Aan de slag met innovatiegericht inkopen

Toon pagina in menu

Innovatieve oplossingen kunnen veel winst opleveren op de lange termijn. Echter, op korte termijn vraagt het om het nemen van risico's. Het is belangrijk dat uw overheidsorganisatie zich daarvan bewust is en de risico's op een goede manier kan beheersen. Bedenk vooraf ook dat het uitvragen van innovatieve voorstellen veel kan vragen van de professionaliteit van uw inkoop.

Aanpak innovatiegericht inkopen

Voor innovatiegericht inkopen is veelal een programmatische aanpak wenselijk. Zo kunt u in uw inkoopbeleid expliciet opnemen dat u streeft naar innovatieve oplossingen. Innovatiegericht inkopen start bij een programmatische aanpak met een innovatieagenda waarin u uw innovatieambities (zo breed mogelijk) formuleert. Voor deze innovatieagenda  analyseert u uw eigen inkoopbehoefte en onderzoekt u de kansen die de markt te bieden heeft. Hiervoor kunt u ook in dialoog treden met de markt. Op basis van de mogelijkheden van de markt en beschikbare middelen kiest u vervolgens voor een aanpak van het laten ontwikkelen van innovaties of ruimte bieden voor innovaties.

In vrijwel alle gevallen moet u rekening houden met het inbouwen van een klein uitvoeringsprogramma om innovatieve oplossingen te testen en te implementeren.

Innovaties laten ontwikkelen

Er zijn 2 belangrijke instrumenten om doelgericht ondernemers uit te dagen om innovatieve oplossingen te ontwikkelen, waarna u de ontwikkelde oplossing vervolgens kunt inkopen. Voor het in opdracht laten ontwikkelen van innovatieve oplossingen zijn verschillende routes mogelijk. De twee meest voor de hand liggende hiervoor zijn:

  • Pre-commercieel inkopen: de Small Business Innovation Research (SBIR) of via de Europese PCP-aanpak
  • de aanbestedingsprocedure innovatiepartnerschap

SBIR-competitie (of PCP)

Met SBIR-competitie (of PCP) daagt u ondernemers uit om, in onderlinge competitie, innovatieve producten of diensten te ontwikkelen. Binnen de Europese Unie wordt SBIR ‘precommercial procurement’ (PCP) genoemd. SBIR en PCP zijn een vorm van pre-commercieel inkopen: het betreft de inkoop van onderzoek en ontwikkeling (vóór commercialisiering). Het laten ontwikkelen is relevant als u op zoek bent naar een oplossing die niet verkrijgbaar is op de markt omdat de gewenste oplossing nog niet bestaat.

Het betreft dus de overheidsinkoop van onderzoeksdiensten om een ontwikkelde oplossing te laten creëren die ze later zelf kan gaan inkopen. De aanpak verloopt als een gefaseerde innovatiecompetitie, waarbij per fase telkens de beste voorstellen doorgaan. Bekijk in het stappenplan SBIR-competitie (PCP) hoe u deze procedure start, en hoe het proces verloopt.

Verschil met innovatiesubsidie

SBIR verschilt van innovatiesubsidie: de insteek lijkt hetzelfde, maar een subsidie is toch verschillend van precommercieel inkopen. Het hoofddoel van pre-commercieel inkopen is het ontwikkelen van een innovatieve oplossing voor een specifiek vraagstuk, zodat de overheid haar publieke taak beter kan uitvoeren. Een innovatiesubsidie heeft als hoofddoel om innovatie in algemene zin te stimuleren. Bijvoorbeeld om een structurele maatschappelijke verandering te realiseren, of om economische bedrijvigheid te versterken.

Innovatiepartnerschap

Een innovatiepartnerschap is een aanbestedingsprocedure. Hiermee gaat u een samenwerkingsverband aan met één of meerdere ondernemers. Het is met name geschikt voor de ontwikkeling van innovaties die de markt niet uit zichzelf ontwikkelt. Daarnaast is een onderscheidend kenmerk van deze procedure dat het is bedoeld voor de gecombineerde opdracht voor de ontwikkeling van een innovatieve oplossing én de afname hiervan. De inkopende overheid betaalt een of meer bedrijven voor onderzoek en ontwikkeling en koopt vervolgens bij een of meer bedrijven de ontwikkelende innovaties. Bekijk in het stappenplan innovatiepartnerschap hoe u deze procedure start, en hoe het proces verloopt.

Dit is een verschil ten opzichte van de SBIR of PCP-aanpak: hierbij dient u na het ontwikkeltraject een reguliere aanbesteding te organiseren. Alle geïnteresseerde bedrijven, ook bedrijven die niet hebben deelgenomen aan het ontwikkeltraject, kunnen dan vervolgens op zo’n reguliere aanbesteding inschrijven. Meer informatie over de verschillen en keuze tussen innovatiepartnerschap en pre-commercieel inkopen.

Risicomanagement bij innovatiegericht inkopen

Bij innovatiegericht inkopen is er altijd een kans dat er iets mis gaat. Innovaties kunnen immers falen of kinderziektes hebben. Om de negatieve gevolgen hiervan te beperken, kunt u een proces voor risicomanagement inrichten. Het doel van risicomanagement is het beheersen van risico’s die spelen bij innovatiegericht inkopen. Risicomanagement helpt u om risico’s in kaart te brengen, te monitoren en maatregelen te nemen om negatieve gevolgen zoveel mogelijk te beperken. Voor het managen van ’de risico’s kunt u een risicoregister gebruiken. Met dit register maakt u inzichtelijk wat de risico’s zijn. Welke de meeste aandacht verdienen. En wat u doet om deze te beheersen. Een veel gebruikte manier van risicomanagement is de Risman-methodiek. Bekijk in het stappenplan risicomanagement bij innovatiegericht inkopen hoe u deze procedure start, en hoe het proces verloopt.

Ruimte bieden voor innovaties

Ruimte bieden voor innovaties zit in het bijzonder in de wijze waarop de opdracht gespecifieerd is. Hoe functioneler de uitvraag, hoe meer ruimte u voor ontwikkelde innovaties biedt. Ook kunt u door een proeftuin in te richten reeds ontwikkelde innovaties in de praktijk laten testen. Bekijk in het stappenplan proeftuin inrichten hoe u deze procedure start, en hoe het proces verloopt.

Meer informatie:
Belemmeringen en tips voor functioneel specificeren 
Stappenplan Functioneel specificeren 

Innovatievriendelijke inkopers in de publieke sector

Inzetten van innovatievriendelijke instrumenten als een marktconsultatie, prijsvraag of innovatiepartnerschap kan het inkopen van innovaties makkelijker maken. Welke publieke organisaties maken gebruik van deze instrumenten? En wie lopen er voorop in de toepassing? PIANOo stelde een top 10 samen van ‘Innovatievriendelijke inkopers’ in de publieke sector. Vooral uitvoeringsorganisaties met een specifieke publieke taak blijken hoog te scoren op de toepassing van innovatievriendelijke inkoopinstrumenten. hoe meer een organisatie aanbesteedt, hoe vaker zij in verhouding een innovatievriendelijk instrument toepast.

Redenen om innovatiegericht in te kopen

Innovatie inkopen is geen doel op zich. Innovaties moeten als doel hebben dat u uw publieke taak beter kunt uitvoeren. Beter uitvoeren van een publieke taak kan zijn sneller, goedkoper, lagere TCO, betrouwbaarder, veiliger, duurzamer enzovoort Ook kunt u besluiten innovatiegericht in te kopen om in te spelen op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen welke van invloed zijn op uw publieke taak. Als aanbestedende dienst zult u daarom zelf moeten bepalen welk innovaties u nodig heeft of voor welke innovaties u de ruimte laat bij een aanbesteding. Vaak worden deze keuzes ingegeven door politieke voorkeuren. Door een scherpe vraagarticulatie met een gedegen behoefte-analyse weet u welke innovaties u wilt belonen in uw aanbesteding. Het belonen van deze innovaties doet u middels beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) of door te gunnen met levenscycluskosten .

Financiering van innovaties

Het inkopen van innovaties is vaak risicovol voor individuele overheden. Om deze risico’s bij individuele overheden te verlagen, zetten overheden meerdere financieringsmogelijkheden in. Deze zijn onder te verdelen in 2 soorten:

  • Het verdelen van de risico’s tussen individuele overheden door het gecoördineerd inkopen van innovatieve oplossingen waarvoor een bredere toepassing bestaat.
  • Het cofinancieren van specifieke innovatie ambities van individuele overheden door externe partijen. Dit kan een subsidie van de ene overheid naar een andere overheid zijn, maar ook het beschikbaar stellen van een lening.

In de kennissessie ‘Financiering van innovatie' op 27 september 2018 zijn 3 praktijkvoorbeelden van het tweede type uitgelicht en zijn de lessen hieruit gedeeld. De praktijkvoorbeelden zijn: het Horizon 2020-programma van de Europese Commissie, het Innovatiefonds van de provincie Overijssel en het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten in Vlaanderen.

Overheid als launching customer

Op 5 maart 2019 organiseerde PIANOo een bijeenkomst over het begrip launching customer. Aan de hand van onderzoeksresultaten van Dialogic en de ervaringen en inzichten van Rijkswaterstaat en gemeente Amsterdam werd de rol van launching customer nader onderzocht. De overheid kan als launching customer haar eigen inkoopkracht inzetten voor de ontwikkeling en toepassing van innovaties voor maatschappelijke uitdagingen. Hoe kan een overheid deze rol invullen? En hoe ervaren overheden deze rol? PIANOo schreef een artikel over de uitkomsten van deze bijeenkomst.

Instrumenten van de overheid

Webinars

Gezamenlijk met WOW heeft PIANOo meerdere webinars over innovatiegericht inkopen gemaakt. Deze webinars bieden een praktische introductie tot de aanwezige mogelijkheden om innovatiegericht in te kopen.

Metrokaart Innovatiegericht Inkopen

Meestgestelde vragen rond het inkopen van innovatie: Hoe stimuleer ik innovatiegericht inkopen? Wat zijn de voordelen van innovatiegericht inkopen? Op deze en andere veelgestelde vragen vindt u een antwoord via de Metrokaart innovatiegericht inkopen (FAQ).

Door naar: Innovatiegericht inkopen toegelicht