Beter Aanbesteden

Toon pagina in menu

De 23 verbeterpunten uit de Actieagenda Beter Aanbesteden zijn opgepakt. Beter Aanbesteden is daarmee per 4 september 2019 afgerond. Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) voert op dit moment gesprekken met ondernemersorganisaties en overheden over de verdere invulling van de aangekondigde vervolgmaatregelen.

In februari 2018 heeft het ministerie van EZK de Actieagenda Beter Aanbesteden  opgesteld. De Tweede Kamer is in september 2019 geïnformeerd over de afronding van de agenda en vervolg  en de stand van zaken van de acties . De actieagenda Beter Aanbesteden omvat 23 actiepunten verdeeld over 12 thema's. In onderstaand overzicht vindt u per thema kort samengevat de acties en opgeleverde producten.

Thema's actieagenda

Inkooporganisatie 
Kennisoverdracht 
Inkoopbeleid
Inkoopvoorwaarden
Keuze van de procedure
Clustering
Tenderkosten
Gunningscriteria
Tijd, termijnen en kwaliteit beantwoording
Evaluatie van de aanbesteding
Communicatie tussen aanbestedende dienst en marktpartij
Aandacht voor aanbesteden

Inkooporganisatie acties

  • Actie 1: Publicatie over de organisatorische en strategische aspecten van inkoop

Inkoop en aanbesteding kunnen krachtige instrumenten zijn voor bestuurders om hun doelen en ambities te realiseren. Ter ondersteuning heeft PIANOo de publicatie 'Van bestuurlijke ambitie naar professioneel inkopen' uitgebracht met goede praktijkvoorbeelden.

  • Actie 2: Maak een factsheet over de inkoopfunctie

Inkoopsamenwerking Stichting RIJK en provincie Noord-Holland hebben met de factsheet 'Inkoop op de kaart ' het bereik van de inkoopfunctie op de kaart gezet.

  • Actie 3: Breng de verschillende bestaande inkoopsamenwerkingen in kaart

Inkoopsamenwerking is een manier voor vooral kleinere aanbestedende diensten om toch voldoende inkoopkennis op te bouwen. PIANOo heeft de inkoopsamenwerkingen in beeld gebracht op de kaart Gemeentelijke inkoopsamenwerkingen in Nederland .

Kennisoverdracht acties

  • Actie 4: Een structuur en coördinatiepunt voor het organiseren van marktdagen
  • Actie 15: Zet een regionaal adviespunt aanbesteden op

Op marktdagen komen ondernemers en aanbestedende diensten met elkaar in contact. Door onder meer MKB Nederland en Bouwend Nederland is er een groot aantal marktdagen georganiseerd.

De stedendriehoek Salland en gemeenten zijn op initiatief van Bouwend Nederland een adviespunt Aanbesteden begonnen gericht op samenwerking, kennisdeling en afstemming met betrekking tot bouw-infra gerelateerde aanbestedingen.

  • Actie 5: Betrek materiedeskundige marktpartijen bij het opstellen van specificaties

U kunt in de specificatiefase een marktpartij voor advisering in de arm te nemen. Deze partij mag vervolgens echter niet meedingen bij de aanbesteding van de uiteindelijke opdracht. Bizob heeft samen met Bouwend Nederland Regio Zuid een pilotproject uitgevoerd. In januari 2020 hebben zij de Intentieverklaring Samenwerking bouw en gemeenten  ondertekend.

  • Actie 6: Deel ervaringen van de minor ‘inkoopmanagement’ met andere HBO-instellingen en ontwikkel een nieuwe visie op inkooponderwijs

De minor inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen is een uitzondering. PIANOo sprak met 24 inkoopmanagers bij aanbestedende diensten en publiceerde haar bevindingen. Alleen wanneer de inkoopfunctie goed is ingebed in een organisatie zal het de juiste positie verwerven om ook aanspraak te maken op goed gekwalificeerd personeel. Daarnaast speelt het imago van de publieke inkoper een rol.

Inkoopbeleid acties

  • Actie 7: Ontwikkel en promoot een model paspoort voor aanbestedende diensten

Ondernemers zijn gebaat bij transparantie over de inkooporganisatie, het inkoopbeleid en de inkoopkalender van een aanbestedende dienst. Bizob publiceert deze informatie  op haar website en het Rijk publiceert een aanbestedingskalender . Op TenderNed worden vaak alleen aanbestedingen boven de drempelbedragen gepubliceerd, voor het MKB zijn echter ook en juist de aanbestedingen onder die drempelbedragen interessant. Het ligt daarom voor de hand om de presentatie van inkoopkalenders aan aanbestedende diensten over te laten.

  • Actie 8: Zet een uniform Social Return on Investment (SROI)-beleid en werkwijze op in alle arbeidsmarktregio's

Opdrachtgevers kunnen bij aanbestedingen social return inzetten om sociale doelstellingen te realiseren. VNG publiceerde een Handreiking social return . Het betrekken van het bedrijfsleven komt in deze handreiking ruim aan bod. Het idee voor deze actie vindt zijn oorsprong in Beter Aanbesteden regio Noord, waar de Friese werkwijze om SROI-beleid in de arbeidsmarktregio en in overleg met het bedrijfsleven op te pakken, kon rekenen op brede steun.

Inkoopvoorwaarden acties

  • Actie 9: Stel paritaire contractvoorwaarden op per branche

De bouwsector heeft positieve ervaringen met het opstellen van paritaire contractvoorwaarden in de vorm van de UAV en de UAV-gc. Bouwend Nederland deelt haar ervaringen met geïnteresseerden. BNA en NLingenieurs hebben gesprekken gevoerd met de NEVI en het Rijksvastgoedbedrijf om te komen tot paritaire voorwaarden voor de architecten- en ingenieursbranche.

  • Actie 10: Aanpassing toelichting op het VNG-model Uniforme Inkoopvoorwaarden 

De VNG heeft de toelichting op het VNG model algemene inkoopvoorwaarden  voor leveringen en diensten aangepast.

Keuze van de procedure acties

  • Actie 11: Verken en bevorder een 'ruimere' wijze van uitvragen

Een manier voor een aanbestedende dienst om ruimte te laten in de uitvraag voor innovatieve oplossingen, is door het aanbesteden van een plaats aan tafel. Men besteedt niet een concreet project of product aan maar een adviesdienst. Opdrachtgever en opdrachtnemer werken vervolgens samen in teamverband de opdracht uit. Bouwend Nederland heeft de Handreiking: Gefaseerd aanbesteden gepubliceerd voor aanbestedende diensten die een samenwerkingsvorm zoals het bouwteam willen gebruiken.

  • Actie 12: Maak een handreiking 'Nader selecteren'

Bouwend Nederland heeft de Handreiking: Nader selecteren gepubliceerd die aanbestedende diensten een praktisch beslismodel biedt aan de hand van de volgende vragen: is nadere selectie nodig? Sluit de opdracht aan bij de markt? En hoe zijn teleurstellingen te voorkomen?

Handreikingen


Clustering acties

  • Actie 13: Maak de problematiek rond clusteren inzichtelijk en stel verbeteringen voor

Een werkgroep heeft enkele aanbevelingen gedaan:

  • Het bevorderen van bekendheid dan wel het ontsluiten van informatie over het afwegingskader door onder andere het opstellen van infographic. In december 2019 heeft het ministerie van Economische Zaken en Klimaat de infographic Clusteren  gepubliceerd.
  • Gelijke informatievoorziening voor aanbestedende diensten en marktpartijen door onder andere een internetpagina over clusteren en splitsen. PIANOo gaat op de pagina Vormgeven van een opdracht specifiek in op de thema’s clusteren en splitsen. 
  • Het bevorderen van marktkennis bij aanbestedende diensten door het onderzoeken van de mogelijkheid van een standaard verkenningsstrategie van de markt. Daarnaast is de tekst van de metrokaart inkopen en aanbesteden Hoe krijg ik inzicht in de markt op de website van PIANOo hierop aangepast.
  • Het bevorderen van de naleving van het clusterverbod en het splitsingsgebod door bijvoorbeeld de instelling van een onafhankelijke toezichthouder, het inrichten van een gespecialiseerde aanbestedingskamer in de rechtspraak en/of een uitbreiding van de functie van de Commissie van Aanbestedingsexperts. Deze aanbeveling is betrokken bij het onderzoek naar rechtsbescherming bij aanbesteden. 

Tenderkosten acties

  • Actie 14: Maak een handreiking 'Tenderkostenvergoeding'

De Handreiking tenderkostenvergoeding van het regioteam Nood-West van het traject Beter Aanbesteden biedt aanbestedende diensten duidelijke handvatten hoe om te gaan met tenderkostenvergoedingen, zowel met betrekking tot het wel of niet verstrekken van een vergoeding alsook de hoogte van een eventuele vergoeding.

Gunningscriteria acties

  • Actie 15: Zet een Regionale Adviespunten Aanbesteden op (zie actie 4)
  • Actie 16: Publiceer praktijkvoorbeelden 'Gunnen op laagste prijs'
  • Actie 17: Ontwikkel een EMVI-tool

Deze acties zijn gecombineerd. Een werkgroep van vertegenwoordigers van enkele bij MKB Nederland aangesloten branches otwikkelden een tool die aanbestedende diensten handvatten biedt voor het ontwikkelen van onderscheidende (kwalitatieve) gunningscriteria. De toepasbaarheid van de concept EMVI-tool wordt momenteel op beperkte schaal in de praktijk getoetst bij inkopers. 

  • Actie 18: Actualiseer marktdossiers

PIANOo houdt marktdossiers up-to-date die inkopers kunnen gebruiken bij hun oriëntatie op specifieke markten. Noodzakelijk is dat de markt actief bijdraagt aan het delen van informatie over hun branche.

Tijd, termijnen en kwaliteit beantwoording acties

  • Actie 19: Vraag aandacht voor planning, termijnen en kwaliteit van beantwoording

In de praktijk worden nog wel eens onrealistische termijnen gesteld waardoor inschrijvers onvoldoende kwaliteit kunnen leveren en aanbestedende diensten te weinig tijd hebben om stukken zorgvuldig door te nemen. Ook de kwaliteit van de vragen van inschrijvers en de beantwoording ervan door aanbestedende diensten is een aandachtspunt. Bouwend Nederland organiseerde 2 workshops waarin inkopers en inschrijvers een aanbesteding hebben doorlopen met de pet van de andere partij op. De ervaringen zijn door Bouwend Nederland gebruikt voor de Handreiking Betere communicatie bij aanbesteding.

Handreiking


Evaluatie van de aanbesteding acties

  • Actie 20: Ontwikkel een formulier voor evaluatie van aanbestedingen

Het Friese samenwerkingsverband Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland heeft een proef gedraaid met het evaluatieformulier Beter Aanbesteden. Direct na de aanbesteding werd de markt gevraagd om feedback over de aanbesteding. Zowel bedrijfsleven als overheden onderschrijven het nut van het evalueren van aanbestedingen.

Evaluatieformulier


Communicatie tussen aanbestedende dienst en marktpartij acties

  • Actie 21: Maak een infographic 'Tendercommunicatie'

Op initiatief van Bizob is samen met de provincie Noord-Holland, ProRail en het ministerie van EZK een infographic ontwikkeld over tendercommunicatie. De Tendercommunicatie: 5 mythes ontkracht ontkracht 5 mythes over de (on-)mogelijkheden van communicatie tussen aanbestedende dienst en markt in verschillende fases van het aanbestedingsproces.

Infographic en visuals


Aandacht voor aanbesteden acties

  • Actie 22: Stel een prijs in voor beste aanbestedende dienst

MKB Nederland heeft een enquête gehouden onder ondernemers, met subsidie van EZK. De uitkomsten laten zien welke gemeente de beste aanbestedende dienst van Nederland is. MKB Nederland zal deze prijs later dit jaar uitreiken.

  • Actie 23: Ontwikkel een campagne ‘Beter Aanbesteden’

Op de website van PIANOo is een Beter Aanbesteden-pagina ingericht en de doelgroep is op de hoogte gehouden middels nieuwbrieven, het digitale magazine van EZK , interessante bijeenkomsten, social media en kamerbrieven.

Bundel


Wilt u meer weten over Beter Aanbesteden? Neem dan contact op via beteraanbesteden@minez.nl. U kunt via dit emailadres ook een gedrukt exemplaar van de actieagenda en de digitale banners/visuals ontvangen.