Innovatiegericht inkopen in de GWW

Het programma Innovatiegericht inkopen geeft hier overheidsbreed invulling aan door projecten te ondersteunen, instrumenten en goede voorbeelden aan te reiken en bijeenkomsten te organiseren. Iedere sector heeft zijn specifieke aandachtspunten, zo ook GWW. 

Dossier: Innovatiegericht inkopen

Community of Practice

Het aanjagen van innovaties kan bij uitstek door via de inkoopfunctie hierop te sturen. Door in de uitvraag eisen, wensen en randvoorwaarden op te nemen die aanbieders stimuleren met innovatieve oplossingen te komen. En door die oplossingen ook te belonen en te zorgen dat ze een weg vinden naar de praktijk. In de Community of Practice (CoP) helpen overheden elkaar en leren zij van elkaars ervaringen.

Sleutelfiguren

Deelnemers aan de CoP zijn change agents: sleutelfiguren bij (semi-) publieke opdrachtgevers die gedreven zijn om het inkoopbeleid van hun organisatie te veranderen. Samen zijn zij in gesprek over hoe innovaties te stimuleren via een aanbesteding, hoe als opdrachtgevers beter samen te werken en hoe succesvolle innovaties op te schalen. Ook komt aan bod welke weerstanden deelnemers intern en extern tegenkomen en hoe ze het sturen op innovaties beter kunnen inbedden in de eigen organisatie.

Deelnemers zijn afkomstig van diverse gemeentes, waterschappen, provincies,  uitvoeringsorganisaties van de Rijksoverheid en semi-publieke partijen. Voorzitter is Marten Klein, directielid Ingenieursbureau Gemeente Amsterdam.

Deelname aan de CoP is niet meer mogelijk. Wel kunt u aansluiten bij de Pop-Up cafés, die worden aangekondigd in de Agenda en de PIANOo Alert.

Aanpak innovatiegericht inkopen

Innovatiegericht inkopen is ook voor de GWW niet gebaseerd op een precies uitgestippeld en eenduidig traject dat altijd doorlopen moet worden. Diverse trajecten zijn mogelijk van simpel tot complex, met een geringe of grote inspanning en in de verschillende fasen van het inkoopproces.

Aan de slag met met innovatiegericht inkopen

SBIR (Small Business Innovation Research) of PCP (Pre-commercial procurement brochure)

Zo kunt u starten met een onderzoek- en ontwikkelingsopdracht via een Small Business Innovation Research (SBIR) traject of met Pre-Commercial Procurement (PCP) en vervolgens de ontwikkelde oplossingen inkopen via een reguliere aanbesteding. Of u kunt eerst een marktverkenning en marktconsultatie uitvoeren en vervolgens in uw aanbestedingsstukken bewust ruimte laten voor innovatieve oplossingen, bijvoorbeeld door uw uitvraag functioneel te specificeren

Basis innovatiegericht inkopen

De basis van innovatiegericht inkopen in de GWW is het ontwikkelen van een strategische agenda en het voeren van vroegtijdige dialoog met de markt. De strategische agenda wordt, ook wel innovatieagenda genoemd. De dialoog met de markt vindt ver voor het aanbestedingstraject plaatst om de markt te stimuleren tot innovaties. U heeft zo voldoende de tijd om innovatieve ideeën uit de markt mee te nemen in uw aanbesteding.

Voorbeeld van een innovatieagenda in de GWW sector

Inspiratie voor een agenda kunt u halen uit de Innovatieagenda van Rijkswaterstaat. Deze agenda beschrijft een innovatiebehoefte die vaak ook voor andere aanbestedende diensten relevant kan zijn. Ook beschouwt Rijkswaterstaat de agenda als een uitnodiging tot samenwerking.

Rijkswaterstaat richt zich op innovatieve oplossingen die bijdragen aan meer functionaliteit en flexibiliteit, zoals toekomstbestendigheid, lagere levenscycluskosten en verbeterde duurzaamheid of veiligheid. Hiervan afgeleid heeft Rijkswaterstaat een aantal prioriteiten bepaald. Deze prioriteiten zijn waterveiligheid, watermanagement, verkeersmanagement, aanleg en onderhoud met een accent op het toevoegen van waarde, vervangingsopgave infrastructuur, asset management, synchromodaliteit, leefomgeving, informatievoorziening en maatschappelijke opgaven.

Op al deze prioriteiten wil Rijkswaterstaat innovatie inzetten. Per prioriteit wordt de aanpak verder uitgewerkt. Randvoorwaarde is wel dat het binnen de huidige begroting moet passen.

Innovatieagenda Rijkswaterstaat  op rijkswaterstaat.nl

Aandachtspunten innovatiegericht inkopen in de GWW

Opdrachtgevers, zeker in de GWW, laten steeds meer aan de markt over. Zij bedenken de oplossingen voor problemen in de praktijk minder zelf, maar regisseren en sturen marktpartijen aan. Om marktpartijen tot innovaties aan te zetten is het belangrijk dat:

• Opdrachtnemers de uitvraag kunnen beïnvloeden.
  Dit kunt u doen door een intensief voortraject, door de opdracht pas in een later stadium definitief vast te leggen bijvoorbeeld in een concurrentiegerichte dialoog en/of door de opdracht functioneel te omschrijven.
• Opdrachtnemers in de GWW gestimuleerd worden het innovatieve MKB in opdrachten te betrekken.
  U kunt dit doen door bijvoorbeeld kennismarkten te organiseren.
• Opdrachten niet alleen op laagste prijs te gunnen.
  Zo kunt u op basis van uw innovatieagenda gunningscriteria opstellen om uw innovatiebehoefte te operationaliseren.
• Opdrachtnemers en toeleveranciers de ruimte bieden om innovaties te testen en te valideren.
  U kunt hiervoor ruimte scheppen in contracten of door het aanbieden van een proeftuin.

Dit vraagt van opdrachtgevers en opdrachtnemers een minder eenzijdige focus op het voorkomen van risico's en meer oog te hebben voor kansen die innovatieve oplossingen bieden.

Aan de slag met met innovatiegericht inkopen

Beleidskader innovatiegericht inkopen

Om innovatiegericht inkopen in de GWW een structurele plek in uw organisatie te geven, kunt u een beleidskader opstellen. Rijkswaterstaat heeft voor de structurele inbedding van innovatiegericht inkopen het Beleidskader innovatiegericht inkopen opgesteld. Hierin wordt onder meer ingegaan op de rol van marktpartijen, de mogelijkheden die verschillende contractvormen bieden en de mogelijkheden om belemmeringen voor innovatie weg te nemen. In het beleidskader zijn ook de voornaamste spanningen beschreven, die u bij het inkopen van innovaties kunt tegenkomen:

• De spanning tussen de eigenaar van innovatie (uniek, persoonlijk economisch belang) en de publieke inkoper (transparant inkopen in concurrerende markt).
• De spanning tussen een innovatie in een project (extra onzekerheid) en het basisgedrag van de projectmanager (risico's reduceren, dus geen innovatie toelaten).
• De spanning tussen een nieuw, innovatief project en de bestaande technische eisen en specificaties.