Webinar - werken met BPKV

De sprekers waren Cor Luijten, strategische adviseur gemeente Rotterdam, en Hans Wamelink, hoogleraar bouwmanagement TUDelft en voorzitter van de PIANOo vakgroep GWW en Bouw.

Webinar Werken met BPKV van Platform WOW

(bron: YouTube Platform WOW)

 

Vragen en antwoorden

De volgende vragen zijn gesteld en beantwoord:

EMVI is een geaccepteerde naam. Waarom nu een niet uit te spreken nieuwe naam?
Antwoord: De naamswijziging volgt uit de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014, die in Nederland zijn geïmplementeerd in als wijzigingen in de Aanbestedingswet 2012. Het zal zeker nog even tijd kosten om te wennen aan deze gewijzigde naam.

Jullie leggen het verschil in EMVI en BPKV wél uit in de eerste 4-5 sheets en in jullie verhaal, maar gebruiken het vooral door elkaar heen. M.i. omdat jullie zelf ook nog niet BPKV in jullie jargon hebben opgenomen. Ik zou zeggen: niet doen die BPKV afkorting, maar gewoon EMVI behouden, desnoods met aantal achtervoegsels erbij om verschillen te duiden, bijvoorbeeld EMVI-laagste prijs, EMVI-light, enzovoort
Antwoord: Ook voor ons is de nieuwe naam voor EMVI nog even wennen. Het gewijzigde jargon heeft tijd nodig voordat deze volledig is ingeburgerd. Inhoudelijk dienen de 3 in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 opgenomen gunningscriteria te worden gehanteerd. In de praktijk zijn er "tussenvormen" van gunningscriteria ontstaan, vanzelfsprekend zijn deze specifieke uitwerkingen van de d1 van de 3 in de Aanbestedingswet 2012 benoemde gunningscriteria.

In het rioolwerk is voor relining en kleine reparaties veel gestandaardiseerd. Wat zou een goede BPKV-criteria zijn voor dergelijke opdrachten?
Antwoord: Goede BPKV-criteria zijn niet gemakkelijk op afstand vast te stellen. Hiervoor is inzicht noodzakelijk in het beleid van uw organisatie en, de doelen van het werk en de omstandigheden waarbinnen het werk moeten worden gerealiseerd. Dit was de boodschap van het webinar. Ideeën voor goede BPKV-criteria kunnen zijn:

• duurzaamheid als minder CO2 uitstoot van de gebruikte materialen en het in te zetten materieel en het gebruik van biobased of circulaire materialen;
• aanvullende functionaliteit en innovatie als hogere betrouwbaarheid, betere beschikbaarheid, lagere total cost of ownership;
• betere inpassing van het eindresultaat in de omgeving.

Mocht u moeilijk tot een keuze kunnen komen, dan kunt u altijd uw bestuur en/of uw interne opdrachtgever om richting vragen.

Aangaande relining willen we opmerken dat er zeer veel technische en materiaal ontwikkelingen plaatsvinden. Zorg daarom voor een goede voorbereiding als om het vaststellen van de kwaliteit van het riool met extra aandacht voor de kwetsbare delen. Denk aan de functionele eisen die uw organisatie stelt aan kwaliteit, levensduur bij het vaststellen van de dikte van de relining, reliningstechniek en de aanpak van de kwetsbare punten. Onderzoek ook de impact van de relining op de lokale waterhuishouding. We kennen (nog) geen voorbeelden van BPKV-criteria bij reliningsopdrachten.

Alles boven de 8,1 levert een 10. Waarom daar geen onderverdeling meer?
Antwoord: In dit specifieke geval heeft de opdrachtgever besloten dat een GPR-score van meer dan een 8,1 voor hem geen reële meerwaarde oplevert. Er is dan ook besloten om boven de 8,1 geen extra punten toe te kennen. Vanzelfsprekend kan het zo zijn dat voor een andere opdrachtgever een GPR-score van meer dan een 8,1 wel extra meerwaarde oplevert, in dit geval is het geven van extra punten zeker aan te bevelen. Wordt deze keuze gemaakt dan dient ook te worden vastgesteld of scores > 8,1 ook redelijkerwijs realiseerbaar zijn en wenselijk zijn (bijvoorbeeld: het nog in gebruik houden van bepaalde voorzieningen, omdat deze nog niet aan vervanging toe zijn).

Als de GPR score uiteindelijk in de loop der jaren niet gerealiseerd wordt (blijkt uit de metingen van de erkend beoordelaar), krijgt de verliezer van de aanbesteding dan een schadevergoeding? Of hoe werkt dat dan?
Antwoord: Opdrachtnemers dienen waar te maken wat ze hebben beloofd. De BPKV-beloftes van de winnende inschrijver wordt een eis in de definitieve opdracht. Eventueel kan de aanbestedende dienst aanvullende voorwaarden hieraan verbinden om te garanderen dat scores ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Mocht een aannemer zijn belofte niet kunnen waarmaken, dan spreekt de opdrachtgever hem hierop aan. Kan hij deze dan nog steeds niet waarmaken, dan kan de opdrachtgever besluiten het contract te ontbinden en/of een schadevergoeding eisen. Mocht het niet nakomen van een wens leiden tot een wezenlijke wijziging, dan zal de opdrachtgever de opdracht opnieuw op de markt moeten zetten. Dit is overigens niet anders dan bij het niet nakomen van elke andere eis in het bestek. Het geven van schadevergoedingen aan verliezers is niet gebruikelijk.

Welke trends zien jullie op kwaliteitscriteria binnen BPKV binnen de Europese markt?
Antwoord: Voor zover wij overzien loopt Nederland voorop met 'BPKV, tenzij'. Maar ook andere landen maken hier steeds meer gebruik van. De vakgroep inkoopmanagement en PIANOo hebben geen vergelijkende studie naar het gebruik van BPKV tussen de verschillende lidstaten uitgevoerd. Wellicht biedt de TED u meer inzichten.

TED op ted.europa.eu

Laagste kosten berekend op basis van kostenefficiëntie. Wat houdt dat precies in?
Antwoord: Het gunnen van een opdracht op laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit is een variant van gunnen op basis van laagste prijs, waarbij u naast de prijs ook andere kosten elementen voor uw eigen organisatie en/of aanvullende maatschappelijke kosten meeneemt.

Meer informatie:
Laagste prijs en laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit
Opstellen subgunningscriteria - laagste kosten

Bij het criterium laagste kosten kun je ook externe kosten meenemen. Dus simpel gunnen op de laagste optelsom van inschrijfprijs + externe kosten, zoals de maatschappelijke kosten van de CO2 uitstoot, of de MKI waarde. Is daar al ervaring mee?
Antwoord: Er is nog relatief weinig ervaring met het criterium laagste kosten an sich. In de praktijk zien we wel dat kostenelementen zoals CO2 uitstoot meegenomen worden in het BPKV criterium. De uitdaging die we in de praktijk hierbij wel tegenkomen is dat men een gedragen model moet ontwikkelen dat aansluit bij de praktijk en de wensen van de opdrachtgever.

De waarde van het criterium in 2e voorbeeld is 40%. Hoe hebben jullie gecheckt of dat een reële waarde is?
Antwoord: Een reële waarde van een subgunningscriteria is de waarde die de opdrachtgever bereid is te betalen voor een betere, duurzamere oplossing. De controle of een percentage van 40% reëel is, is dan ook vooral een interne aangelegenheid. Hierbij moet natuurlijk ook gecontroleerd worden of de markt in staat is deze wens te realiseren en/ of hierop enig onderscheidend vermogen in de markt vast te stellen valt. Hiervoor kunt u een marktconsultatie organiseren. In dit behandelde praktijkvoorbeeld is dit gedaan.

Je mag toch ook wel op basis van een vast budget gaan gunnen op BPKV-criteria? Dan is het toch ook nog beste prijs-kwaliteit verhouding?
Antwoord: Het is inderdaad mogelijk om op basis van het gunningscriteria BPKV en een vast budget een opdracht te gunnen. Er is volgens de Aanbestedingswet dan nog steeds sprake van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

Hoe groot zien jullie het gevaar van het sturen op selectie van aannemers door criteria zeer specifiek te maken?
Antwoord: Opdrachtgevers kunnen toeschrijven naar een bepaalde inschrijving door het stellen van specifieke eisen en wensen, waardoor het risico er is dat slechts enkele aannemers kunnen voldoen. Dit is met name het geval wanneer men gebruik maakt van technische eisen en wensen. Het hanteren van wensen waar slechts 1 of enkele bedrijven aan kunnen voldoen is in beginsel toegestaan, alleen mag let er wel op dat het gewicht van deze wens niet zo hoog zijn, dat alleen deze ondernemer de aanbesteding kan winnen. Dit vraagt om maatwerk in de marktbenaderingsstrategie en marktbenadering. Hiervoor dient dan weer ruimte worden geboden inclusief de koppeling haar het eigen aanbestedingsbeleid.

Traditioneel wordt er afgerekend op basis van een vaste prijs of een uurtarief. De vaste prijs geeft een principiële prikkel om tegen minimale kosten juist aan de specificatie te voldoen. Het streven om zowel de teller als de noemer te minimaliseren staat het bereiken van een optimale prijs/kwaliteit verhouding in de weg. Bij het uurtarief is er bij de uitvoerder de prikkel om zowel de teller als de noemer te maximaliseren, ook niet bevorderlijk voor BPKV. Is er voor werkzaamheden met een meetbare prestatie eenheid, bijvoorbeeld m1, m2, m3, tonnen enzovoort wel eens gezocht naar een afrekensysteem dat het bereiken van een BPKV minder in de weg staat?
Antwoord: In de praktijk wordt door opdrachtgevers veel geëxperimenteerd met alternatieve afrekensystemen. Een van de systemen waar men dan snel aan denkt is het introduceren van zogenaamde prestatieprikkels als bonussen, malussen of value engineering clausules. Deze prestatieprikkels kunnen in het verlengde liggen van reguliere BPKV criteria.

Meer informatie: Prestatieprikkels

Hoe handhaaf je de gescoorde criteria, bijvoorbeeld je scoort 5 km hoog en ze rijden 15 km.
Antwoord: Het handhaven van dit type criteria is gelijk aan het handhaven van alle (technische) eisen in een bestek. Hiervoor hoeft geen apart contractmanagement systeem te worden ontwikkeld. Mogelijk er zijn wel aanvullende bepalingen noodzakelijk.

In dit voorbeeld van 5 kilometer is dat ook goed mogelijk. Het puin wordt toegepast in een ander werk, dat gelegen is op 5 kilometer van plaats van vrijkomen (het sloopproject). Als bewijsvoering kun je bijvoorbeeld denken aan transportbonnen en vrijwaringsbewijzens.

Wat als de aannemer zich tijdens de uitvoering niet aan de criteria houdt?
Antwoord: Het handhaven van criteria is gelijk aan het handhaven van alle (technische) eisen in een bestek. Hiervoor hoeft geen apart contractmanagement systeem te worden ontwikkeld. Wanneer de aannemer zich niet houdt aan datgene wat hij heeft beloofd, dient de overeenkomst gevolgd te worden. Uiteraard zal hierin wel een boetepassage over opgenomen moeten zijn. De boodschap in het webinar was: gebruik een juiste BPKV (eerder kans dan risico, het is een wens en geen eis) en vermijd "stress-emvi's". Wanneer bij een "juiste" BPKV de aannemer zich niet houdt aan zijn belofte kan de aannemer conform de overeenkomst worden aangesproken op zijn tekortkomingen.

Gewicht van de gunningscriteria moeten reële waarde zijn. Dat is bij inhoudelijke GC (een plus in het PVE) aannemelijk. Bij de procesmatige Gunningscriterium lijkt me dat een stuk moeilijker.
Antwoord: Een reëel waarde van een subgunningscriteria is de waarde die de opdrachtgever bereid is te betalen voor een betere, duurzamere oplossing. Het vaststellen wat de opdrachtgever reëel vindt voor een procesmatig criteria hoeft zo dan geen probleem te zijn, immers dit is vooral een interne overweging. Hierbij moet natuurlijk gecontroleerd worden of de markt in staat is deze wens te realiseren en of hierop enig onderscheidend vermogen in de markt vast te stellen valt. Hiervoor kunt u een marktconsultatie organiseren. De boodschap in het webinar was: maak het criterium specifiek c.q. scherp.

Hoe kan je per subgunningscriteria een fictieve korting bepalen? Er wordt gezegd dat dit lastig is, maar is daar een methode voor?
Antwoord: De fictieve korting van subgunningscriteria is de waarde die de opdrachtgever bereid is te betalen voor een betere, duurzamere oplossing. Het vaststellen wat de opdrachtgever reëel vindt hoeft zo dan geen probleem te zijn, immers dit is vooral een interne overweging. Hierbij moet natuurlijk ook gecontroleerd worden of de markt in staat is de wens te realiseren en of hierop enig onderscheidend vermogen in de markt vast te stellen valt. Hiervoor kunt u een marktconsultatie organiseren.