Met deze aanbesteding combineert Helmond duurzaam en sociaal inkopen

Gemeente Helmond is een voorloper op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). Haar aanbesteding voor het inzamelen en verwerken van textiel is hier een sprekend bewijs van. Draagvlak voor MVI binnen de gemeente hielp bij het mogelijk maken van die aanbesteding. "MVI is niet alleen een kunstje van inkoopteams." (mei 2019)

Praktijkvoorbeeld Maatschappelijk Verantwoord Inkopen/social return

De gemeente Helmond wilde duurzamer en socialer textiel inzamelen en verwerken. Daarom stelde ze hiervoor een aanbesteding op. Stichting Kringloopwinkel Helmond won deze aanbesteding dankzij een concreet en gedetailleerd plan van aanpak.  

Voordelen

  • Door na kritische feedback van de markt op onze doelstellingen toch vast te houden aan onze ambities, bewezen we dat er meer mogelijk is dan je denkt.
  • Durf specifieke, functionele eisen in uw aanbesteding te stellen. De markt heeft de kennis en ervaring die u nodig hebt in huis.
  • Dankzij onze initiatieven om draagvlak te creëren is er meer begrip binnen de organisatie voor MVI. Dat MVI in het aanbestedingsteam gedragen werd was een kritische succesfactor.

Nadelen

  • Bij een volgende aanbesteding willen we tijdens de inkoopfase meer onze tijd nemen. Dan hadden we nóg meer kunnen bereiken. Kwaliteit kost tijd.

Thea Musters, medewerker Inkoop bij de gemeente, vertelt waarom deze aanbesteding goed past bij de doelstellingen van haar organisatie: "Met ons Actieplan MVI willen we innovatief, circulair en klimaatneutraal inkopen stimuleren. Daarnaast zetten we in op social return: het aan een baan helpen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat komt bij deze aanbesteding allemaal samen."Eén van de doelstellingen in het kadernotitie afvalbeleid is het verduurzamen van de afvalstromen", vertelt Thomas van Ommeren, concern inkoper bij de gemeente. "We moeten minstens 75% van ons afval hergebruiken. We zaten in 2017 al op 70% en met behulp van deze aanbesteding kunnen we op het gewenste percentage uitkomen. Daarnaast zorgt de textielindustrie voor 25% van de watervervuiling wereldwijd. Je kan hier dus echt impact maken."

Ambities hoog houden 

Even terug naar het begin. Het verhaal van deze aanbesteding start bij de grote textiel-inzamelcontainers in Helmond. Voor Van Ommeren was het onduidelijk wie daar de eigenaar van was. "We hadden te weinig regie op de inzameling. De markt bleek een 'cowboymarkt' te zijn; kleding is namelijk geld waard. Dat wilden we als gemeente veranderen. We wilden de inzameling en verwerking van textiel sociaal en duurzaam maken. Hiervoor moesten we een aanbesteding opstellen."

Dat begon met het in kaart brengen van de huidige situatie. "We gingen alles na", zegt Van Ommeren. "Hoe is textielinzameling in de regio georganiseerd? Wie zijn spelers op de textielmarkt? En hoe ziet hun netwerk eruit?"

Met de uitkomsten van dit onderzoek deden Van Ommeren en zijn team een uitvraag naar de markt, bedoeld om de haalbaarheid van hun ideeën te peilen. "De markt gaf ons terug dat onze ambities en doelstellingen erg ambitieus waren. Dat zij er nog niet klaar voor was. Maar we besloten vast te houden aan onze ambities, en stelden waar nodig onze minimumeisen bij. We gingen nog steeds voor écht MVI."

Markt consulteren

De volgende stap was het organiseren van een marktconsultatie. Musters: "We gingen de dialoog aan met de markt. Wij wilden bijvoorbeeld dat het sorteren in Helmond plaats zou vinden. Zou dat kunnen? Ook vroegen we hoe sorteerprocessen ingericht werden. En of ze inzicht in de processen van onderaannemers hadden."

Van Ommeren: "Daarna publiceerden we de aanbesteding, met 10 doelstellingen waar inschrijvers in hun plan van aanpak rekening mee moesten houden. Neem CO2-uitstoot. Hoe meer transportstromen, bijvoorbeeld doordat een sorteerlocatie in Friesland zit, dan scoor je op dat punt lager. Tenzij je van elektrisch vervoer gebruik maakt, natuurlijk. Daarnaast vroegen we ook om positieve sociale impact. De winnaar verstrekt bijvoorbeeld 2 keer per jaar een gratis kledingpakket aan de minima van Helmond."

Winnaar kiezen

Die winnaar was de Stichting Kringloopwinkel Helmond.  "Zij haalden de aanbesteding vooral binnen dankzij hun concrete plan voor het sorteren van textiel", aldus Van Ommeren. "Alle partijen konden textiel sorteren in verschillende stromen. Maar de Kringloopwinkel gaf heel concreet aan wat er na dat sorteren met de kleding gebeurt. De beste kleding gaat naar de winkel, soms na een herstelbezoek aan het naaiatelier. Wat overblijft gaat weer een nieuwe stroom in. Die stroom werd ook weer onderverdeeld. Denk bijvoorbeeld aan textiel dat een tweede leven krijgt als isolatiemateriaal. Die stromen bracht de stichting zeer nauwkeurig in kaart."

Het plan van aanpak had ook aandacht voor sociale doelstellingen. "Het scoorde hoog op het gebied van SROI", aldus Musters. "Onze doelstelling was om met de aanbesteding minimaal 2,5 fte extra SROI inzet te realiseren. Partijen konden bij een ruimer aanbod punten scoren in de gunning. Stichting Kringloopwinkel gaat voor tien fte. Daar zijn we erg blij mee. We kopen dus niet alleen duurzaam, maar ook sociaal in."

Naar de markt luisteren

Musters hoopt andere gemeentes te inspireren. "Natuurlijk is het inkoopvolume van onze gemeente niet heel groot. Maar als je klein denkt, zal er nooit iets veranderen. Als collega-gemeentes dezelfde kritische vragen aan de markt gaan stellen als wij, zullen meer duurzame aanbestedingstrajecten van de grond komen, en wordt het voor de markt aantrekkelijker om duurzamer te worden. Samen bereik je meer. En je bereikt áltijd iets, al is het maar meer bewustwording bij marktpartijen over duurzaam ondernemen."

"Ik ben blij dat we bij het opstellen van de aanbesteding veel tijd uitgetrokken hebben voor de strategiefase", zegt Van Ommeren. "Dat hadden we in de inkoopfase ook moeten doen, want toen was de planning wel te strak. Daarnaast ben ik blij dat we met onze functionele vraag de markt vrij hebben gelaten in het geven van oplossingen. De overheid claimt vaak te weten hoe het moet. Terwijl de markt de kennis en ervaring heeft. Wij hoefden bij deze aanbesteding alleen onze ambities en doelstellingen te schetsen, de rest vulde de markt vanzelf in. Dat werkt goed voor beide partijen."

Van Ommeren wil nog één punt benadrukken dat hem tevreden stemt. "De vergoeding die Stichting Kringloopwinkel per kilo textiel aan de gemeente betaalt, is het hoogste van alle deelnemende inschrijvers. Dat wil zeggen dat deze aanbesteding voor ons niet alleen de meest duurzame en sociale optie was, maar ook financieel het aantrekkelijkst. Hét bewijs dat duurzaam inkopen niet per se duurder hoeft te zijn."

MVI: iedereen draagt bij

De gemeente Helmond wil Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) bij aanbestedingen de norm maken. Daarvoor heb je draagvlak binnen de hele organisatie nodig. "MVI is niet alleen een kunstje van het inkoopteam", vertelt Musters. "De hele organisatie moet meedoen. Op een nieuwe manier nadenken en werken: met de planeet in het achterhoofd. Daarom zijn we gaan zoeken naar manieren om intern draagvlak te creëren voor MVI. PIANOo adviseerde om te kijken wat er al gebeurt op sociaal en duurzaam gebied binnen de gemeente. We interviewden collega’s voor inspirerende verhalen en gaven hun een podium. Daarnaast betrokken we met draagvlaksessies de afdelingen waarvan we verwachten dat ze grote impact kunnen maken op het gebied van MVI. Denk aan de afdeling Gebouwbeheer; er moet nog veel gebeuren voordat onze gebouwen klimaatneutraal zijn. Maar we gaven ook presentaties aan onze inkopers. Zo krijgen we iedereen aan boord voor MVI."