanbieders wordt beperkt door een pre-kwalificatie. Hierdoor ontstaan 2 fases.
Fase 1 Plan van Aanpak
Aan geïnteresseerde kunstenaars is gevraagd een visie te schrijven met een voorstel in de vorm van een plan van aanpak. In het plan moest de kunstenaar de keuze voor zijn gekozen locatie onderbouwen en aangeven waarom zijn kunstwerk zou aanspreken bij het publiek. Uiteraard werden er ook eisen gesteld aan het kunstwerk, zoals maximale kosten, een uiterlijke opleverdatum, levensduur en de hoogte van de onderhoudskosten. Tot slot moesten inschrijvers voldoen aan 2 kerncompetenties: ervaring met het ontwerpen van kunstopdrachten in publieke buitenruimtes enerzijds en ervaring met kunstontwerpen die passen bij de architectuur van het betreffende gebouw en de doelgroep anderzijds.
Fase 2 Uitwerking en presentatie
Na ranking op basis van de scores op de visie met plan van aanpak gingen 3 kunstenaars van de 16 inschrijvingen door. Zij werkten het ontwerp verder uit en mochten individueel hun ontwerp presenteren aan de jury. De vorm van deze presentatie stond vrij. Zo liet een kunstenaar een video zien, betrok de ander een digitaal ontwerpprogramma in de presentatie, werden er miniaturen gepresenteerd van de mogelijke kunstwerken en werd het materiaal waarmee het kunstwerk gemaakt zou gaan worden meegebracht om te laten zien. Vervolgens is de winnaar bepaald.
Evaluatie
Om het creatieve proces dat daarmee gepaard gaat optimaal ruimte te geven, is binnen de 2 fases van de procedure voldoende tijd gegeven aan de kunstenaars voor het uitwerken van de inschrijvingen. Ook heeft de projectgroep goed nagedacht over het enerzijds zorgvuldig stellen van randvoorwaarden, en anderzijds veel opties open laten. Door de aanbesteding niet “dicht te timmeren”, konden kunstenaars hun creativiteit optimaal aanspreken.
Volledige praktijkvoorbeeld
Lees het volledige praktijkvoorbeeld Kunstig aanbesteden: Een kunstwerk aanbesteden middels een prijsvraagprocedure op de website van Consultancy.nl.