Bedrijvenregister zorgt voor zichtbaarheid mkb’ers bij opdrachtgevers Steenwijkerland

“Het aanbestedingsbeleid van de gemeente stond altijd hoog op de agenda van onze ledenvergaderingen”, zegt Gerdi de Vries, accountmanager bij Business Club Steenwijkerland. “Ondernemers wisten niet dat er een bepaalde aanbesteding was geweest of hadden het gevoel geen eerlijke kans te maken om opdrachten binnen te halen.” Het bestuur besloot dit vraagstuk voor te leggen aan de gemeente. “Gezamenlijk kwamen wij tot een aantal verbeterpunten in het aanbestedingsbeleid. Een van de conclusies was dat medewerkers van de gemeente geen goed zicht hadden op de bedrijven uit Steenwijkerland.”

Register met 400 bedrijven

Om duidelijker te maken wat de lokale bedrijven te bieden hebben, zette de Business Club in 2018 een bedrijvenregister op voor bedrijven die zouden willen leveren aan de gemeente. “Het register staat open voor alle bedrijven met een hoofdvestiging of filiaal in onze gemeente”, legt De Vries uit. “Je hoeft daarvoor niet per se lid te zijn van onze ondernemersvereniging.” Inmiddels staan ongeveer 400 bedrijven met hun contactgegevens en profiel in het register. “Ondernemers reageren heel positief. Het contact met de gemeente verloopt hiermee veel effectiever dan wanneer je verschillende afdelingen zou moeten afbellen om je diensten kenbaar te maken.”

Onbekend maakt onbemind

Ook de gemeente Steenwijkerland is tevreden met het bedrijvenregister. “We betrekken graag het lokale mkb bij onze plannen en dit is een goed middel daarvoor”, zegt Bram Harmsma, wethouder Economische Zaken. “We willen bovendien een excellent vestigingsklimaat creëren, de werkgelegenheid stimuleren en een mkb-vriendelijke gemeente zijn en dan helpt het om via het register bedrijven te vinden. Want onbekend maakt onbemind.”

Voor onderhandse aanbestedingen

“Als gemeente zetten we het bedrijvenregister in bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen”, zegt Erik van der Kamp, inkoopadviseur bij de gemeente. “Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen is het beleid dat de betrokken vakafdeling 3 bedrijven voorselecteert. Het streven is om 2 bedrijven uit Steenwijkerland en 1 uit een aangrenzende gemeente te benaderen.”

Shortlist van 5 bedrijven

Na de voorselectie kondigt de gemeente de aanbesteding aan op de website, via een speciale nieuwsbrief over aanbestedingen en social media. “Niet-voorgeselecteerde bedrijven kunnen online hun interesse in de aanbesteding kenbaar maken”, zegt Van der Kamp. “Uit de geschikte aanmeldingen worden nog 2 bedrijven geloot die toegevoegd worden aan de shortlist. Die kunnen uit heel Nederland komen. Zo komen we tot een shortlist van 5 bedrijven, waarna de formele aanbestedingsprocedure start waarbij elke inschrijver evenveel kans maakt om de opdracht binnen te halen.”

Bredere samenwerking

De gemeente en de Business Club hebben elkaar op meerdere fronten gevonden. “Dat begon bij de gezamenlijke ambitie om bedrijventerreinen toekomstbestendig te maken”, zegt Harmsma. “Maar we gaan nu ook met elkaar in gesprek voor bijvoorbeeld ons circulair inkoopbeleid. We kunnen als gemeente wel een mooi verhaal op papier zetten, maar hoe reëel is dit in de ogen van het bedrijfsleven?”

Als sparringpartners

Van der Kamp vult aan: “Als gemeente hebben we het MVOI-manifest ondertekend (voor maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen, red.) en ons daarmee gecommitteerd aan het opstellen van een actieplan. Dit actieplan werken we uit in dialoog met de Business Club. We zijn echt sparringpartners van elkaar. Ik zou elke gemeente zo’n ondernemersvereniging gunnen.”

Aandacht voor het mkb

Ook De Vries ziet dat de gemeente en ondernemers elkaar via de Business Club goed weten te vinden op tal van thema’s. “Dat gaat van arbeidsmarktparticipatie en mobiliteit tot stikstof en duurzaamheid. In al die thema’s heb je elkaar nodig.” Volgens De Vries is er in de samenwerking oog voor de mkb-bedrijven. “Samen met de gemeente organiseren we workshops over hoe aanbestedingen werken. Fijn is ook dat de gemeente opdrachten verspreid over meerdere partijen, zoals meerdere bakkers en meerdere bloemisten. Kortom, de gemeente is een stuk toegankelijker en het aanbestedingsbeleid een stuk transparanter geworden. Het is allang geen agendapunt meer op onze ledenvergaderingen.”

Tips van Gerdi de Vries, Bram Harmsma en Erik van der Kamp

Stel contact boven contract: zorg dat je niet alleen bezig bent met regels, maar kijk vooral wat je als gemeente nodig hebt en wat bedrijven kunnen bieden.

• Zet als gemeente niet zelf een bedrijvenregister op. Een ondernemersvereniging kan dit veel beter.
• Zet als ondernemersvereniging een bedrijvenregister op in overleg met de gemeente. Zo kun je ook afspraken maken over het gebruik ervan.
• Andere ondernemersverenigingen en gemeenten kunnen het goed lopende bedrijvenregister uit Steenwijkerland in hun eigen gemeente gebruiken. Zelf het wiel uitvinden is dus niet nodig.

Beter Aanbesteden

Met dit artikel brengt het programma Beter Aanbesteden de ervaringen van Steenwijkerland graag bij andere gemeenten en aanbestedende diensten onder de aandacht. Het is een inspirerend voorbeeld van hoe je de toegang van het MKB tot opdrachten kunt vergroten, een belangrijk beleidsdoel in veel coalitie- of bestuursakkoorden.