Stap 2: Doorlopen van de Beste PKV-aanbestedingsprocedure

In deze stap van de beste prijs-kwaliteitverhouding-aanbestedingsprocedure (Beste PKV, voorheen Economisch Meest Voordelige Inschrijving (MVI)) wordt de opdracht op de markt geplaatst, vinden de inschrijvingen plaats en gunt u de opdracht aan de inschrijver wiens inschrijving het beste tegemoetkomt aan uw wensen. U beoordeelt inschrijvingen op basis van de Beste PKV-criteria. Vervolgens legt u de gemaakte Beste PKV afspraken vast in een contract. Het is zinvol een aanbesteding af te ronden met een evaluatie. 

Na een fase van voorbereiden volgt de fase van het doorlopen van de aanbesteding. U heeft de aanbestedingsstukken opgesteld en publiceert deze. Meer informatie over het doorlopen van de aanbestedingsprocedure vindt u bij de beschrijving van het Inkoopproces. De meeste handreikingen op deze pagina zijn van voor 1 juli 2016 en hanteren de term EMVI.

Wijzigen na publicatie

De aanbestedingsprocedure begint met de aankondiging of uitnodiging (bij onderhands) en eindigt met de gunning. De Beste PKV-criteria staan al voor deze stap vast, ook de gewichten en de beoordelingsmethodiek. Formeel mogen geen wijzigingen aangebracht worden tijdens de aanbestedingsprocedure. Eventuele fouten – meestal opgemerkt naar aanleiding van vragen – kunnen soms hersteld worden in een Nota van Inlichtingen. Maar hier moet terughoudend mee omgegaan worden. Het mag echter nooit leiden tot een ‘wezenlijke wijziging’ van de criteria. Leidt een wijziging tot potentieel andere gegadigden dan gaat het om een wezenlijke wijziging. In dit geval dient u uw aankondiging te rectificeren en de termijnen aan te passen. 

Beoordeling inschrijvingen

Het beoordelingsteam moet de inschrijvingen beoordelen, volgens het eerder opgesteld beoordelingsprotocol, en moet voor afgewezen inschrijvers een gemotiveerde afwijzing opstellen. U beoordeelt de inschrijvingen niet alleen op prijs, maar ook op meerwaarde. In hoeverre is voldaan aan de Beste PKV-criteria? U ontkomt er niet aan deze beoordeling op een of andere manier uit te drukken in een getal. Dit is noodzakelijk om het proces op een eerlijke, zo objectief mogelijke, wijze uit te voeren. 

Tekenen van het contract.

In het contract dient te staan hoe in de uitvoering recht gedaan wordt aan de verwachtingen omtrent Beste PKV-criteria. Vaak worden Beste PKV-criteria in een contract vertaald in KPI’s en als zodanig constant tijdens de uitvoering als belangrijke indicatoren in de gaten gehouden. De KPI's moeten zo vastgelegd worden dat slechts één uitleg mogelijk is. Zo mogelijk aangevuld met een regeling hoe met elkaar om te gaan als bepaalde afspraken niet gehaald worden bijvoorbeeld in de vorm van een bonus-malus regeling en een escalatiemodel. Een malus regeling of ‘Beste PKV boete’ kan in de vorm van een korting gerelateerd aan het behaalde voordeel bij inschrijving.
 Icoon Door naar stap 3

Door naar stap 3: Uitvoeren van de Beste PKV-opdracht 


 Terug naar startpagina