Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging

Toon pagina in menu

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging wordt ook wel 'gunning uit de hand' genoemd. In de Aanbestedingswet 2012 vindt u de specifieke bepalingen met betrekking tot deze procedure in de artikelen 2.32 tot en met 2.37. 

U mag deze procedure alleen toepassen als één van de onderstaande specifieke omstandigheden van toepassing is. Houd in gedachte dat de toepassing van deze procedure zich beperkt tot zeer uitzonderlijke omstandigheden. 

Algemeen

  • Er zijn geen of geen geschikte inschrijvingen ontvangen.
    Als in een openbare of niet-openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ingediend of als bij een niet-openbare procedure geen enkel of geen geschikt verzoek tot deelneming is ontvangen is het toegestaan een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging te volgen.
    U mag de voorwaarden van de oorspronkelijke opdracht niet wezenlijk wijzigen. Ook moet u de Europese Commissie op haar verzoek een verslag overleggen. Hierin licht u de redenen voor toepassing van de procedure toe. Een inschrijving is ongeschikt als deze niet relevant is voor de overheidsopdracht, omdat zij, zonder ingrijpende wijzigingen, kennelijk niet voorziet in de in de aanbestedingsstukken omschreven behoeften en eisen van de aanbestedende dienst. Een verzoek tot deelneming is ongeschikt indien op de betrokken onderneming uitsluitingsgronden van toepassing zijn of deze niet aan de door de aanbestedende dienst gestelde geschiktheidseisen voldoet. Het begrip 'geen geschikte inschrijvingen' wordt zeer restrictief uitgelegd waardoor de toepassing van deze uitzonderingsgrond in de praktijk bijna niet mogelijk is.
  • Maar één specifieke ondernemer kan de opdracht uitvoeren.
    Soms kan maar één bepaalde ondernemer de opdracht  uitvoeren. Daar kan sprake van zijn als een aanbesteding als doel heeft het vervaardigen of verwerven van een uniek kunstwerk of het leveren van een unieke prestatie. Een andere reden kan zijn dat de mededinging om technische redenen ontbreekt. Dit geldt  wanneer uitsluitende rechten (met inbegrip van intellectuele eigendomsrechten) beschermd moeten worden. Voornoemde uitzonderingsgronden kunt u alleen toepassen indien er geen redelijk alternatief of substituut bestaat en het ontbreken van mededinging niet het gevolg is van een kunstmatige beperking van de voorwaarden van de aanbesteding (het toeschrijven naar één leverancier). Uit jurisprudentie volgt dat u moet kunnen bewijzen dat deze redenen het noodzakelijk maken om de opdracht aan één bepaalde ondernemer te gunnen.
  • De opdracht heeft dwingende spoed.
    Dit is aan de orde als de termijnen voor de openbare procedure, voor de niet-openbare procedure en voor de mededingingsprocedure met onderhandelingen tekortschieten. Voorwaarde is dat u deze spoed niet kon voorzien en deze ook niet aan u te wijten is. Uit jurisprudentie blijkt dat u de dwingende spoed moet kunnen aantonen en tevens dat u niet met een versnelde procedure kunt volstaan.
  • De opdracht vloeit voort uit een prijsvraag.
    Deze uitzonderingsgrond is van toepassing als een overheidsopdracht voortvloeit uit een prijsvraag en deze volgens de voorschriften van de procedure aan de winnaars van die prijsvraag gegund wordt en de aanbestedende dienst alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uitnodigt. 

Aanvullende werken of diensten

U kunt voor nieuwe werken of diensten tot 3 jaar volgend op de gunning van de oorspronkelijke overheidsopdracht de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen. Het moet gaan om de herhaling van soortgelijke werken of diensten en u dient de uitvoering toe te vertrouwen aan de ondernemer aan wie u de oorspronkelijke overheidsopdracht heeft gegund.

Verder gelden de voorwaarden dat:

  • De werken of diensten stemmen overeen met het basisproject waarvoor de oorspronkelijke opdracht is gegund met toepassing van de openbare procedure, niet-openbare procedure, concurrentiegerichte dialoog, mededingingsprocedure met onderhandeling, innovatiepartnerschap of met toepassing van de procedure voor sociale en andere specifieke diensten.
  • De aanvullende werken of diensten moeten deel uitmaken van het voorwerp van de oorspronkelijke overheidsopdracht.
  • De omvang van de aanvullende werken en diensten in de oorspronkelijke raming zijn meegenomen.
  • De aanbestedende dienst in de aankondiging van de aanbesteding van het basisproject heeft vermeld dat de procedure zonder aankondiging kan worden toegepast voor herhalingsopdracht(en).

Aanvullende leveringen

Bij aanvullende leveringen kunt u onder bepaalde voorwaarden gebruikmaken van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging.

De aanbestedende dienst kan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepassen:

  • Voor door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen die bestemd zijn voor de gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties
  • Voor door de oorspronkelijke leverancier verrichte aanvullende leveringen die bestemd zijn voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties. Dit voor zover verandering van leverancier u ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat met reeds verworven leveringen of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen. De looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen mag niet meer bedragen dan 3 jaar.
  • Voor op de grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen.
  • Voor de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden bij een leverancier die definitief zijn handelsactiviteit stopzet (faillissement) of een vergelijkbare procedure.
  • Voor de levering van producten die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd en waarvan de productie niet in grote hoeveelheden plaatsvindt met het doel de commerciële haalbaarheid van het product vast te stellen of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te delgen.

Gebruik van procedure motiveren

Deze procedure kent geen aankondiging. U moet achteraf bij de melding van de geplaatste opdracht via TenderNed in het EU-publicatieblad in het formulier 'aankondiging van een gegunde opdracht' motiveren waarom u deze procedure gebruikt heeft. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt daarnaast dat u als aanbestedende dienst op objectieve gronden moet kiezen welk type aanbestedingsprocedure u toepast en welke ondernemers u toelaat tot de procedure (artikel 1.4 van de Aanbestedingswet 2012). U moet de keuze voor het toepassen van deze uitzonderingsprocedure op verzoek van een ondernemer schriftelijk kunnen motiveren. 

Beschrijving procedure

De aanbestedende dienst die de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging toepast doorloopt de volgende stappen. De aanbestedende dienst:

  • onderhandelt met de betrokken ondernemers;
  • maakt een proces-verbaal van de opdrachtverlening;
  • deelt de gunningsbeslissing mee;
  • kan de overeenkomst sluiten;
  • maakt de aankondiging van de gegunde opdracht bekend.

U hoeft de opdracht niet vooraf aan te kondigen in het EU-publicatieblad. Afhankelijk van de bijzondere omstandigheden, onderhandelt u met een of meerdere inschrijvers over de prijs en uitvoeringscondities. Als maar één inschrijver in staat blijkt de opdracht uit te voeren, onderhandelt u alleen met die partij.

U gunt de opdracht op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding of op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit of op de laagste prijs. Indien u op laagste prijs wilt gunnen moet u dit in de aanbestedingsstukken motiveren.

Voordelen:

  • Korte procedure, termijnen in de procedure zijn niet voorgeschreven.
  • Onderhandelen geeft veel ruimte aan de aanbestedende dienst en de aanbieder om elkaar te vinden.
  • U kunt ervaringen uit het verleden in de procedure betrekken.

Nadelen:

  • Beperkte concurrentiedruk op aanbieder, daardoor niet altijd beste prijs-kwaliteitverhouding.
  • Minder transparant.